thumb|zał. 1 Spis spraw w systemie tradycyjnym – formularz (zał. 1), którego postać może być papierowa albo elektroniczna do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej. Może być utworzony przy pomocy narzędzi informatycznych takich jak: plik arkusza kalkulacyjnego, baza danych, edytor tekstu itp.A. Prasal, Zarządzanie dokumentacją i informacją, Warszawa 2011, s. 45.

Zgodnie z § 53 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (Instrukcja kancelaryjna), jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.) spis spraw w systemie tradycyjnym powinien zawierać następujące dane:

Odnośnie do całego spisu: oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie, oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt,

W odniesieniu do każdej sprawy w spisie: liczba porządkową, tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, datę wszczęcia sprawy, datę ostatecznego załatwienia sprawy, uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualne informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.

W systemie tradycyjnym w każdym roku kalendarzowym zakłada się nowy spis spraw, który wkłada się do właściwych teczek aktowych. Dopuszcza się w sytuacji znikomej, w której zgodnie z § 53 pkt. 4 liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

Przypisy

Bibliografia A. Prasal, Zarządzanie dokumentacją i informacją, Warszawa 2011 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dn. 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolity rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011r.)

Kategoria:Prawo administracyjne