Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwościz dnia 8 grudnia 2022 r.w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elektronicznego Treść rozporządzenia Na podstawie art. 43x § 4 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. z 2021 r. poz. 53, z późn. zm.1)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 472, 1236 i 2054 oraz z 2022 r. poz. 22, 655, 1855 i 2600.) zarządza się, co następuje: § 1. 1. Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kar, środków karnych i środków zabezpieczających w systemie dozoru elektronicznego dokonuje się przez zapisanie ich na nośniku umożliwiającym odtworzenie tych zapisów, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności, która gwarantuje niezmienność zapisu od chwili jego utworzenia oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie aż do zakończenia okresu ich archiwizowania. 2. Archiwizowania danych osobowych i informacji dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego. 3. Przedstawiciel podmiotu dozorującego dokonujący archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych oraz informacji zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku: 1) sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany; 2) swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej w podmiocie dozorującym; 3) czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania. § 2. Nośnik powinien: 1) zapewniać właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji; 2) być przystosowany do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi; 3) być dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C, przy wilgotności względnej 40-50%; 4) zapewniać możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, które są przeznaczone do tego rodzaju nośników. § 3. 1. Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza: 1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany; 2) swoje imię i nazwisko; 3) nazwę podmiotu dozorującego; 4) dane identyfikujące urządzenia monitorujące skazanego oraz informacje o ewentualnej wymianie tych urządzeń; 5) czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu; 6) numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi; 7) w miarę potrzeby - inne dane dotyczące dokonywanej czynności. 2. W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik należy zniszczyć i odnotować ten fakt w protokole, o którym mowa w ust. 1. § 4. 1. Po zakończeniu czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel podmiotu dozorującego opakowuje nośnik wraz z protokołem, o którym mowa w § 3 ust. 1, oraz całą dokumentacją przekazaną w sprawie w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym zapoznanie się z zawartością opakowania i oznacza opakowanie sygnaturą akt sprawy, w której dozór elektronicznych był wykonywany. 2. Dane i informacje, określone w ust. 1, przechowuje się przez okres 2 lat od chwili ich uzyskania w warunkach, w których jest zapewniona ochrona przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, a zwłaszcza ochrona przed szkodliwym działaniem środków chemicznych, czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania i pola elektromagnetycznego. § 5. 1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 4 ust. 2, nośnik oraz całą dokumentację, o której mowa w § 4 ust. 1, podmiot dozorujący przesyła do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji. 2. Osoba upoważniona przez prezesa sądu dokonuje sprawdzenia nośnika przez próbę odtworzenia zapisanych na nim danych w ciągu 60 dni od daty jego otrzymania. 3. W przypadku stwierdzenia, że zapis danych na nośniku jest prawidłowy, nośnik ten dołącza się do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był orzeczony, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany. Do akt sprawy można dołączyć wydrukowane wszystkie informacje zapisane na nośniku. 4. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia nośnika lub braku możliwości odtworzenia danych upoważniony sędzia zarządza przesłanie przez podmiot dozorujący nowego nośnika wraz z kopią zarchiwizowanych danych, zwracając uszkodzony nośnik. Uszkodzony nośnik po otrzymaniu przez podmiot dozorujący podlega niezwłocznemu fizycznemu zniszczeniu. 5. Nośnik z kopią zapisu zarchiwizowanych danych podmiot dozorujący przekazuje do sądu bez zbędnej zwłoki. § 6. 1. Dane zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące osób, które nie rozpoczęły odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego i wobec których ustały przesłanki do rozpoczęcia odbywania kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, są usuwane przez sąd lub na polecenie upoważnionego sędziego przez centralę monitorowania. 2. Przed dokonaniem czynności, o której mowa w ust. 1, sąd dołącza do akt sprawy wszelkie niezbędne informacje zarejestrowane w systemie komunikacyjno-monitorującym dotyczące orzeczenia o wykonywaniu kary, środka karnego lub zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego. § 7. 1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 5 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe oraz wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu komunikacyjno-monitorującego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego są usuwane. Usunięcia zapisów z bazy danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości. 2. Usunięcie danych osobowych i informacji polega na usunięciu ich zapisu z bazy danych systemu komunikacyjno-monitorującego w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. 3. Z czynności usunięcia danych osobowych i informacji sporządza się protokół, w którym zamieszcza się: 1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany; 2) datę i formę przeprowadzenia czynności usunięcia danych osobowych i informacji; 3) imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności usuwania; 4) numer identyfikacyjny nośnika. 4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu, który wydał orzeczenie o wykonaniu kary, środka karnego lub środka zabezpieczającego w systemie dozoru elektronicznego, a w sprawie, w której zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego udzieliła komisja penitencjarna - do sądu penitencjarnego właściwego do wykonania tej decyzji. § 8. Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 maja 2015 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu usuwania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem dozoru elektronicznego (Dz. U. poz. 800). § 9. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2023 r. 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 472, 1236 i 2054 oraz z 2022 r. poz. 22, 655, 1855 i 2600. Pokaż całość