Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznejz dnia 25 marca 2024 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej 1)Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715). Spis treści Treść obwieszczenia Załącznik - Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Rozdział 1 - Przepisy ogólne Rozdział 2 - Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej Rozdział 3 - Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej Rozdział 4 - Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi Rozdział 5 - Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji Rozdział 6 - Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej Rozdział 7 - Przepisy przejściowe i końcowe Załącznik - Minimalne wymagania techniczne dla odwzrorowań cyfrowych Treść obwieszczenia 1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1461) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych: 1) rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 471); 2) rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 879). 2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje: 1) § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 471), które stanowią: „ § 2. Pracodawcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia dostosują sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, do przepisów rozporządzenia zmienianego w § 1, w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem. § 3 . Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 1 pkt 1 lit. b tiret drugie, który wchodzi w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. ” ; 2) § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 879), który stanowi: „ § 2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia. ” . 1) Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715). Załącznik - Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej1)Na dzień ogłoszenia obwieszczenia w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej działem administracji rządowej - praca kieruje Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715). Na podstawie art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa: 1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi; 2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej; 3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”. Rozdział 2 Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej § 2. Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. § 3. Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:2)Wprowadzenie do wyliczenia ze zmianą wprowadzoną przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 471), które weszło w życie z dniem 21 marca 2023 r. 1) w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy); 2) w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy), c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę, d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 164 i 1667), e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: - z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy), - z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy), - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, f) potwierdzenie poinformowania pracownika: - o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy), - o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy), - o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy), - 3)Dodane przez § 1 pkt 1 lit. b tiret pierwsze rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2. o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 221c § 12 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy), g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy), h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy), k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy), m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy), o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy), p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy), q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy), r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: - wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), - okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy), s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy), t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy), u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, w4)Dodana przez § 1 pkt 1 lit. b tiret drugie rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2; wszedł w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, x5)Dodana przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 879), które weszło w życie z dniem 17 maja 2023 r.) wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 293 § 1 i 3 Kodeksu pracy), y5)Dodana przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 879), które weszło w życie z dniem 17 maja 2023 r.) wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 294 § 3 i 4 Kodeksu pracy), z5)Dodana przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 maja 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 879), które weszło w życie z dniem 17 maja 2023 r.) dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 Kodeksu pracy); 3) w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy), d) kopię wydanego świadectwa pracy, e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy), g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy); 4) w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu; 56)Dodany przez § 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.) w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu: a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy), b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy), c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy), d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy). § 4. 1. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. 2. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. 3. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. 47)Dodany przez § 1 pkt 2 rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.. Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. § 5. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. § 6. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: 1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o: - liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, - liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, - liczbie godzin nadliczbowych, - dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, - liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, - rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, - rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, - wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, - czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, b) wnioski pracownika dotyczące: - udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, - ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy), - ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), - stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), - stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), - stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy), - stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy), - 8)Dodane przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 5. ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 1481 Kodeksu pracy), - 8)Dodane przez § 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 5. ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 1731 Kodeksu pracy), c) dokumenty związane: - ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), - z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy), - z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, d) zgoda: - 9)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia, o którym mowa w odnośniku 5. pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy), - pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy); 2) dokumenty związane z u