Ewidencja sprzedaży i zakupu musi zawierać wszystkie dokonane przez podatnika czynności podlegające opodatkowaniu, jak i dane dotyczące podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. Oznacza to, iż w ewidencji musi być ujęta całość sprzedaży opodatkowanej oraz wartość netto zakupów i wynikające z nich kwoty podatku naliczonego.
Według przepisów prawa ewidencja powinna zawierać:
dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (numer NIP lub numer służący do identyfikacji podatnika).
W rejestrze VAT nie zamieszcza się: