Aby dokument nabrał ważności prawnej, musi zostać najpierw zaakceptowany przez wszystkich współwłaścicieli i udziałowców.
Sprawozdanie finansowe w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych sporządzają:
Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.
Terminy Przedsiębiorcy (spółki zarejestrowane w KRS) przesyłają sprawozdanie w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku pokrywania się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym jest to dzień 31 marca. Zatem dniem granicznym jest, np. koniec marca 2019 roku dla sprawozdań wygenerowanych na koniec roku 2018.
Sprawozdanie przedstawia się do zatwierdzenia odpowiednim organom w firmie np.: walnemu zgromadzeniu wspólników, wszystkim wspólnikom, zatwierdza też je właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego tj.