Połączenie jego modułów finansowych i zasobów ludzkich za pomocą jednej bazy danych jest najważniejszym wyróżnieniem w stosunku do indywidualnie i własnoręcznie opracowanych poprzedników, co czyni tę aplikację zarówno sztywną, jak i elastyczną.
Systemy HCM umożliwiają pozyskiwanie, przechowywanie, analizowanie i rozpowszechnianie informacji wśród różnych interesariuszy. HRIS umożliwiają doskonalenie tradycyjnych procesów i usprawniają podejmowanie strategicznych decyzji. Fala postępu technologicznego zrewolucjonizowała dziś każdą dziedzinę życia, w tym HR. Wczesne systemy miały wąski zakres, zwykle skupiały się na jednym zadaniu, takim jak usprawnienie procesu płacowego lub śledzenie godzin pracy pracowników. Dzisiejsze systemy obejmują pełne spektrum zadań związanych z działami kadr, w tym śledzenie i poprawę wydajności procesów.
Systemy HCM są także nazywane narzędziem do zarządzania doświadczeniem pracownika (employee experience), ponieważ są one skoncentrowane na pracowniku.