wyróżnia się dwa schematy – gdy archiwista tworzy go na podstawie treści zespołu i gdy tworzy go bez znajomości treści zespołu.
Porządkowanie właściwe Porządkowanie wymaga wykonania czynności w określonej kolejności:
rozpoznanie przynależności zespołowej i segregacja na zespoły – nie trzeba segregować zespołów prostych. segregacja na serie – występują różne rodzaje serii, które tworzą układ hierarchiczny. systematyzacja jednostek w seriach – jest zależna od wybranej metody porządkowania opracowanie jednostki archiwalnej – uporządkowanie pism i uzupełnienie opisu kancelaryjnego jednostki. brakowanie – dotyczy tylko zespołów od drugiej połowy XIX wieku.
Opis archiwaliów Polega na spisaniu jednostek archiwalnych zgodnie z zasadami i metodami stosowanymi w archiwistyce. Wyróżnia się opis tradycyjny i komputerowy, który jest oparty na funkcjonujących bazach danych, na przykład systemie ZoSIA.
Tradycyjny opis archiwaliów Przykładami tradycyjnych opisów są wstępy do inwentarza, karty zespołowe i pomoce archiwalne.