Dział Dokumentacji prowadzi dokumentację twórczości polskich artystów współczesnych (od 1945). Dokumentacja zawiera notatkę biograficzną, spis wystaw, w których brał udział artysta, wycinki prasowe oraz katalogi wystaw. Dokumentacja jest udostępniana tylko w formie prezentacyjnej (na miejscu w bibliotece).
W Galerii funkcjonuje także Księgarnia Artystyczna, gdzie dostępne są zarówno polskie, jak i zagraniczne książki o sztuce i z pokrewnych dziedzin, czasopisma, oraz katalogi wystaw Zachęty i Kordegardy. Można nabyć także gadżety reklamowe Zachęty.
Dyrektorzy Narodowej Galerii Sztuki – Zachęta Barbara Majewska (1990–1993) Anda Rottenberg (1993–2001) Agnieszka Morawińska (2001–2010) Hanna Wróblewska (2010–2021) Janusz Janowski (2022–2023)Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Janusz Janowski powołany na stanowisko dyrektora warszawskiej Zachęty [dostęp 31.12.2021] Justyna Szylman (2023–2024, p.o.) Agnieszka Pindera (od 2024)
Zobacz też Towarzystwo Zachęty Sztuk Pięknych Zamach na Gabriela Narutowicza Grabież polskich dóbr kultury w czasie II wojny światowej Centralne Biuro Wystaw Artystycznych