Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, jak również sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku chronologicznym dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanieArt. 73 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121, poz. 591)..
Zasady dotyczące okresu archiwizacji dla sprawozdań finansowych w formie papierowej i elektronicznej są identyczne. Przepisy dopuszczają przeniesienie dokumentów na informatyczne nośniki danych pozwalających zachować zawartość dowodów w trwałej i niezmienionej postaciPrzechowywanie sprawozdań finansowych – zasady [dostęp 2021-04-09].. 1 października 2018 roku wszedł obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Musi być ono opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostkiArt. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121, poz. 591).. Elektroniczne sprawozdanie finansowe może być sporządzone w dwóch formach: