Koszty związane z podróżami służbowymi należy również rozpatrywać pod kątem obowiązujących przepisów w zakresie podatku dochodowego (pracownika i pracodawcy) oraz składek na ubezpieczenia społeczne.
Oddelegowanie i podróż służbowa Podróż służbowa – polecenie od pracodawcy na odbycie podróży pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy danego pracownika.
Oddelegowanie pracownika – wysłanie pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę. Przy okazji wiąże się, to z wystawieniem aneksu do umowy, w celu zmiany warunków pracy na umowie – wskazanego tam miejsca wykonywania pracy.
Polecenie wyjazdu służbowego – delegacja pracownika Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, nie jest ono wymagane, ale żeby uniknąć wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), które określa termin, miejsce oraz cel konkretnego wyjazdu.
Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia – nie pojedzie w podróż służbową, pracodawca może wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia.