Dokument PBI powinien być kompletny i w pełni zrozumiały oraz dostępny dla każdego pracownika danej instytucji oraz osób korzystających z jej informatycznych zasobów. Zapis ten powinien również dotyczyć partnerów biznesowych, jeśli również partycypują w korzystaniu z zasobów informatycznych tej instytucji.
Dokument PBI nie może być ona dokumentem zamkniętym, gdyż powinien być ciągle uaktualniany, modyfikowany i dostosowywany do zmieniających się potrzeb danej organizacji.
Dokument PBI stanowi podłoże do tworzenia innych dokumentów, zawierających specyficzne i szczegółowe wymagania dla konkretnych grup informacji, a także określających warunki, jakie muszą spełniać systemy informatyczne i papierowe je przetwarzające, z uwzględnieniem aspektów prawnych ochrony informacji i systemów informatycznych.