Najczęściej konferencja prasowa jest planowana z istotnym wyprzedzeniem. Informacja o konferencji w formie zaproszenia przekazywana jest dziennikarzom zwykle przez rzecznika prasowego. W przypadkach prezentacji skomplikowanych projektów planowanie konferencji może zająć do kilku miesięcyKrystyna Wojcik, Public relations. Wiarygodny dialog z otoczeniem, Wydawnictwo Placet, 2005.. Niekiedy jednak zdarza się, że konferencja powstaje spontanicznie, poprzez zgromadzenie się grupy reporterów wokół osoby, która ma do przekazania istotne wiadomości (taką konferencję nazywa się briefingiem)Krystyna Wojcik, Public relations. Wiarygodny dialog z otoczeniem, Wydawnictwo Placet, 2005..
Konferencje prasowe mogą się odbywać w różnych miejscach. W Polsce istnieje zwyczaj, że partie polityczne lub koła parlamentarne najczęściej zwołują swoje konferencje w wyznaczonej do tego celu sali w polskim parlamencie, zaś jako tło dla osób mówiących ustawiają specjalnie na taką potrzebę wyprodukowane plansze. Na planszach tych znajduje się np. logo lub/oraz nazwa danej