Tej samej osobie może być nadany tylko jeden raz.
Z pisemnym wnioskiem o nadanie tytułu "Honorowy Obywatel Miasta Oświęcim" mogą występować: przewodniczący rady, komisje rady, prezydent. Wniosek taki powinien zawierać dane o kandydacie oraz określenie zasług uzasadniających jego wyróżnienie. Przewodniczący rady, po pozytywnym zaopiniowaniu przez Kapitułę Nadawania tytułu "Honorowego Obywatela Miasta Oświęcim", kieruje wniosek do prezydenta celem przygotowania stosownego projektu uchwały rady.
Osoba wyróżniona tytułem "Honorowy Obywatel Miasta Oświęcim" otrzymuje "Akt nadania tytułu Honorowego Obywatelstwa", w którym: oznaczona jest uchwała Rady Miasta, stwierdzono fakt nadania tytułu jako wyrazu najwyższego wyróżnienia i uznania, określono zasługi uznane przez Radę za podstawę nadania honorowego obywatelstwa.
"Akt nadania" wykonany jest przez artystę plastyka według projektu zatwierdzonego przez kapitułę. Na "Akcie nadania" odciśnięta jest pieczęć urzędowa miasta oraz widnieje podpis przewodniczącego rady.
Wręczenie "Aktu nadania", poprzedzone prezentacją zasług wyróżnionej osoby, odbywa się na uroczystej sesji rady.