Archiwum zakładowe spełnia dwie funkcje: odciąża poszczególne komórki organizacyjne od dokumentacji, która jest już zbędna do bieżącego urzędowania, ale której okres obligatoryjnego przechowywania jeszcze nie upłynął oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje, materiały archiwalne, które po 25 lub więcej latach mają trafić do archiwum państwowego.
W podmiotach, które przechowują dokumenty elektroniczne ewidencjonowane, system teleinformatyczny o którym mowa w § 6 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi spełnia dla tych dokumentów funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Do sprawnego funkcjonowania każdego archiwum zakładowego niezbędne są określone działania kierownictwa zakładu pracy, do których należy: wprowadzenie i stosowanie w praktyce uzgodnionej z państwową służbą archiwalną instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, zorganizowanie właściwego lokalu dla archiwum zakładowego oraz jego odpowiedniego wyposażenia, zatrudnienie stałego i posiadającego stosowne wykształcenie bądź przeszkolenie pracownika, systematyczne szkolenie personelu biurowego w zakresie właściwego tworzenia akt oraz ich