Pierwsza powinna zawierać takie informacje jak ilość i stan jednostek archiwalnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość przejętych jednostek archiwalnych w rozbiciu na komórki organizacyjne, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, ilość udostępnionych oraz wypożyczonych akt, a także wykaz komórek organizacyjnych, które w danym roku nie przekazały akt. Część opisowa natomiast powinna określać współpracę z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi oraz przedstawiać ewentualne problemy w relacjach zachodzących pomiędzy nimi a archiwum zakładowym.
Układ akt w archiwum Odpowiednie ułożenie akt w archiwum ma duży wpływ na sprawność i szybkość pracy archiwisty. Do najczęściej stosowanych należy: ułożenie akt według komórek organizacyjnych rozmieszczenie akt na półkach i regałach w miarę napływu do archiwum
Akta można także układać według różnych systemów: pionowy – tak jak ustawia się książki na półkach pionowo-płaski – ułożenie teczek jedna obok drugiej na przemian grzbietami poziomy – ułożenie stosów akt
Przy układaniu akt należy zachować porządek teczek oraz o zabezpieczyć materiały archiwalne.