Po ich rozpatrzeniu rzecznik przygotowuje końcowe sprawozdanie dla Parlamentu.
Rzecznik Praw Obywatelskich UE jest powoływany na okres kadencji Parlamentu, tzn. na 5 lat, z możliwością reelekcji. Jest to jedno z pierwszych zadań nowo wybranych posłów do PE. Ombudsman może zostać odwołany przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej na wniosek Parlamentu, kiedy nie spełnia już warunków koniecznych do wykonywania swoich obowiązków lub w przypadku poważnych uchybień w jego działalności. Rzecznik powinien być niezależny w swoim działaniu, nie sugerować się żadnymi instytucjami i opiniami. Podczas trwania kadencji nie może także wykonywać działalności zawodowej płatnej i nieodpłatnej.
Pierwszym rzecznikiem był w latach 1995–2003 Fin Jacob Söderman; od 1 kwietnia 2003 do 30 września 2013 roku funkcję tę sprawował Grek Nikiforos Diamanduros. W następstwie wyboru przez Parlament Europejski w dniu 3 lipca 2013 r., od 1 października 2013 do 26 lutego 2025 roku funkcję tę pełniła Irlandka Emily O’Reilly.