Okres jej przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych; Dokumentacja niearchiwalna o symbolu „BC” oznacza taki rodzaj wytworzonej dokumentacji, która posiada krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. Brakowania można dokonać bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej. Dokumentacja niearchiwalna o symbolu „BE” z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. BE10 po 10 latach) poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. W uzasadnionych przypadkach, archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji oznaczonej symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich na kategorię archiwalną.