Za najważniejsze dla skuteczności benchmarkingu uznaje się: posiadanie wiedzy na temat koncepcji benchmarkingu; postawa liderów i wsparcie przez kadrę menadżerską; udokumentowanie własnych procesów; nastawienie na dzielenia się wiedzą do wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa.
Typowe fazy procesu benchmarkingu wybór zagadnień do porównania; opracowanie planu analizy i wybór metod gromadzenia danych; określenie przedsiębiorstw – wzorców; zbieranie danych; porównanie danych, analiza, przygotowanie zaleceń; opracowanie planu wprowadzenia zmian; wprowadzenie zmian; uhonorowanie prac; powtórzenie tego procesu po uwzględnieniu zmian.
Typowe fazy procesu według Brilmana wybieranie procesu, który zostanie poddany benchmarkingowi; poznanie i szczegółowe opisanie dotychczasowego procesu; utworzenie zespołu składającego się z pracowników włączonych w realizacje danego procesu; wybranie partnera, z którym będzie się dokonywać porównania.