Organem samorządowym wydającym decyzję o warunkach zabudowy jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). W praktyce decyzję wydaje w jego imieniu odpowiednia komórka w urzędzie gminy. Najczęściej jest to (zależnie od organizacji gminy) wydział urbanistyki, geodezji albo planowania przestrzennego. W Warszawie, w zależności od przedmiotu decyzji, jest to wydział architektury i budownictwa dla dzielnicy (małe inwestycje) lub wydział w Biurze Architektury i Planowania Przestrzennego (duże inwestycje). Organem wyższego stopnia właściwym do rozpatrywania tego typu spraw w drugiej instancji administracyjnej jest natomiast właściwe samorządowe kolegium odwoławcze.
Warunki niezbędne do wydania decyzji Konieczne jest łączne spełnienie poniższych warunkówArt. 61 ust. 1 ustawy: Co najmniej jedna działka sąsiednia z tej samej drogi publicznej jest zabudowana w sposób pozwalający na określenie wymagań dla nowej zabudowy (tzw. zasada dobrego sąsiedztwa)Zapewniona ma być kontynuacja: funkcji, parametrów, cech i wskaźników kształtowania zabudowy oraz zagospodarowania terenu, w tym gabarytów i formy architektonicznej obiektów budowlanych, linii zabudowy oraz intensywności wykorzystania terenu.