Wspólnocie przewodniczy państwo-gospodarz nadchodzącej konferencji (obecnie Litwa).
Wspólnota Demokracji nie ma ustalonego stałego członkostwa – na konferencje zaprasza państwa rząd kraju-gospodarza, po uprzednim zaakceptowaniu kandydatur przez Grupę Zwołującą WD (na konferencje zapraszano każdorazowo ponad 100 państw). Państwa spełniające kryteria uczestnictwa przyjęte przez Wspólnotę Demokracji 27 września 2002 r. (tj. w których funkcjonują procedury demokratyczne, istnieje system wielopartyjny, państwo prawa, wolność wypowiedzi, etc.) są zapraszane w charakterze pełnoprawnych uczestników, inne które nie spełniają tych kryteriów ale „znajdują się na drodze ku demokracji” uczestniczą w konferencjach w charakterze obserwatorów.
W okresie między konferencjami ministerialnymi forum wymiany opinii są spotkania ministrów spraw zagranicznych państw Wspólnoty Demokracji odbywane co roku jesienią przy okazji sesji Zgromadzenia Ogólnego w Nowym Jorku.
+ Konferencje Ministerialne Wspólnoty DemokracjiNr Rok Miasto Państwo Uwagi1. 2000 Warszawa 2. 2002 Seul 3. 2005 Santiago 4. 2007 Bamako 5. 2009 Lizbona 2010 Kraków Spotkanie jubileuszowe z okazji 10. rocznicy powstania wspólnoty6. 2011 Wilno 7. 2013 Ułan Bator 8. 2015 San Salvador 9.