Oprogramowanie WFM pozwala na określenie, jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów.
Systemy workflow zazwyczaj wykorzystują głównie języki proceduralne z graficzną reprezentacją. Procesy przedstawia się zwykle w postaci grafu.
Jako przykład podaje się realizację obiegu dokumentów delegacji służbowej. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z podróżą służbową generują dane wejściowe (miejsce, do którego ma dojechać określony pracownik), powstaje dokument zgłoszenia delegacji. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu itp.), ze zgłoszenia powstaje dokument delegacji. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (np. zezwalają na przelot samolotem z punktu A do punktu B), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie delegacji u klienta, dokument delegacji staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów podróży. Na każdym etapie przetwarzania takiej informacji występuje określony zbiór osób wykonujących określone operacje na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu.