Ocenę i procedurę rabunku zabytków kultury polskich z muzeów, bibliotek, zamków, dworów i mieszkań prywatnych prowadziły instytucje SS-Ahnenerbe (w ramach Einsatzgruppen), Haupttreuhandstelle Ost (HTO), oraz ekipy rzeczoznawców, niemieckich historyków sztuki, ekspertów i kustoszy z SS-Kommando Paulsen (pod kierownictwem profesora prehistorii Petera Paulsena). Działania tych organizacji koordynował minister Rzeszy Arthur Seyss-Inquart oraz Otto Wächter (w zastępstwie Seyss-Inquarta). Przy rządzie III Rzeszy funkcjonował specjalny Pełnomocnik do Rejestracji i Zabezpieczenia Dzieł Sztuki i Zabytków Kultury (Der Sonderbeauftrage für die Erfassung und Sicherung der Kunst- und Kulturschätze)Czesław Łuczak, „Polityka ludnościowa i ekonomiczna hitlerowskich Niemiec w okupowanej Polsce”, Wyd. Poznańskie, Poznań 1979, ..
Wszelkie najważniejsze ustalenia i rozkazy rozpoczęły się od ustnego polecenia Hermanna Göringa, który chciał uporządkować ten początkowo chaotyczny proceder. Na ich mocy utworzono sieć centralnych magazynów: w Warszawie (Muzeum Narodowe w Warszawie i Muzeum Wilanowskie) oraz Krakowie (Biblioteka Jagiellońska).