Przedsiębiorstwo i praktykant podpisują umowę, która reguluje wszystkie stosowne aspekty, takie jak finansowanie, okres trwania, ubezpieczenie itp. Kluczowym elementem umowy jest także plan szkoleniowy, który jest opracowywany wspólnie przez spółkę wysyłającą i spółkę gospodarza. Określa on rodzaj przekazywanych treści edukacyjnych oraz okres szkolenia zagranicznego. Plan szkoleniowy jest częścią oficjalnej umowy szkoleniowej i musi być zatwierdzony przez kompetentny urząd, jak np. Izbę, zawsze, kiedy pobyt zagraniczny trwa dłużej niż cztery tygodnie.
Projekt UE LAWA – Baza dla międzypaństwowej wymiany szkoleń w europejskich systemach edukacji zawodowej Szkolenia w ramach międzypaństwowej wymiany zawodowej odgrywają ważną rolę w europejskiej polityce szkolenia zawodowego. Niemniej jednak, jak dotychczas, niewielu praktykantów w obszarze edukacji zawodowej i szkoleń skorzystało z tej możliwości. Z pewnością jednym z powodów jest niewielka skala doświadczenia i wsparcia we wdrażaniu takich długoterminowych pobytów zagranicznych.