Procedura legitymacji miała dwustopniowy kierunek działania. Przewidziane prawem dokumenty wpierw przyjmowała komisja gubernialna złożona z marszałka i przedstawicieli szlachty powiatu, później przesyłano dowody do Petersburga. W każdej guberni założono księgi genealogiczne podzielone na 6 części, do których wpisywano szlachtę stosownie do jej zakwalifikowania na podstawie okazanych dowodów:
W części I o dowodach młodszych niż sprzed 1685 (od 100 lat) W części II nobilitowana za zasługi wojskowe W części III nobilitowana za uzyskanie przynajmniej 8 rangi urzędniczej W części IV szlachtę cudzoziemską osiadłą w Rosji przed zaborami W części V arystokrację (szlachtę utytułowaną) W części VI nieutytułowaną, odwieczną – czyli posiadającą szlachectwo przed 1685.
Tą drogą, przedstawiciele szlachty polskiej, którzy udowodnili swoje szlachectwo zostali zaliczeni do szlachty rosyjskiej i wpisani do jednej z sześciu części gubernialnej księgi genealogicznej.