Do zadań komitetu organizacyjnego należy też zwykle druk materiałów konferencyjnych, na które składa się zwykle: dokładny program konferencji, skorowidz nazwisk uczestników oraz zbiór nadesłanych abstraktów lub artykułów. Na dużych konferencjach materiały te tworzą obszerną księgę, która zwykle dla wygody uczestników jest dzielona na księgę abstraktów (artykułów) oraz księgę z programem i skorowidzem nazwisk. Coraz częstszym zwyczajem jest dostarczanie księgi abstraktów (artykułów) w formie płyty CD lub w formie elektronicznej.
Rodzaje i rozmiary konferencji Rozmiary konferencji naukowych i czas ich trwania bywają bardzo różne.
Można podzielić je na: kongresy Największe konferencje, zwane zjazdami lub kongresami potrafią gromadzić ponad 10 000 uczestników i trwać 2 tygodnie. Na tego rodzaju konferencjach występuje też duża rotacja uczestników w czasie jej trwania, gdyż wiele osób przejeżdża na nie, aby wysłuchać określonego wykładu plenarnego lub wziąć udział tylko w jednej z sesji wykładowych. W ramach tego rodzaju konferencji odbywają się dziesiątki równoległych sesji wykładów, posterów i paneli dyskusyjnych, natomiast nie organizuje się zwykle w ich ramach warsztatów i pozostawiają one mało czasu na nieformalne dyskusje. konferencje (tradycyjne) Najczęściej spotykane, typowe konferencje naukowe gromadzą zwykle ok.