Gmina Czaplinek utworzyła w obrębie miasta 4 jednostki pomocnicze, zwane osiedlami samorządu mieszkańców (tj. Osiedle Nr 1, 2, 3, 4 Samorządu Mieszkańców). W każdym z nich organ uchwałodawczy – ogólne zebranie mieszkańców wybiera zarząd osiedla, który składa się z 3 do 8 członków, wraz z przewodniczącymUchwała Nr X/83/07 Rady Miejskiej w Czaplinku z dnia 6 lipca 2007 r. ws. Statutu Osiedla Nr 1 (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego z 2007 r. Nr 88, poz. 1482).Uchwała Nr X/84/07 Rady Miejskiej w Czaplinku z dnia 6 lipca 2007 r. ws. Statutu Osiedla Nr 2 (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego z 2007 r. Nr 88, poz. 1483).Uchwała Nr X/85/07 Rady Miejskiej w Czaplinku z dnia 6 lipca 2007 r. ws. Statutu Osiedla Nr 3 (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego z 2007 r. Nr 88, poz. 1485)..
Mieszkańcy Czaplinka wybierają posłów na Sejm RP z okręgu wyborczego nr 40 (Koszalin), senatora z okręgu nr 99, a posłów do Parlamentu Europejskiego z okręgu nr 13.
Czaplinek jest siedzibą nadleśnictwa, składającego się z dwóch obrębów (Piława i Czaplinek), w skład których wchodzi 11 leśnictw: Sikory, Łubowo, Worowo, Piaseczno, Kiełpino, Międzylesie, Polne, Rakowo, Nowy Chwalim, Jeziorki, Juchowo.