Często, także z upoważnienia rektora, podejmuje czynności prawne w postępowaniach administracyjnych, zwłaszcza wobec osób nie będących pracownikami i studentami uczelni. Jako kierownik archiwum zakładowego może pełnić funkcję inspektora ochrony danych.
Może występować również w organizacjach uniwersytetów powszechnych (ludowych), będąc odpowiednikiem stanowiska pracy kierownik administracji a. główny specjalista ds. administracyjnych (kancelaryjnych) itp.
W Wielkiej Brytanii i krajach brytyjskiej tradycji akademickiej (dawne jej kolonie i terytoria) kanclerz uczelni () jest odpowiednikiem rektora jako organu władzy szkoły wyższej, nie zawsze będąc pracownikiem naukowo-dydaktycznym. W zależności od aktów statutarnych poszczególnych uczelni, godność kanclerza jest wyłącznie honorowa, a jego faktyczne obowiązki wypełnia prokanclerz () a. wicekanclerz ().
Taki zakres funkcji kanclerza obowiązywał powszechnie w XVII–XIX w. w uczelniach wzorujących się na Oksfordzie oraz w Rosji (do 1917). Wraz z upowszechnieniem w krajach niemieckich urzędu szefa rządu – również zw.