Zasady nadawania Krzyż „Za Zasługi dla ZHP” nadaje Przewodniczący ZHP z własnej inicjatywy, na wniosek Naczelnika ZHP lub właściwego komendanta chorągwi. Zgłoszenie inicjatywy nadania Krzyża „Za Zasługi dla ZHP” do komendanta chorągwi przysługuje bezpośredniemu przełożonemu kandydata. Komendant chorągwi i Naczelnik ZHP mogą złożyć wniosek Przewodniczącemu ZHP z własnej inicjatywy. Wniosek opiniuje Kapituła Krzyża „Za Zasługi dla ZHP”, którą powołuje Przewodniczący ZHP. Kapituła Krzyża „Za Zasługi dla ZHP” może przed wydaniem opinii zwrócić się do składającego wniosek o uzupełnienie wniosku. Zaopiniowany wniosek Kapituła przedstawia Przewodniczącemu ZHP.
Decyzja Przewodniczącego ZHP o nieuwzględnieniu wniosku podejmowana jest w formie pisemnej z uzasadnieniem, w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia wniosku. Decyzja ta jest przekazywana składającemu wniosek, a za jego pośrednictwem zgłaszającemu inicjatywę nadania Krzyża „Za Zasługi dla ZHP”. Postanowienie Przewodniczącego ZHP o nadaniu Krzyża „Za Zasługi dla ZHP” ogłasza w rozkazie Naczelnik ZHP. Wręczenia Krzyża „Za Zasługi dla ZHP” dokonuje uroczyście Przewodniczący ZHP lub w jego imieniu wiceprzewodniczący ZHP, Naczelnik ZHP albo przewodniczący rady chorągwi.