Ważnym elementem jest też tworzenie dokumentacji zmian wprowadzanych w systemach mających bezpośredni wpływ na jego funkcjonalność.
Ze względu na zakres obowiązków, specjalistyczna wiedza typowego administratora może wykraczać poza znajomość administracji powierzonego mu oprogramowania lub sieci, i dotyczyć pogranicza takich kategorii jak m.in.: elektronika, znajomość wielu różnych języków programowania, kryptografia i kryptoanaliza.
Z racji wykonywanych obowiązków i dostępu do danych wrażliwych administrator w swojej pracy powinien kierować się zasadami zgodnymi z etyką i obowiązującym prawem komunikacji elektronicznejUstawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej ()..
Uprawnienia Aby móc pełnić swoje funkcje, administrator zwykle posiada w danym systemie konto o bardzo wysokich uprawnieniach (często w systemach administratorzy nie mogą nadawać i zabierać uprawnień administratora innym użytkownikom). Przeważnie administrator nie zna haseł zwykłych użytkowników, ale ma możliwość ich zmiany. Może też zwykłym użytkownikom nadawać oraz odbierać poszczególne uprawnienia. W zależności od systemu operacyjnego lub aplikacji oraz metody uwierzytelniania są sytuacje, w których nawet administrator nie posiada wiedzy o konkretnym haśle lub mechanizm nie pozwala mu go zmienić.