W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Natomiast w systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy. W archiwum, aby zapewnić ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, przechowuję się odrębnie od dokumentacji w postaci nieelektronicznej informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.
Archiwum zakładowe ma za zadanie przejmować między innymi dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD. Każdy informatyczny nośnik danych, który został przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację (tworzy się spis zdawczo-odbiorczy).