Zasady przyznawania wyróżnienia „Zasłużony dla Warszawy” regulował § 6 Statutu m.st. Warszawy (uchwała nr XXII/743/2008 10 stycznia 2008) oraz czwarta uchwała ustanawiająca wyróżnienie – uchwała Rady m.st. Warszawy nr XXIX/892/2008 z dnia 17 kwietnia 2008 roku w sprawie ustanowienia wyróżnienia „Zasłużony dla Warszawy”.
Wyróżnienie przyznawane było osobom fizycznym, obywatelom Polski i cudzoziemcom oraz jednostkom organizacyjnym wyróżniającym się działalnością na rzecz Miasta, w szczególności w sferze społecznej, naukowej i edukacyjnej. Mogło być również przyznane z uwagi na indywidualne czyny ratujące życie i zdrowie ludzi.
Odznaczenie „Zasłużony dla Warszawy” mogło być nadane tej samej osobie oraz jednostce organizacyjnej tylko raz. Z inicjatywą przyznania wyróżnienia mogli wystąpić: Przewodniczący Rady m.st. Warszawy, Wiceprzewodniczący Rady m.st. Warszawy, Prezydent m.st. Warszawy, komisja Rady Miasta, co najmniej 5 radnych lub rada dzielnicy.
Z inicjatywą przyznania odznaczenia mógł również wystąpić Przewodniczący Rady m.st.