Może być nadana tej samej osobie tylko raz; dopuszczalne jest jej nadanie pośmiertne. Odznakę wręcza minister właściwy do spraw administracji publicznej lub osoba przez niego upoważniona. Osoba odznaczona otrzymuje odznakę, jej miniaturkę i dyplom.
Opis odznaki Odznaka ma kształt okrągłego medalu o średnicy 35 mm wykonanego w metalu, z obustronnie zaznaczoną krawędzią, srebrzonego i oksydowanego, z uszkiem i kółkiem do zawieszenia. Na stronie licowej, w otoku z majuskułowym wypukłym napisem dolnym „ZA ZASŁUGI DLA SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO”, widnieje na fakturowanym tle wypukły wizerunek orła białego trzymającego w szponach dwa klucze obrócone piórami do góry, skierowanymi na zewnątrz. Na stronie odwrotnej jest umieszczony trójwierszowy wypukły majuskułowy napis „LABOR OMNIA VINCIT” (tłum. z łac. „PRACA WSZYSTKO ZWYCIĘŻA”) okolony wypukłym wieńcem z dwóch stylizowanych, niezwiązanych gałązek wawrzynu.
Odznaka jest zawieszona na wstążce z rypsu jedwabnego w kolorze wiśniowym, o szerokości 35 mm, z białym paskiem szerokości 11 mm przez środek, obramowanym po bokach prążkami w kolorze granatowym szerokości 2 mm.