7) ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać podstawowe elementy danych, które są regulowane przepisami prawa.
Przepisy prawa nie przedstawiają wzoru ewidencji przebiegu pojazdu, ale narzucają elementy danych, jakie musi w sobie zawierać. Są to: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1 km), kolejny numer wpisu, opis trasy (skąd – dokąd), datę i cel wyjazdu, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Wyliczenia kosztu uzyskania przychodu, który wykazuje się w kwocie przypadającej na dany miesiąc oraz w układzie rocznym narastającym, dokonuje się na podstawie: sumy miesięcznego przebiegu pojazdu (suma faktycznie przejechanych kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu przemnożona przez stawkę 1 km określoną przez Ministra Infrastruktury), która wyznacza zarazem limit zakwalifikowania wydatków w koszt; kosztów eksploatacji pojazdu poniesionych w miesiącu oraz podania ich w układzie narastającymUstawa o podatku od osób fizycznych – art. 23 ust.