Планиране на ресурсите на предприятието () е многофункционална информационна система, задвижвана от интегриран набор от програмни модули, които поддържат основните вътрешни работни процеси на една компания. ERP дава на компанията възможност в реално време да бъдат проследявани основни работни процеси като производство, доставки и управление на наличностите. ERP системите следят ресурсите, с които се оперира (като налични парични средства, суровини и капацитет за производство), и изпълнението на поетите от компанията задължения (като поръчки от клиенти, искания за доставки и плащания на заплати), без значение кой отдел (производство, покупки, продажби, счетоводство и така нататък) е въвел информацията в системата. ERP улеснява информационния поток между различните функции вътре в предприятието и управлява връзките със заинтересувани лица извън компанията.Bidgoli, Hossein, (2004). The Internet Encyclopedia, Volume 1, John Wiley & Sons, Inc. p. 707.
Производството и поддържането на софтуер за планиране на ресурсите на предприятията е индустрия за милиарди долари, която произвежда елементи, поддържащи широк набор от функции. Инвестициите в информационни технологии например са заели най-големият дял от капиталовите разходи на установените в компании през последното десетилетие. Системите за планиране на ресурсите на предприятията са сложни софтуерни структури, които предоставят възможност за интеграция на разнообразни процеси и информация, протичащи през предприятието. Въпреки че, първоначално ERP системите се фокусират върху големи предприятия, впоследствие се наблюдава навлизането им и в по-малки компании.Rubina Adam, Paula Kotze, Alta van der Merwe. 2011. Acceptance of enterprise resource planning systems by small manufacturing Enterprises. In: In: Proceedings of the 1tth International Conference on Enterprise Information Systems, Vol.1, edited by Runtong Zhang, José Cordeiro, Xuewei Li, Zhenji Zhang and Juliang Zhang, SciTePress., p. 229 – 238
Организациите считат ERP системите за жизненоважен инструмент за организиране, защото те интегрират разнообразни организационни системи и позволяват безпроблемно осъществяване на трансакции и производство. Все пак не бива да се пропуска и фактът, че ERP системата има радикални различия спрямо традиционните системи за развитие.SHAUL, L. AND TAUBER, D. 2012. CSFs along ERP life-cycle in SMEs: a field study. Industrial Management & Data Systems, 112(3), 360 – 384. ERP системите могат да работят при различни конфигурации на хардуер и компютърни мрежи, като обикновено за съхранение на информацията се използва база данни.Khosrow–Puor, Mehdi. (2006). Emerging Trends and Challenges in Information Technology Management. Idea Group, Inc. p. 865.
История Произход на ERP системите През 1990 Gartner Group за първи път използвали абревиатурата ERP„A Vision of Next Generation MRP II“, Scenario S-300-339, Gartner Group, 12 април 1990 като разширително понятие за планиране на материалните ресурси, известна като MRP, за по-късно възникналото планиране на ресурсите на производството и за производството с интегрирани компютърни системи. Без да замества тези понятия, ERP представлява едно по-обхватно цяло, отразяващо еволюцията на системите за планиране отвъд обхвата на обикновеното производство.Sheilds, Mureell G., E–Business and ERP: (2005) John Wiley and Sons, Inc. p. 9. Не всички ERP системи обаче са се развили въз основа на планиране на производството. В много случаи техният произход може да се проследи от счетоводството, поддръжката или управлението на човешките ресурси. До средата на 90-те ERP системите вече интегрират всички основни функции в предприятието. Освен това големите корпорации, правителства и организации с нестопанска цел също започнали да използват ERP системи.
Развитие ERP системите преживяват бързо развитие през 90-те години на ХХ век заради „проблема 2000 година“ и появата на еврото, които разстройват старите системи. Много компании използват този момент, за да заменят тези системи с ERP.
„ERP II“ е въведена в началото на ХХІ век. Тя представлява уеб-базиран софтуер, който предоставя на служители и партньори (като например доставчици или клиенти) достъп в реално време до самата ERP система. Ролята на ERP ІІ разширява оптимизацията на ресурсите и процесите, предоставяни от традиционните ERP системи. Вместо просто да управлява покупките, продажбите и така нататък, ERP ІІ свързва информацията за ресурсите под свой контрол, за да помогне взаимодействието на предприятието с други предприятия. ERP II е по-гъвкава от първото поколение ERP системи. Вместо да ограничава възможностите на ERP в рамките на организацията, тя отива отвъд границите на корпорацията, за да осъществява връзка с други системи.
Интегриране Организациите възприемат ERP като жизненоважно средство за повишаване на конкурентоспособността си, тъй като чрез нея се интегрират отделните системи в организацията, което позволява висококачествено изпълнение на процесите и производството. Разпространителите на ERP обикновено предлагат единична ERP система. ERP системите страдат от ограничения при настройването им съобразно променящите се изисквания. Все пак компаниите предпочитат да имплементират ERP система от един-единствен разпространител, която съдържа самостоятелни решения, за да постигнат по-високи нива на интеграция и да подобрят ефективността на отношенията си с клиенти и доставчици.
Въпреки че повечето компании следват подхода за интегриране на единична ERP система, значителен брой фирми използват стратегията „най-добър от породата“, за да се борят за предимство пред конкурентите си. Поради това разпространителите на ERP системи започнали да придобиват или разработват нови възможности за вече съществуващите си продукти, които могат да се съревновават, а дори и в някои случаи са по-качествени от много от най-добрите софтуерни приложения. Това помогнало на компаниите, използвайки единствен източник на ERP, да поддържат предимство над конкуренцията си, основано на уникални бизнес процеси в предприятието, а не просто да възприемат бизнес процесите, които извършват техните конкуренти.
През следващите години интегрирането на ERP става водеща инвестиционна политика поради появата на нови възможности на системите и нуждата да се разширят и интегрират ERP системи и в други предприятия. През 2003 г. интегрирането става една от водещите инвестиции. Над 80% от американските компании отделят някаква част от бюджета си за интегриране на ERP през 2002 г., а около една трета от американските компании определят това интегриране като една от трите си най-големи IT инвестиции пред 2003 г. Доходите от продажба на лицензи за ERP остават постоянни тъй като фирмите продължават практиката да инсталират все по-широк набор от основни приложения и да добавят допълнителни услуги на по-късен етап.
Сега усилията на разработчиците са съсредоточени върху интегриране на мобилни устройства с ERP системите. Техническите предизвикателства пред съвременните ERP системи се отнасят до интегрирането на хардуер, приложения, мрежи и т.н. ERP обхваща все повече функции и роли, включващи вземане на решения, отношения с инвеститори, стандартизиране, прозрачност, глобализация и др.SHAUL, L. AND TAUBER, D. 2013. Critical Success Factors in Enterprise Resource Planning Systems: Review of the Last Decade. ACM Computing Surveys, 45(4), 35 pages.
Характеристики Системите за Планиране на ресурсите на предприятието обикновено включват следните характеристики: Интегрирана система, която оперира в реално време (или в близко до реалното време), без да разчита на периодични ъпдейти. Обща база данни, която поддържа всички приложения Последователен външен вид и интуитивност във всеки модул Инсталиране на системата без усложнено интегриране от IT отдела, стига имплементирането да не се прави на малки стъпки.Sheilds, Mureell G., E-Business and ERP: Rapid Implementation and Project Planning. (2001) John Wiley and Sons, Inc. p. 9 – 10.
Функционалности Една ERP система обикновено обхваща следните общи функционалности. В много от ERP системите те са групирани и се наричат ERP модули: Финансово счетоводство (FA) счетоводни книги, дълготрайни материални активи, задължения, вземания, управление на паричните средства, финансовата консолидация Управленско счетоводство (MA) бюджетиране, определяне себестойността на продукцията, управление на разходите Управление на човешките ресурси (HRM) наемане, обучение, заплащане, социални придобивки, пенсиониране, освобождаване на персонал Производство инженерство, разходи за материали, заповеди, разписания, капацитет, управление на работния процес, контрол на качеството, производствен процес, производствени проекти, производствен поток, управление на жизнения цикъл на продуктите Управление на веригата за доставки (SCM) планиране на веригата за доставки, разписание на доставчиците, теглене на пари, покупки, инвентаризация, продуктов конфигуратор, обработка на получени заявки Управление на проекти (PM) планиране на проекти, планиране на ресурси, цени на проектите, разпределение на работата, фактуриране, време и разходи, звена за изпълнение, управление на дейностите Управление на отношенията с клиентите (CRM) продажби и маркетинг, комисионни, услуги, контакт с клиенти, център за телефонни обаждания – системите за управление на отношенията с клиенти не винаги се считат за част от ERP, а по-скоро за системи за поддръжка на бизнеса. Информационни услуги различни интерфейси за самообслужване на клиенти, доставчици и/или служители.
Компоненти Трансакционна база данни Портал за управление Система за бизнес анализ Подлежащи на персонализиране отчети Опростено планиране на ресурсите – Кой, какво и кога прави? Анализиране на продукцията Външен достъп чрез технологии като уеб услугите Възможност за търсене на данни Управление на документооборота Изпращане на съобщения Управление на работния процес
Най-добри практики Повечето ERP системи включват така наречените най-добри практики. Това означава, че софтуерът отразява начина, по който разпространителите интерпретират най-ефикасните начини за осъществяване на даден бизнес процес. Различните системи се различават по това как клиентът може да модифицира тези практики.Monk, Ellen and Wagner, Brett."Concepts in Enterprise Resource Planning" 3rd.ed.Course Technology Cengage Learning.Boston, Massachusetts.2009 Компаниите, които имплементират най-добрите практики намаляват времето за изпълнение на сложни задачи като конфигуриране, документиране, тестване и обучение. Освен това най-добрите практики намаляват риска 71% в сравнение с други софтуерни имплементации.„Enhanced Project Success Through SAP Best Practices – International Benchmarking Study“. ISBN 1-59229-031-0.
Използването на най-добрите практики улеснява съответствието с изисквания като тези на IFRS, Sarbanes-Oxley, или Basel II. Тези практики също така биха могли да помогнат за практическото съответствие с индустриални стандарти като например електронното прехвърляне на средства. Причина за това е възможността съответната процедура да бъде лесно инкорпорирана в софтуера на ERP системата и копирана от много различни предприятия, за които важат същите бизнес изисквания.
Модулност Повечето системи са модулни, за да позволяват автоматизирането на някои от функциите, но не и на други. Някои общи модули като финанси и счетоводство са възприети от почти всички потребители. Други като управлението на човешките ресурси не са. Например, компания, предоставяща услуги, най-вероятно няма нужда от производствен модул. Други компании вече имат свои собствени системи, които смятат за достатъчно добри. Все пак, в общия случай, колкото повече модули от една ERP система се ползват, толкова по-големи са ползите от интегрирането на самата система, но и толкова по-големи са разходите, рисковете и промените, които ще се наложат.
Начини за обединяване на информацията