miniatura|Arxiu organitzat en caixes arxivadores
Els arxius són l'objecte principal de la ciència arxivística.
El terme arxiu ha anat evolucionant al llarg de la història, paral·lelament a la ciència arxivística, però actualment ve definit per tres accepcions, fixades pel Consell Internacional d'Arxius:
Conjunt de documents, de qualsevol data, forma o suport material, produïts o rebuts per tota persona física o moral, i per tot servei o organisme públic o privat, en l'exercici de la seva activitat, conservats pel seu productor o els seus successors per a les seves necessitats, o bé transmesos a la institució arxivística competent, per raó del seu valor arxivístic. Institució responsable de la reunió, del tractament, de l'inventari, de la conservació i de la comunicació dels arxius (anomenat també servei d'arxius). Edifici o part de l'edifici on són conservats i comunicats els arxius (anomenat també dipòsit d'arxiu).
Malgrat ser una definició internacionalment acceptada, encara continua existint certa polèmica i se segueixen matisant les diferents accepcions.
La primera accepció d'arxiu no s'ha de confondre amb el terme col·lecció, els documents de la qual estan agrupats i conservats segons criteris facticis i subjectius (temàtica, suport, etc.).
Etimologia El mot arxiu prové del llatí archivum ("registres escrits"), que alhora prové del grec arkheion ("ajuntament o edifici públic"), que deriva de arkhe ("principi, origen o primer lloc").
El terme grec pot fer referir-se a documents públics o arxiu, o bé a col·legi o cos de magistrats.
Igualment, arkheion té la mateixa arrel que el substantiu arkhé, que significa inici o origen, però també poder, autoritat, magistratura o govern.
Funcions i finalitat Funcions Les funcions dels arxius també han anat variant i evolucionant en el temps. Actualment encara no existeix consens entre els diferents autors, però es poden establir unes funcions bàsiques:
Gestionar tot el cicle vital dels documents, des de la seva creació fins a la seva conservació definitiva, assegurant-ne les transferències. Dissenyar els mecanismes i procediments propis de tot sistema de gestió documental per a garantir-ne la seva gestió i conservació. Identificar els fons i els documents. Avaluar i seleccionar els documents per decidir si han de ser conservats o eliminats (expurgats). Elaborar els instruments de descripció i classificació dels documents, indispensables per a controlar cada document, l'accés que hi poden tenir els usuaris i assegurar-ne una recuperació ràpida i eficient en qualsevol moment. Custodiar els documents i preservar-los en correctes condicions ambientals (per evitar fongs, insectes, etc.). Respecte als documents electrònics i els seus suports, estudiar i proposar els criteris tècnics necessaris per a la seva conservació. Proposar i implementar les mesures de seguretat necessàries per a la conservació i protecció de la documentació. Garantir l'accés, la consulta i el servei de còpia als usuaris i ciutadans, respectant els drets d'accés i la protecció de dades. Desenvolupar polítiques d'educació i difusió del patrimoni històric i cultural que suposen els fons públics. Assessorar a les organitzacions i ciutadans en matèria arxivística. Proposar accions formatives pels usuaris dels arxius de gestió per tal que creïn i gestionin els conjunts documentals de manera ordenada, segons el sistema de gestió establert per la institució productora.
Finalitat La principal finalitat de l'arxiu és garantir el seu ús exhaustiu i efectiu com a recurs bàsic d'informació a través de la seva difusió i accés, al servei de:
Les institucions o persones productores dels arxius, amb una finalitat jurídica i administrativa. Els ciutadans, mitjançant els arxius públics, per garantir la transparència administrativa i els principis democràtics, així com els seus drets i obligacions, amb una finalitat informativa. La investigació i difusió del patrimoni cultural, amb una finalitat cultural i històrica.
Tipologia d'arxius Existeixen diverses tipologies d'arxius, les quals s'organitzen depenent dels següents factors:
Segons la personalitat jurídica del productor: (versió en línia) Arxius públics: Reuneixen documents produïts i/o rebuts per persones físiques o jurídiques en el transcurs d'activitats administratives regides pel dret públic. Són inalienables i no poden ser destruïts. Arxius privats: Reuneixen documents produïts i/o rebuts per persones físiques o jurídiques en el transcurs d'activitats no regides pel dret públic.
Segons el cicle vital dels documents: Arxius històrics: Conjunt de documents inactius, que han perdut la seva vigència administrativa, però que són conservats perquè han adquirit un valor permanent secundari, històric o cultural. Segons la segona accepció d'arxiu, també són les institucions culturals que custodien i difonen la documentació amb valor permanent. Arxius administratius: Conjunt de documents actius, corresponents a les tres primeres etapes del seu cicle vital, amb plena vigència administrativa, legal i/o financera. Poden ser: Arxius de gestió o d'oficina: Reuneixen documentació en tràmit i de consulta administrativa continuada. Els documents no poden superar els cinc anys. Arxius centrals: Coordinen les funcions dels arxius de gestió i reuneixen documentació provinent d'aquests, la qual encara és vigent però ja no està en tràmit i la seva consulta no és tan freqüent. Els documents no poden superar els 30 anys a nivell estatal i els 15 anys a nivell de la Generalitat.Catalunya. Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula el sistema general de gestió de la documentació administrativa i l'organització dels arxius de la Generalitat de Catalunya. Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, 11 de març de 1996, núm. 2180, p. 2370 Arxius intermedis: Reuneixen documentació procedent dels arxius centrals, un cop la seva consulta ja és molt esporàdica i han perdut la seva vigència administrativa (que no legal). Els documents es conserven fins a la seva eliminació o transferència a l'arxiu històric i mai poden superar els 50 anys a nivell estatal i els 30 anys a nivell de la Generalitat.
miniatura|Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona Segons l'àmbit territorial dels fons que custodien: Arxius nacionals o generals Arxius regionals Arxius provincials Arxius comarcals Arxius municipals
Segons l'organisme productor: Arxius de l'administració central Arxius de l'administració perifèrica Arxius de l'administració autonòmica Arxius de l'administració local Arxius de l'administració judicial Arxius militars Arxius universitaris Arxius d'associacions i fundacions Arxius eclesiàstics Arxius empresarials Arxius patrimonials o familiars Arxius personals Arxiu Hospitalari
Evolució històrica dels arxius Època antiga o arxius de Palau Durant aquesta època apareixen els primers arxius, conservats en palaus i temples, com a institucions amb entitat pròpia. A Grècia seran anomenats Arkheion i a Roma Tabularium.
Aquests primers arxius són instruments jurídic-administratius que apleguen documents autèntics amb valor legal i probatori, custodiats per responsables específics. Tot i que la gestió del poder i dels documents està molt lligada, els arxius tenen cert caràcter públic (dret d'accés i còpia a Grècia).
Al ja trobem ordres governamentals, sentències judicials i contractes en un palau d'Egipte. A Grècia, la documentació s'aplega als temples: al , al temple de Cybele, trobem un autèntic arxiu central que conté de forma ordenada lleis, processos del consell o de l'assemblea dels ciutadans, actes judicials i comptes públics, amb dret d'accés i còpia als ciutadans, pel que es podria considerar el primer moment d'arxiu de caràcter públic. A Roma, els arxius fixes o Scrinia stataria es conserven als soterranis dels temples de Saturn i Júpiter, juntament amb els tresors, però també existeixen els Scrinia viatoria, que són seleccions de documents que viatgen amb l'emperador.
Època medieval (s. XII – XV) o època dels cartorals Amb la caiguda de l'Imperi romà, el dret romà és substituït pel dret germànic, que es basa en el procediment oral i la prova testimonial. Així doncs, el document escrit pateix una forta decadència.
A partir del , reneix el dret romà i també la importància del document escrit. D'altra banda, apareixen unes administracions més evolucionades i es difon l'ús de paper, que substitueix el pergamí. Aquest factors fan que s'incrementi la producció documental. Els arxius que apareixen en aquesta època, i que perduraran durant tot l'antic règim, estan vinculats als nous grups socials i les noves institucions jurídiques. D'aquesta manera, neixen els arxius reials, municipals, notarials i eclesiàstics.
L'augment del volum de documentació a causa de la diversificació administrativa afavoreix l'aplicació de registres documentals i nous sistemes de classificació. Igualment, desapareix la noció d'arxiu públic i es dona molta importància a l'autenticitat, la qual ve determinada per les formalitats diplomàtiques i pels segells.
Durant aquesta època, la professió d'arxiver no existeix com a tal, sinó que només és una funció associada a la formació dels notaris i secretaris, que consisteix a tenir cura de la conservació dels documents, en armaris o cofres.
Època moderna (s. XVI – principis s. XIX) o arxius com arsenals de l'autoritat Durant l'època moderna l'arxiu és considerat com una font de poder, fet que es tradueix en com arrelen els conceptes de patrimonialitat, que considera l'arxiu com una propietat, de secretisme, que fa els arxius impenetrables, i d'inaccessibilitat, que implica un important control de la informació.
També és en aquest moment quan s'inicia la concentració dels dipòsits documentals i la sedentarització dels òrgans de poder i dels seus serveis. Igualment, també apareix l'expedient com a resultat seqüencial i acumulatiu d'un tràmit administratiu, contraposat als documents solts de l'època medieval.
Finalment, durant l'època moderna també comencen a intuir-se dos canvis importants que acabaran de desenvolupar-se en el període següent: l'inici de la funció històrica i cultural dels arxius i el naixement dels primers textos sobre teoria arxivística.
Època contemporània (principis s. XIX – mitjans s. XX) Durant l'època contemporània es concentren en grans dipòsits els documents de les institucions centrals de l'Estat, de les institucions desaparegudes després de la fi de l'antic règim i de les institucions afectades per les desamortitzacions.
Els arxius passen a ser propietat de la nació i, per tant, comencen a estar al servei dels ciutadans, els quals hi poden accedir lliurement. El nacionalisme i el romanticisme converteixen els arxius en centres per a la investigació històrica i cultural, pel que la vessant històricocultural de l'arxiu va adquirint més importància, en detriment de la jurídicoadministrativa, fet que causa la ruptura entre els arxius administratius i els arxius històrics.
També durant aquest període es creen els centres especialitzats per a la formació d'arxivers i els òrgans per a la direcció de la política arxivística de cada país.
Finalment, l'augment de la producció documental i la creació d'arxius nacionals motiva una evolució destacable de l'arxivística, amb la formulació d'alguns dels principis bàsics.
Els arxius en la societat de la informació A partir de la segona meitat del , els arxius comencen a experimentar una important evolució. L'arxivística recupera les seves funcions administratives i, per tant, ja no s'ocupa només dels arxius històrics, sinó també dels arxius de gestió.