El model de preservació Open Archival Information System (OAIS) té una doble finalitat: la preservació i l'accés a llarg termini de la informació en format digital, obviant els possibles canvis tecnològics. OAIS és un model de referència que defineix les metadades, és a dir les «dades referents a les dades», i la descripció de la conservació com «la informació que és necessària per l'adequada conservació de la informació sobre la procedència, referència, autenticitat i context« (Consultative Comunittee for Space Data Systems).
OAIS és un arxiu que consisteix en una organització de persones i sistemes que ha acceptat la responsabilitat de preservar la informació i posar-la a disposició d'una comunitat determinada. El terme «obert« d'OAIS és usat per a donar a entendre que el seu model de referència i normes són desenvolupades en fòrums oberts però no implica que l'accés a l'arxiu sigui sense restriccions. AHDS Digital Preservation Glossary.AHDS igital Preservation Glossary: Final version prepared by Raivo Ruusalepp. 2003. Trad. Ana María Quiroz C. (consultat el 18/03/2013)
Definicions La Preservació digital tracta de l'aplicació de tècniques i mètodes que permeten garantir que la informació emmagatzemada digitalment en qualsevol mena de format, programa, maquinari o sistema, continuïn sent accessibles en el futur. Amb l'explosió de les tecnologies de la informació i la comunicació cada vegada existeixen més documents nascuts digitals, sovint efímers, i digitalitzacions de documents fetes per les institucions que han de ser preservades mantenint la seva integritat, fiabilitat, llegibilitat i funcionalitat.Biblioteca de Catalunya: Biblioteca de Catalunya: Preservació digital (consultat el 12/03/2013)
D’acord amb la Cornell University LibraryROTHENBERG,Jeff. Ensuring the longevity of digital information. http://www.clir.org/pubs/archives/ensuring.pdf.(Consultat el 14/03/2013) la preservació digital té com a objectiu “mantenir la capacitat de visualitzar, recuperar i utilitzar col·leccions digitals enfront de les infraestructures i d'elements tecnològics i d'organitzacions que canvien amb molta rapidesa”. D'aquesta definició en podem senyalar dues idees fonamentals, per un costat la necessitat de prestar atenció als elements tecnològics associats a la informació digital, i per l'altre la rapidesa en què es produeixen els canvis en aquest entorn.
En OAIS, “informació” es defineix com “qualsevol classe de coneixement que pot ser intercanviat” i “és sempre expressada per algun tipus de dades” (Ccsds 650.0-M-2).Ccsds 650.0-M-2 La informació pot existir de dues maneres: com un objecte físic en paper o com un objecte digital. En els dos casos s'anomena "data object" i pot ser el mateix material que s'ha de preservar, o les metadades que té associades. L'objecte de les dades ha de ser interpretat usant la informació sobre la seva representació (representation information), el que produeix un objecte d'informació (information object).
Un “paquet d'informació”Silió, Teresa, 2005 (information package) és un contenidor conceptual format per dos components: la informació sobre el contingut (content information) i la informació sobre la preservació (preservation description information, PDI). El paquet d'informació té tres variants: paquet d'informació d'enviament, d'arxiu i de difusió.
“Arxiu”, es refereix a “una gran varietat de sistemes d'emmagatzemament i preservació” preserven el contingut i l'autenticitat de la informació, fent accessible a la comunitat els registres i gestionant la seva propietat, i aplicant criteris d'adaptació de la informació –que han d'incloure, entre d'altres, la matèria tractada, font, originalitat, tècniques utilitzades, format, etc.- s'han de tenir en compte diversos aspectes, com les implicacions dels drets d'autor (copyright) i de la propietat intel·lectual, així com la capacitat per modificar la representació de la informació o els acords amb organitzacions externes. L'objecte de preservació és la informació, que ha de ser entesa de forma independent de la comunitat que l'ha produïda. S'ha de considerar de diferents maneres la possessió física del contingut informatiu d'un document i els dret de propietat intel·lectual d'aquesta informació.
“Objecte digital" “si en el context del material imprès, la preservació és bàsicament un problema de supervivència de l'objecte físic en què s'identifica un problema i com a conseqüència d'aquest es desenvolupen les estratègies de preservació. En el context digital, la preservació és un procés continu, a curt termini i exigeix una inversió contant”.SANLLORENTI, A.M. Digitalización y preservación digita, 2001, p.5.
Marc teòric del model OAIS El model OAIS impulsat inicialment per la NASA, va ser publicat com una recomanació del CCSDS (Consultative Committee for Space Data Systems) i com a norma ISO 14721:2003,En la introducció d'aquesta norma ISO 14721:2003 ens indica que es tracta d'un model de referència obert per a l'arxiu de la informació, tant digitalitzada com física, per conservar la informació i fer-la disponible a la comunitat que la necessiti. focalitza la seva activitat en la preservació a llarg termini de la informació científica en format digital, com a garantia que serà accessible en el futur.HIRTLE, Peter, 2001, v.7, n.4. Aquest doble propòsit, conservació i accés, parteix del fet que la informació sobreviu al seu suport i per això cal avançar-se a l'obsolescència de la tecnologiaHOLDSWORTH, David; SERGEANT, D.M, 1999.
El model de referència OAIS el va desenvolupar el CCSDS (2002), un organisme internacional format per les principals agències espacials del món, a proposta de la International Organization for Standardization for an open archival information system, i el seu propòsit inicial era gestionar la informació aeroespacial, convertint-se més endavant en estàndard per a l'arxiu i accés a la informació en general. Actualment és utilitzat per la majoria de les grans institucions dedicades a la preservació de material digital a llarg termini. El 2012 el mateix comitè consultiu que va elaborar el model OAIS va publicar una nova versió què conté pràctiques recomanades, el Magenta book.
OAIS consisteix en un model lògic que encabeix totes les funcions de un repositori digital, recomanant la forma en què els objectes digitals han de ser preparats, enviats a un arxiu, emmagatzemats durant llargs períodes, conservats i recuperats. El contingut de la informació està estretament lligada al format i de la representació del coneixement, juntament amb els inconvenients de la preservació dels equips i dels programes necessaris per accedir a les dades, que han de ser també conservatsABRAMS, Stephen L. 2005, Vol.2, n.34, p.29-55
Aquest model l'estan adoptant diferents institucions que tenen la missió explícita de preservar la informació de qualsevol tipus. A més del cas de l'adaptació feta per les biblioteques, especialment les d'aquells països que han participat en la seva elaboració,WOODYAR,D. 2002 com la Biblioteca del Congrés dels Estats Units, la Biblioteca Britànica, la Biblioteca Nacional Alemanya o la Biblioteca Nacional de Nova Zelanda, que va ser la primera a implantar-lo,KNIGHT, S., 2009 el model OAIS també ha estat adoptat en altres àmbits a escala internacional.
Si el motiu per a l'elaboració d'aquest model va ser la definició –en línies generals- dels requeriments per a la preservació de recursos digitals a llarg termini, el primer que es va fer va ser normalitzar la terminologia relacionada amb l'entorn, els components funcionals i els “objectes d'informació” (information objects) que calia preservar. La definició d'elements i conceptes bàsics afavoreix la interoperabilitat en el futur entre centres dedicats a la preservació digital. En paraules del consultor britànicGLADNEY, H.M.,2006 OAIS permet que “els usuaris sàpiguen que ‘són a la mateixa pàgina’: és a dir, que parlin de la mateixa cosa.”
El model OAIS no ofereix un disseny específic d'arquitectura, sinó que serveix com a “full de ruta” que facilita la comunicació entre institucions, mitjançant la normalització terminològica i conceptual, per reduir la possibilitat de malentesos. GLADNEY segueix la seva descripció així: la norma “conté pistes implícites sobre una possible arquitectura, però no són suficients per a jutjar si les implantacions són les adequades”. La norma OAIS ofereix un esbós d'un dipòsit digital i introdueix la terminologia bàsica per a referir-s'hi. Però les definicions disten molt d'oferir un disseny concret per a desenvolupar un producte operatiu.
En aquest sentit, el model de referència Open Archival Information System (OAIS), es pot considerar com un punt de partida per qualsevol institució que vulgui implantar un sistema de gestió documental, ja sigui analògic, digital o mixt, ja que OAIS no és una aplicació sinó un model de referència. És un marc conceptual per un sistema complet d'arxius que descriu l'arquitectura dels repositoris, però no especifica com haurien de ser implementats per les organitzacions, d'aquí la seva gran flexibilitat. Per això ha estat utilitzat per diverses institucions per al disseny de repositoris de diferents tipus: Cedars Project, Harvard University’s Digital, Library of Congress, Digital Library Federation, etc.
El model estableix la terminologia i els conceptes rellevants pels arxius digitals, identifica els principals components i processos a la vegada que proposa un esquema d'informació pels objectes digitals i les metadades associades. No fa referència a la implementació ni a estratègies específiques de preservació i, per tant, manté una posició neutral quant a tipologia d'objectes digitals o aspectes tecnològics, i és aplicable a una àmplia varietat d'institucions que treballen amb objectes digitals.
El model OAIS incorpora la vigilància tecnològica, la conservació digital i tots aquells processos que requereixen que els documents digitals existents en un centre de dades no puguin ser sotmesos a alternacions, modificacions o pèrdues. És un model de conservació d'objectes digitals que estableix una sèrie de fluxos de dades que determinen les obligacions d'un sistema de conservació a llarg termini per arxivar i gestionar els objectes digitals. El model, fins ara, s'ha considerat com un model vàlid de preservació digital, com queda palès la seva extensa aplicació en la indústria aeroespacial i en les biblioteques digitals.McGRAY, A.; GALLAGHER, M., 2001 Finalment estableix una sèrie de requisits mínims que un arxiu ha de complir REBIUM.
Ofereix un marc de treball per entendre i prendre consciència dels conceptes necessaris per a la preservació i l'accés a la informació digital a llarg termini (Long Term); Ofereix els conceptes que necessiten les organitzacions que no arxiven per a participar en el procés de preservació; Ofereix un marc de treball que inclou terminologia i conceptes, per descriure i comparar arquitectures i operacions d'arxius existents i futurs; Ofereix un marc de treball per descriure i comparar diferents estratègies i tècniques en la preservació a llarg termini; Ofereix les bases per a comparar els models de dades de la informació digital preservada per als arxius i per veure com els models de dades i la informació subjacent podria canviar al llarg del temps; Ofereix fonaments que podrien ser desenvolupats per altres esforços per cobrir la preservació a llarg termini de la informació que no està en format digital; Desenvolupa consens sobre elements i els processos per a la preservació de la informació digital a llarg termini i l'accés, i promou un ampli mercat que els venedors poder suportar.
Actors que intervenen En un model OAIS participen els següents actors: productor (producer), gestor (manager) i consumidor (consumer), i en el centre dels quals hi ha l'arxiu OAIS. Aquests tres actors no han de ser persones. Poden ser una institució, un ordinador o un individu.DELGADO GOMEZ, Alejandro, 2005. SCiro. 11:1