miniatura|Façana principal de l'Hospital Vall d'Hebron de Barcelona Un arxiu hospitalari és el conjunt de la documentació produïda per l'administració d'un hospital i és el servei encarregat de la conservació i la custòdia de les històries clíniques que s'elaboren a un hospital. Autoritza i executa qualsevol moviment o préstec de documentació clínica i manté actualitzada la seva localització, assegurant-ne la seva disponibilitat i vetllant per la seva confidencialitat, tot i que s'encarrega de tota mena de documentació relacionada amb l'hospital; manuals notarials, nòmina d'ingressats, proveïment, obrers personals, inventaris, etc. Possiblement el seu objecte d'estudi més destacat és la història clínica.
Història La mentalitat col·lectiva pel que fa a la pobresa es va transformar radicalment al llarg del , fins a arribar, enfront al que hauria sigut la concepció medieval, a una valoració negativa, passant el necessitat a ser considerat una amenaça i un autèntic perill per la societat. Aquest canvi de mentalitat fou motivat per raons molt dispars, convergents entre elles i que aparegueren al mateix temps tant al món catòlic com al protestant. Per ambdues mentalitats la pobresa havia deixat de ser un ideal ètic. Aquest fet va tenir conseqüències molt importants tant en les mesures per combatre la pobresa, com en la creació i formació de nous hospitals.LÓPEZ TERRADA, M. L., El hospital como objetivo histórico: Los acercamientos a la historia hospitalaria, en Revista de Historia Medieval. Nº 7. 1996. Págs.192-204.
En primer lloc, cal destacar dos problemes diferents: l'assistència dels malalts i les mesures per acabar i tractar de controlar el creixent problema de la pobresa. S'ha de tenir en compte que ja des del segle XV es va iniciar un llarg procés de separació de l'hospital medieval en dues institucions ben diferenciades; l'hospital sensu stricto, destinat a l'assistència de malalts i associada a la recollida d'orfes i els albergs o cases de pobres. Tots dos problemes estigueren molt units pel fet que eren assumptes públics dels quals se'n feien càrrec les autoritats urbanesEn àmbits com la Corona d'Aragó, almenys en ciutats com Barcelona o València, s'establí la idea definitiva de que l'assistència als pobres, inclosos els cuidats mèdics, eren responsabilitat de la comunitat i no de l'església. Extret de; LÓPEZ TERRADA, M. L., “El hospital como objetivo histórico: Los acercamientos a la historia hospitalaria”, en Revista de Historia Medieval. Nº 7. 1996. Págs.192-204. en un moment en el qual l'Estat modern estava en construcció i no havia assumit encara totes les seves futures competències. A més, tots aquells que volien organitzar d'alguna manera els temes relacionats amb l'assistència o la salut estaven guiats pels mateixos objectius: l'eliminació total de la mendicitat, l'organització d'institucions efectives d'assistència pública i la unificació de tota classe d'infraestructures i recursos (hospitals, assistència domiciliaria, etc.).
miniatura|esquerra|Hospital de la Santa Creu i Sant Pau de Barcelona En concret, per a la societat europea moderna s'aplica el model grec clàssic que es desenvolupà en l'occident cristià medieval, d'una assistència mèdica diversificada en tres nivells, un per a cada estament de la societat. De forma molt simplificada podem distingir entre l'assistència que rebien els poderosos, que comptaven amb metges qualificats, la dels grups intermedis que rebien bàsicament una assistència domiciliaria i la de les classes més desprestigiades que eren els que acudien als hospitals. Fins fa poc, molta gent evitava ser internada a un hospital, ja que la llar familiar era on el malalt havia de ser tractat, els hospitals eren sinònim de pauperisme i de mort. Aquesta circumstància es deu al fet que ha perdurat en la consciència social la percepció de l'hospital segons les seves antigues funcions. Els malalts necessiten no tan sols tractament mèdic, sinó que també necessiten cures personals i un sostre on viure. A través de la història la societat ha acceptat tal necessitat com a responsabilitat de la vida comunitària i ha anat creant diferents institucions per a proporcionar als necessitats els serveis adients, ja que les tendències en el desenvolupament de la caritat apareixen profundament arrelades en la dinàmica social de protecció, patronatge i conflicte social. Per aquesta raó no és el mateix un hospital actual, reflex d'una societat de classes i d'un sistema econòmic capitalista, que un hospital medieval, inserit en una societat i economia feudal sense un Estat articulat, o un hospital modern, reflex d'una transició d'un Estat absolut o d'una societat amb uns estaments burgesos cada cop més poderosos. A més, com a institució mèdica, estarà íntimament relacionada tant en la seva estructura com en els seus fins amb el pensament mèdic del moment. Aquest aspecte és tan important que determina no només el tractament que els malalts han de rebre, sinó la mateixa construcció de l'hospital segons les idees de ventilació, higiene i prevenció de cada moment.
Un bon exemple de les dues principals característiques de les institucions hospitalàries, la seva continuïtat i la seva directa relació amb la societat, és la gran quantitat de documents que es conserven als arxius hospitalaris. Aquestes informacions encara resulten més interessants si es té en compte que es refereixen a períodes molt llargs i continus, donant lloc a llargues sèries temporals, que es remunten molt sovint a l'Edat Medieval i continuen fins a l'actualitat.A la península Ibèrica és fàcil trobar hospitals sorgits a la baixa edat mitjana que han conservat pràcticament tota la documentació emanada per la institució des que fossin fundats fins a períodes recents. Extret de; LÓPEZ TERRADA, M. L., “El hospital como objetivo histórico: Los acercamientos a la historia hospitalaria”, en Revista de Historia Medieval. Nº 7. 1996. Págs.192-204.
La història social s'ha ocupat del tema hospitalari, bé com a centre de recollida de les classes més baixes o com a expressió a través de les seves distintes formes i funcions, de les solucions que una societat donà al problema de la malaltia i la pobresa. S'ha intentat fer un apropament a la història hospitalària, però sens dubte l'aspecte que més ens ha d'interessar és el del funcionament intern. Es tracta del desenvolupament de la història més estrictament institucional, en el qual a través de la documentació de tipus administratiu, fonamentalment d'arxiu, es reconstrueix el funcionament intern i l'evolució històrica d'una institució hospitalària determinada. Normalment no trobem una coherència entre el pla normatiu i el real, és a dir, les normes que regien la institució de com es plasmaven en la realitat les normes. En gran manera a aquest aspecte pertanyen els estudis de llarga duració realitzats en hospitals francesos.
Objectius i funcions de l'arxiu d'històries clíniques Els principals objectius d'un arxiu d'històries clíniques han de ser els següents; garantir el manteniment d'una història clínica única per pacient, custodiar i conservar les històries clíniques garantint la confidencialitat de la documentació, garantir la disponibilitat de la documentació clínica necessària tant per la pràctica assistencial com per la docència, la investigació, el control de qualitat, la planificació o la gestió hospitalària, conèixer la ubicació exacta de totes les històries clíniques de l'hospital, hagin sigut entregades o no a l'arxiu d'històries clíniques, assegurar la transferència a l'arxiu d'històries clíniques un cop donat l'alta hospitalària al pacient o un cop donada per finalitzada la seva activitat ambulatòria, fomentar la dotació de la infraestructura necessària permetent garantir l'adequada conservació de la documentació clínica de l'hospital al llarg del temps, planificar el pas de les històries clíniques a una situació de passiu d'acord amb la normativa del centre i en funció del temps d'inactivitat, característiques i infraestructura de l'arxiu, grau de moviment de la documentació per a estudis o docència o tipus de patologia atesa i finalment, elaborar de forma continuada indicadors de producció i funcionament per l'adequat control de l'activitat de l'àrea.SUBDIRECCIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN ADMINISTRARIVA., Guía de gestión de los servicios de admisión y documentación clínica. Instituto Nacional de Salud. Madrid. 2000. Págs. 26-36.
Les principals funcions que un arxiu d'històries clíniques ha de complir són les següents; la custòdia de les històries clíniques supervisant i executant les normes del centre que regulen l'accés i la disponibilitat de la història clínica i de la informació en ella continguda, el préstec i la recepció de les històries clíniques, el seguiment de la documentació prestada, el manteniment i tractament de la documentació clínica i finalment, l'avaluació de l'activitat i control de la qualitat de l'arxiu d'històries clíniques. SUBDIRECCIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN ADMINISTRARIVA., Guía de gestión de los servicios de admisión y documentación clínica. Instituto Nacional de Salud. Madrid. 2000. Págs. 26-36.
La informació clínica i de salut Es considera informació clínica qualsevol dada, independentment de la seva forma o classe, que permeti adquirir o ampliar coneixements sobre l'estat de salut d'una persona, la forma de preservar-la, cuidar-la, millorar-la o recuperar-la. Per tant, informació sanitària és aquella que es generà a conseqüència de l'atenció sanitària, ja sigui primària, especialitzada o socio-sanitària. El concepte d'informació clínica, per tant, reuneix o inclou tant la informació sanitària com la de l'estat de salut.
Tota informació relativa a l'estat de salut d'un ciutadà es troba lligada al seu cicle de vida, i es genera quan es produeix un contacte amb un professional sanitari si quedà degudament documentat. Aquests contactes es produeixen quan el ciutadà es fa exàmens de salut, revisions mèdiques, programes de detecció, reconeixements mèdics laborals o inclús la necròpsia o investigacions forenses.
Aquesta informació l'ha vingut recollint des fa segles la història clínica, definida com el conjunt de documents que contenen dades, valoracions e informacions de qualsevol tipus sobre la situació i l'evolució clínica d'un pacient al llarg del procés assistencial. La història clínica està constituïda pel conjunt de documents, tant escrits com gràfics, que fan referència als episodis de salut i malaltia d'una persona i a l'activitat sanitària que es generà amb motiu d'aquests episodis. La història clínica té les següents funcions; assistencial, docent, investigació clínica o epidemiològica, gestió clínica i planificació de recursos assistencials, funcions jurídico-legals i control de qualitat assistencial. La història clínica ha de ser única per a cada persona, acumular tota la seva informació clínica i ha de ser integrada amb tota la informació de tots els contactes i episodis del pacient.
Marc legal de la història clínica La història clínica és regulada per un doble conjunt de normes, la legislació sanitària i la de protecció de dades.Sociedad Española de Informática de la Salud: "De la historia clínica a la historia de salud electrónica", A V informe SEIS, Pamplona, 2003.
Legislació sanitària