Tulosmatriisi on organisaatioiden toiminnanohjauksen tunnuslukujärjestelmä, jonka avulla voidaan kuvata toiminnassa tavoiteltavat tulokset. Nykyaikainen johtamisajattelu perustuu hajautettuun tulosvastuuseen ja tunnuslukujärjestelmän tarkoitus on tämän ajatteluun mukaisessa johtamisessa operationalisoida tulosvastuu eli tehdä se mitattavaksi suureeksi. Tulosmatriisi on yksittäisistä tunnusluvuista koostuva mittaristo, jonka avulla tulosvastuu voidaan määritellä mittaamista varten organisaatiossa. Tulosmatriisin avulla voidaan määrittää toiminnan tuloksen mukainen tulospalkkio.
Tulosmatriisi nimenä kertoo, että se on matriisin muotoinen väline. Alkuosa tulos tarkoittaa toiminnan tavoitteen toteutumaa käytännössä eli toteutunutta tulosta. Käsitteet tulosjohtaminen, tulosvastuu, tulosmatriisi ja tulospalkka muodostavat käsiteperheen, jossa tulos tarkoittaa samaa asiaa.
Tulosmatriisista käytetään myös nimiä tulospalkkiomatriisi, tavoitematriisi, tuottavuusmatriisi ja suorituskykymatriisi. Suomessa tulosmatriisia on käytetty 1980-luvulta lähtien teollisuuden, kaupan ja palvelun aloilla tulosvastuun määrittelyyn ja mittaamiseen sekä tuloksesta palkitsemiseen.
Tunnuslukujärjestelmän idea
Toiminnan mittaamiseen ja ohjaamiseen käytetään tunnuslukuja, jotka kertovat suorituskyvyn muutoksista vastuualueella. Tunnusluvulle annetaan tavoitearvo, johon toteutunutta kehitystä verrataan. Tunnusluku on absoluuttisen tai suhteellisen mittauksen tulos kiinnostuksen kohteesta. Yksittäisiä tunnuslukuja voidaan kytkeä toisiinsa, ja näin syntyy tunnuslukujärjestelmä. Tunnusluvut ja tunnuslukujärjestelmät ovat suosittuja toiminnan ohjauksessa, koska niiden käyttö on koettu tarkoituksenmukaiseksi - kohtuullisella työllä saadaan aikaan mittaustapa, joka tuottaa riittävän oikeaa tietoa kohdeasiasta eli tulosvastuusta ja sen toteutumisesta.
Tunnuslukujärjestelmillä ei yleensä pyritä mahdollisimman harhattomaan kokonaisvaltaiseen mittaamiseen, vaan tavoitteena on mitata tilannekohtaisesti kiinnostavia ja tärkeitä tekijöitä, esimerkiksi niitä tekijöitä, joihin suunnittelukaudella on tarkoitus saada aikaan suotuisa muutos. Mittaus voidaan tällöin kohdistaa suhteellisen harvoihin tekijöihin, mikä tekee mittauksesta yksinkertaisen ja helposti käytäntöön soveltuvan. 300px|thumb|Tulosmatriisi vuodelta 1984 (Saari 1990) Tulosmatriisin ominaisuudet Oheinen tulosmatriisin perusesimerkki kuvaa tyypillistä sovellusta. Kuten sen sisällöstä voi päätellä, se kuvaa operatiivista vastuualuetta, prosessiteollisuuden valmistusyksikköä. Esimerkissä kaikki sen menestystekijät ovat tavalla tai toisella tuottavuuden osatekijöitä. Tulosmatriisin ominaisuudet voi tunnistaa sen rakenneosien avulla, joita voidaan tunnistaa yhdeksän: Menestystekijät Menestystekijöiden mittarit Menestystekijöiden asteikot Menestystekijöiden tavoitetaso Menestystekijöiden painot Menestystekijöiden mittaustulokset Menestystekijöiden arvotetut tulokset Menestystekijöiden painotetut tulokset Kokonaistulos Palkitsemisen säännöt
Ensimmäinen menestystekijä tuotettu määrä kertoo jonkinlaisesta pullonkaulatekijästä, koska aikaansaadun tuotannon määrää arvostetaan. On selvää, että tuotosmäärä vaikuttaa tuottavuuteen. Seuraavassa tekijässä halutaan varmistaa, ettei määrää tehdä laadun kustannuksella. Vajaalaatu on selvä tuottavuuden osatekijä ja sitä on yleensä helppo mitata. Sähkön ja höyryn kulutukset – niin kuin kaikki kulutusluvut – ovat tuottavuuden käänteislukuja ja sellaisena paljon käytettyjä liiketoiminnassa. Raaka-ainehukka on suoraan tuottavuutta samoin kuin työn tuottavuuskin. Tulosmatriisin avulla voidaan yksinkertaisesti havaita, mikä on tuottavuuden kannalta tärkeää.
Tulosmatriisi ohjauksen välineenä
Tulosmatriisi on mittausväline, mutta se on myös ohjausväline. Ohjaus on prosessi, jonka tarkoitus on saada halutut asiat tehdyiksi. Ohjausprosessi koostuu erilaisista osaprosesseista. Tulosmatriisiohjauksessa eri vaiheiden kuvaamiseksi ohjaus jaetaan neljään peräkkäiseen osaprosessiin seuraavasti: Sopiminen Yhteistoiminnan toteuttaminen Raportointi ja kehityskeskustelu Ylläpito ja kehittäminen
Sopiminen on tulosmatriisiohjauksen lähtökohta ja tarkoittaa tulosmatriisin luomista siten, että se perustuu osapuolten yhteisymmärrykseen. Syntynyt tulosmatriisi on sopimus, jossa sovitaan muun muassa, mitkä asiat ovat tärkeitä vastuualueella, miten niitä mitataan, miten vastuut jakaantuvat, miten palkitaan. Tästä sopimuksesta käytetään myös nimitystä tulossopimus. Yhteistoiminta on tähän sopimukseen perustuvaa toimintaa, jossa on tarkoitus saada yhteisesti sovitut ja halutut asiat tehdyiksi. Toiminta tapahtuu muuttuvissa olosuhteissa, mikä antaa lisäpiirteen tämän vaiheen ohjaamiseen. Raportointi on tekemisen tulosten mittaamista, raportointia ja palkitsemista. Raportointi tuottaa jatkuvaa palautetta toimintaan ja sitä kautta impulsseja korjaaviin toimenpiteisiin. Kehityskeskustelu on kokonaissuoritusta ja -kehitystä arvioiva keskustelu, joka on linkki päättyneen ja uuden sopimuskauden välillä. Jokaista välinettä ja prosessia on ylläpidettävä ja kehitettävä, mistä syystä järjestelmän ylläpito ja kehittäminen muodostavat yhden toiminnallisen kokonaisuuden. (Saari 2004)
Ohjauksen mallinnustehtävät
Liiketoiminnan ohjauksessa – saada halutut asiat tehdyksi – on kaksi mallinnustehtävää. Ensinnäkin on mallinnettava tavoitteellinen toiminta. Toiseksi on mallinnettava mittauksia varten tavoitteellisen toiminnan kohde eli se liiketoiminnan vastuualue, jota halutaan ohjata. Tässä on kysymys vastuualueen mallintamisesta taloudellisena ilmiönä. Tavoitteellisen toiminnan hyvä mallinnus edellyttää, että mallinnuksessa voidaan toteuttaa seuraavat periaatteet: oikeudenmukainen menestyksen mittaus, täsmällinen tulosvastuusta sopiminen, yhteistoiminnan vahva kannustus, laaja ja oikeudenmukainen tuloksista palkitseminen, ohjauksen säädettävyys ja organisaation kyky käydä nopeasti, tehokkaasti ja täsmällisesti arvokeskustelua. Nämä hyvät ohjauksen ominaisuudet voidaan mallintaa tulosmatriisin avulla niin, että niille syntyy käytännössä toiminnallinen sisältö. Taloudellisen ilmiön mallintaminen koskee kaikkia liiketoiminnan vastuualueita. Tässä on kysymys vastuualueen suunnitelman ja siihen sisältyvien menestystekijöiden mallintamisesta. Tähän tarkoitukseen on kehitetty lukuisia valmismalleja kuten tavoitejohtamisen avainalueluettelot, BSC:n näkökulmat jne. Viime kädessä organisaation on kyettävä luomaan itse omat mallinsa, jos se aikoo olla vähääkään omaperäinen liiketoiminnassaan. Suomalaisessa tavoitejohtamisessa yleistyi 1970-luvulla ns. YTA-prosessi eli Yrityksen Tavoitteiden Asettamisprosessi. Siitä lähtien monet yritykset ovat pitäneet tärkeänä mallintaa vastuualueiden tavoitteet itse ilman valmismalleja. (Saari 2004)
Tulosmatriisin syntyhistoria
Yhdysvaltalainen tohtori James L. Riggs esitelmöi vuonna 1984 Oslon tuottavuuskonferenssissa tässä kuvatusta tulosmatriisista otsikolla ”The Objective Matrix: A Versatile and Proven Method to Achieve Accountability and Motivation through Productivity Measurement”. Riggs toimi tuolloin Oregonin tuottavuuskeskuksen johtajana Yhdysvalloissa. Tuottavuuskeskus oli hänen perustamansa vuonna 1980. Sen tarkoitus oli tukea alueellisesti pientä ja keskisuurta liiketoimintaa tuottavuuteen ja tehokkuuteen liittyvissä kysymyksissä. Tutkimuskeskuksessa harrastettiin tutkimus- ja kehitystoimintaa ja niiden tuloksia raportoitiin seminaareissa. Tulosmatriisi on yksi tämän tutkimuskeskuksen aikaansaannoksista. (Riggs 1984)
Tohtori Riggs kuoli pian tuon Oslon kongressin jälkeen vuonna 1986 ja Oregonin tuottavuuskeskus joutui taloudellisiin vaikeuksiin niin, että sen toiminta jouduttiin lopettamaan rahoituksen loppumiseen vuonna 1988. Riggs toimi Oregonin valtionyliopistossa (Oregon State University) professorina (1967) ja laitoksen johtajana (Industrial Engineering) kuolemaansa asti (1986). Hän kirjoitti ammattialaltaan 14 teosta, joista tunnetuin, Engineering Economics, on uusittuina painoksina ollut suosittu alan oppikirja (Riggs ym., 1998). Riggs palkittiin 1987, vuosi kuolemansa jälkeen, arvostetulla Wellington-palkinnolla. (Saari 2004, 257)
Käyttöhistoriaa ja -kokemuksia Suomessa
Tulosmatriisia on käytetty Suomessa vuodesta 1984 lähtien erilaisten organisaatioiden toiminnan ohjaamiseen. Vuonna 2004, kun ensimmäisten sovellusten käyttöönotosta oli kulunut 20 vuotta, tehtiin suppea haastattelututkimus, jossa tutkimusongelma esitettiin kysymyksenä ”Mitä tulosmatriisiohjaukselle kuuluu?”. Tutkimuksen kohteena oli viisi yritystä. (Saari 2004, 213-224) Tässä selostetaan niistä kahden yrityksen käyttöhistoriaa ja –kokemuksia tiivistettynä.
Neste Oyj / Fortum Oyj
Tulosmatriisi oli saavuttanut menestystä toiminnan ohjaamisessa Nesteen Porvoon tuotantolaitoksilla, jossa sitä alettiin koemielessä soveltaa vuonna 1984. Näiden kokemusten perusteella syntyi ymmärrys, että tulosmatriisiohjaus ja siihen liitetty tuloksista palkitseminen voisivat ratkaista tulosjohtamisessa koettuja ongelmia.
Tavoitteeksi asetettiin, että jokainen yhtiön henkilöstöön kuuluva on sellaisessa järjestelmässä, jossa tuloksellisesta toiminnasta palkitaan. Siitä lähtien järjestelmä on ollut käytössä yhtiön laajuisena. Nesteen ja IVO:n fuusiossa syntyneen uuden yhtiön ohjausjärjestelmäksi omaksuttiin Nesteen soveltama tulosmatriisiohjauksen ja tulospalkkauksen käytäntö.
Tulosvastuu määritellään yleensä kolmella seuraavalla tasolla Vaikutus laajemman kokonaisuuden tuloksiin Oman yksikön tulokset Oman tiimin tai henkilökohtaiset tulokset Lähtötilanteessa palkkioiden suuruus mitoitettiin 5 - 20 prosentiksi työajan palkasta. Korkeaa palkkion alarajaa (5 %) perusteltiin sillä, että näin vältytään pienten mutta lukuisten palkkioiden hallinnointiongelmilta. Kokemusten myötä palkkioprosentteja on porrastettu vastuuhenkilön vaikuttamismahdollisuuden mukaisesti. Ylimmät palkkiot vaihtelevat 10% ja 30% välillä. Tulosohjauksen vuosisykliin kuuluvat kahdesti vuodessa kehityskeskustelut. Toinen painottuu kehitykseen toinen tavoitteisiin. Ohjauksessa voidaan fokusoida toiminta kulloinkin tärkeinä pidettäviin suoritus- ja kehitystavoitteisiin. Tulosohjauksen muodostama kokonaisuus on selvästi kehittänyt esimiestoiminnan laatua ja vastuullisuutta. Yhtiöön on sen seurauksena kehittynyt tuloshakuinen kulttuuri. Yhtiössä on kohdattu tunnettu, toisten yksiköiden tulosten ja palkkioiden liiallisesta seurannasta ja arvioinnista johtuva ongelma, jonka häirintäaste on kuitenkin ajan mittaan yrityskulttuurin kehittymisen myötä vähentynyt. Tulosmatriisiohjaus ja siihen perustuva palkitseminen on oleellinen osa yhtiön johtamisjärjestelmää. (Saari 2004, 215-217)
Nokia Oyj
Nokia Matkapuhelimet oli 1980-luvun lopulla voimakkaasti kasvava, 1000 miljoonan markan liikevaihdon ylittänyt mutta vain vaatimatonta taloudellista menestystä saavuttanut liiketoiminta. Matkapuhelinmarkkinoiden räjähdysmäinen kasvu oli vielä vuosien päässä, mutta tuotekehityksen merkitys alan menestystekijänä oli selviö. Tuotekehitysprosessi koettiin monella tavalla ongelmalliseksi, mistä syystä sitä oli päätetty parantaa. Yhtiössä oli kehitetty idea vaiheittaisesta tuotekehitysprosessista, jossa kunkin työvaiheen jälkeisessä etapissa tarkastellaan saavutettuja tuloksia ja suunnitellaan uusia. Kun matkapuhelinryhmän toimitusjohtajaksi tuli keväällä 1990 Jorma Ollila, oli tuotekehitysprosessin uudistaminen hänen toimenpideohjelmassaan ensimmäisten hankkeiden joukossa.