Kirjaaminen eli dokumentointi lastensuojelussa on Suomessa lastensuojelun työntekijän lakisääteinen velvoite sekä merkittävä työväline. Kirjaamisella tarkoitetaan lastensuojelun asiakastyössä asiakirjojen tekstin kirjoittamista sekä kuvan ja äänen tallentamista. Kirjaamisen tavoitteena on ohjata lastensuojelun työntekijää työn eri vaiheissa sekä varmistaa asiakkaan oikeusturvan toteutuminen. Suomessa lastensuojelulaki (417/2007) edellyttää lastensuojelun henkilöstöä kirjaamaan sekä määrittää mitä asioita kirjataan. Asiakirjoihin kirjattu teksti tulee olla ymmärrettävää ja sen tulee olla asiakasta kunnioittavaa.
Sosiaalihuollon kirjaaminen on Suomessa siirtymässä rakenteiseen asiakirjamuotoon. Muutoksen tavoitteena on yhtenäistää sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamista ja parantaa tietojen käytettävyyttä sekä siirrettävyyttä eri toimijoiden välillä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat tallennetaan valtakunnallisiin Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon. Asiakkailla on mahdollisuus tarkastella itseään koskevia tietoja OmaKanta-palvelun kautta. Kirjaaminen perustuu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) määrittelemiin asiakasasiakirjarakenteisiin, joiden tarkoituksena on yhdenmukaistaa sosiaalihuollon dokumentointikäytäntöjä. Rakenteinen kirjaaminen mahdollistaa tiedon paremman hyödynnettävyyden, tiedon siirron eri järjestelmien välillä sekä asiakastietojen valtakunnallisen yhteiskäytön. Rakenteisten asiakirjojen käyttö tulee pakolliseksi viimeistään 1.9.2026. Tämän jälkeen sosiaalihuollon asiakastiedot on tallennettava Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon asiakastietolainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Lastensuojelun asiakirjat Lastensuojelussa asiakirjalla tarkoitetaan dokumenttia, jonka on tehnyt lastensuojeluviranomainen tai muu ammattilainen. Myös viranomaiselle toimitettu asiakirja, esimerkiksi hakemus lastensuojelupalveluihin, määritellään asiakirjaksi. Lastensuojelun asiakirjoissa on lapseen liittyviä henkilötietoja sekä toimenpiteiden suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan kuuluvia olennaisia tietoja. Asiakirjan laatiminen tulee aloittaa heti, kun lastensuojeluasia tulee käsiteltäväksi.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetussa laissa (703/2023) asiakasasiakirja määritellään asiakirjaksi, joka on laadittu, vastaanotettu tai sisältää tietoja asiakkaan tarpeen arviointia, tarvittavien palvelujen järjestämistä, toteuttamista tai lääkkeen toimittamista varten.
Lait ja säädökset Lastensuojelulaki (417/2007) sisältää säännöksiä kirjaamisen sisällöstä lastensuojelussa. Laki velvoittaa kirjaamaan lapsen mielipiteen selvittämisen tavan ja pääasiallisen sisällön lasta koskeviin asiakasasiakirjoihin. Lastensuojelulaki säätelee rajoitustoimenpiteiden kirjaamista. Lain mukaan lastensuojelulaitoksen on kirjattava käyttämänsä rajoitustoimenpiteet. Kirjaamisen tulee sisältää kuvaus rajoitustoimenpiteestä, miten kyseinen rajoitus on toteutettu, minkälaisia rajoituksia on mahdollisesti käytetty samaan aikaan, mikä on ollut toimenpiteen peruste ja kesto sekä tieto henkilön nimestä, joka on päättänyt toimenpiteestä, käytännössä toteuttanut ja ollut läsnä. Laki edellyttää myös kirjaamaan, miten lasta on kuultu ennen rajoituksesta päättämistä tai sen toteuttamista sekä mikä oli lapsen mielipide asiasta. Eristämistä koskeviin asiakirjoihin on kirjattava eristämiseen johtanut tilanne, eristämisen toteuttamistapa sekä miten eristämisen jatkamisen perusteita on eristämisen aikana arvioitu. Asiakirjoihin on lisäksi kirjattava eristämisen lopettamiseen johtaneet perusteet.
Lastensuojelulaissa säädetään asiakassuunnitelmasta. Lastensuojelulain mukaan lastensuojelun asiakkaana olevalle lapselle on laadittava asiakassuunnitelma ellei siihen ole ilmeistä estettä. Asiakassuunnitelma laaditaan ja tarkastetaan yhteistyössä lapsen ja huoltajan kanssa. Tarvittaessa asiakassuunnitelman laadintaan ja tarkastamiseen osallistuu myös lapsen muu laillinen edustaja, vanhempi, muu lapsen hoidosta ja kasvatuksesta vastaava tai lapselle läheinen henkilö ja lapsen huoltoon keskeisesti osallistuvat taho. Asiakassuunnitelmaan tulee kirjata olosuhteet ja asiat, joihin pyritään vaikuttamaan, lapsen ja hänen perheensä tuen tarve, palvelut ja muut tukitoimet, joilla tuen tarpeeseen pyritään vastaamaan sekä arvioitu aika, jossa tavoitteet pyritään toteuttamaan. Asiakassuunnitelma tulee tarkastaa aina tarvittaessa ja ainakin vähintään kerran vuodessa. Huostaanotettua lasta koskevaan asiakassuunnitelmaan tulee kirjata sijaishuollon tarkoitus ja tavoitteet, erityisen tuen tarve ja avun järjestäminen lapselle, hänen vanhemmilleen, huoltajilleen tai muille lapsen kasvatuksesta vastaaville henkilöille. Suunnitelmaan tulee myös kirjata, miten lapsen terveydenhuolto, varhaiskasvatus, perusopetus ja muu opetus järjestetään. Lisäksi laki edellyttää kirjaamaan, miten lapsen yhteydenpito ja yhteistoiminta vanhempien tai muiden läheisten henkilöiden kanssa toteutetaan ja miten otetaan hänen etunsa mukaisella tavalla huomioon tavoite perheen jälleenyhdistämisestä. Huostaanotetun lapsen vanhemmille tulee laatia erillinen asiakassuunnitelma vanhemmuuden tukemiseksi, ellei sen laatiminen arvioida tarpeettomaksi. Lastensuojelulaissa velvoitetaan jälkihuollossa olevaa lasta tai nuorta koskevaan asiakassuunnitelmaan kirjaamaan jälkihuollon tarkoitus ja tavoitteet, erityisen tuen tarve ja avun järjestäminen lapselle tai nuorelle ja hänen vanhemmilleen, huoltajilleen tai muille hänen kasvatuksestaan vastaaville.
Sosiaalihuoltolaissa (1301/2014) säädetään palvelutarpeen arvioinnin sisällöstä ja asiakassuunnitelmasta. Lain mukaan palvelutarpeen arvioinnin tulee sisältää yhteenveto asiakkaan tilanteesta ja erityisen tuen tarpeesta, ammattihenkilön johtopäätös asiakkuuden edellytyksistä, asiakkaan näkemys palvelutarpeesta sekä asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilön arvio omatyöntekijän tarpeesta. Sosiaalihuoltolain mukaan palvelutarpeen arviointia on täydennettävä asiakkaalle laadittavalla asiakassuunnitelmalla tai muulla suunnitelmalla, jollei suunnitelman laatiminen ole ilmeisen tarpeetonta. Asiakassuunnitelmaan kirjataan asiakkaan ja työntekijän arviot tuen tarpeesta sekä tarvittavista palveluista ja toimenpiteistä. Lisäksi kirjataan asiakkaan ja työntekijän yhdessä asettamat tavoitteet sekä tiedot suunnitelman toteutumisen seurannasta, tavoitteiden saavuttamisen ja tarpeiden uudelleen arviointia koskevat tiedot.
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) säätää asiakkaan oikeudesta laadultaan hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun. Sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaaminen on keskeinen osa palvelujen toteutusta, sillä sen avulla varmistetaan tiedon saatavuus ja jatkuvuus eri ammattilaisten välillä. Asianmukainen kirjaaminen tukee asiakkaan tilanteen arviointia ja palvelujen suunnittelua.
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR) säätelee henkilötietojen käsittelyä Euroopan unionin jäsenvaltioissa. Lastensuojelussa käsitellään usein asetuksessa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveyttä ja sosiaalisia olosuhteita koskevia tietoja. GDPR:n mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee perustua lailliseen käsittelyperusteeseen, kuten lakisääteiseen velvoitteeseen. Lastensuojelussa käsittely perustuu tyypillisesti kansalliseen lainsäädäntöön. Asetus edellyttää myös tietojen minimoinnin ja täsmällisyyden periaatteiden noudattamista, jolloin rekisteriin kirjataan vain tarpeelliset ja ajantasaiset tiedot. Asetus turvaa rekisteröidyn oikeuksia, kuten oikeuden saada pääsy omiin tietoihinsa ja vaatia virheellisten tietojen oikaisua. Näitä oikeuksia voidaan tietyissä tilanteissa rajoittaa kansallisen lainsäädännön perusteella.
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) määrittää, miten asiakastietoja kirjataan, säilytetään ja käytetään. Se ohjaa myös tietoturvaa ja asiakastietojärjestelmiä. Lainsäädännön mukaan asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä asiakastietoja sisältäviä asiakirjoja tai sen kopioita tai tulosteita ei saa näyttää eikä luovuttaa sivullisille tai antaa sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. Asiakasasiakirjoissa tulee käyttää selkeää ja ymmärrettävää kieltä sekä niissä saa käyttää vain yleisesti tunnettuja ja hyväksyttyjä käsitteitä tai lyhenteitä. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä ja palvelun antamiseen osallistuvalla avustavalla henkilöllä on velvollisuus kirjata asiakasasiakirjoihin asiakkaan palvelun ja sen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi riittävät tiedot. Laki velvoittaa asiakastietojen kirjaamisen alkavan, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palvelutarpeesta tai on ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua.
Tietosuojalaki (1050/2018) vaikuttaa keskeisesti viranomaisten ja muiden rekisterinpitäjien kirjaamis- ja asiakirjahallintakäytäntöihin henkilötietojen käsittelyssä. Laki täydentää EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) kansallista soveltamista ja ohjaa sitä, miten henkilötietoja rekisteröidään, dokumentoidaan ja ylläpidetään osana tietojärjestelmiä ja hallinnollisia prosesseja. Tietosuojalainsäädännön mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla läpinäkyvää ja jäljitettävää. Tämä edellyttää, että rekisterinpitäjä ylläpitää riittävää dokumentaatiota henkilötietojen käsittelystä. Tarkoituksena on varmistaa, että henkilötietojen käsittely voidaan osoittaa lainmukaiseksi jälkikäteen. Kirjausten tulee olla selkeitä ja ajan tasalla, jotta valvontaviranomainen voi arvioida toiminnan lainmukaisuutta. Kirjaamisvaatimukset liittyvät myös viranomaisten toiminnan avoimuuteen. Samalla kun henkilötietojen käsittelyä dokumentoidaan, on huomioitava salassapitovelvoitteet, jotka perustuvat muuhun lainsäädäntöön, kuten Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tarkoituksena on edistää viranomaistoiminnan avoimuutta sekä turvata tiedonsaanti julkisista asiakirjoista. Lain mukaiset tiedonsaantioikeudet ja viranomaisten velvollisuudet mahdollistavat sen, että yksilöt ja yhteisöt voivat valvoa julkisen vallan ja julkisten varojen käyttöä. Lisäksi lain tavoitteena on turvata edellytykset mielipiteen vapaalle muodostamiselle sekä kansalaisten mahdollisuuksille vaikuttaa julkisen vallan käyttöön. Laki tukee myös yksilöiden ja yhteisöjen oikeutta valvoa omia oikeuksiaan ja etujaan. Laki sisältää säännöksiä viranomaisten asiakirjojen salassapidosta. Viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se on erikseen säädetty salassa pidettäväksi joko kyseisessä laissa tai muussa lainsäädännössä. Salassapito voi perustua myös viranomaisen tekemään päätökseen, mikäli siihen on lainmukainen peruste, tai siihen, että asiakirja sisältää tietoja, joita koskee laissa säädetty vaitiolovelvollisuus. Salassa pidettäviä asiakirjoja ei saa luovuttaa sivullisille eikä saattaa heidän nähtäväkseen tai käytettäväkseen. Kielto koskee myös asiakirjojen kopioita, tulosteita sekä niiden välittämistä teknisten käyttöyhteyksien tai muiden tiedonsiirtotapojen kautta.