La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, du fait des progrès techniques et des modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscaleDématérialisation de factures, dématérialisation fiscale sur guideinformatique.com.
Le média de la dématérialisation d'une facture est la facture électronique ou facture dématérialisée.
Fonctionnement Le processus de dématérialisation peut être décomposé en deux temps principaux, étant donné qu’une facture doit aussi bien être émise que réceptionnée. Le système traditionnel de facturation comporte par contre beaucoup plus d’étapes intermédiaires qui coûtent de l’argent, sont chronophages, comportent un risque (de fraude, ou d’erreur de saisie), et ne sont pas spécialement valorisantes pour les employés chargés de leur exécution.
Modèle traditionnel (papier) Partie « envoi » : Impression de la facture en deux exemplaires Mise sous pli Envoi Archivage de l’autre exemplaire. Partie « réception » : Ouverture du pli Saisie des données Traitement Archivage.
Le coût de ce système peut se calculer avec : le prix du papier, le coût de l’envoi, les employés en émission et réception, l’archivage. Selon une étude BVA ce prix est estimé à ( à la charge de l’acheteur, à la charge du vendeur).
Le bilan écologique porte sur la fabrication du papier (une des industries les plus polluantes), le transport de la facture (rejet de CO2), le stockage physique (requiert plus ou moins d’espace selon le nombre de factures).
Le bilan temporel se calcule sur le temps de mise sous pli et d’affranchissement, l’envoi, la réception, l’ouverture, la saisie ; ce bilan peut être évalué à une dizaine ou une quinzaine de jours.
Modèle intermédiaire Il est possible de recevoir ou d’émettre des factures dématérialisées sans pour autant que son partenaire commercial n’ait adopté la dématérialisation ; ceci limite l’efficacité du processus, mais se montre tout de même bénéfique en termes de temps, de coût et de productivité.
En émission : éditique Au lieu d'imprimer soi-même ses factures, l'entreprise les dématérialise pour les stocker électroniquement, et les confie à un tiers qui se chargera de les imprimer et de les envoyer au destinataire. Ainsi, l'émetteur économise sur le coût du stockage, et sur les frais liés à l'utilisation du papier. En effet, le tiers responsable du format papier canalise les impressions et envoie vers de nombreuses entreprises, et donc fait des économies d'échelle.
En réception : Scan-LAD Quand l'entreprise veut recevoir ses factures au format électronique mais que ses fournisseurs les envoient au format papier, un intermédiaire se charge de les numériser et d'extraire les données nécessaires à l'intégration automatique dans la comptabilité. L'archivage de la facture est toujours fait avec la version papier.
L'entreprise peut également choisir d'installer une solution de lecture automatique de document (LAD), aussi connu sous le nom de capture de factures , et gérer elle-même cette opération.
Modèle de dématérialisation fiscale Partie « envoi » : Contrôles légaux et signature électronique Archivage électronique Partie « réception » : Contrôles légaux et signature électronique Archivage électronique
, de gagner de 10 à 15 jours dans le traitement de ces factures, et cela . Le but est la .
La facture électronique en Europe Droit commun de l'Union européenne La facture électronique dans le droit communautaire est encadrée par une réglementation sous la forme d'une directive européenneDirective européenne 2001/115/CE de 2001, abrogée en 2006 et remplacée par la Directive 2006/112/CE du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée, en particulier le TITRE XI / Chapitre 3 / Section 5 "Factures papier et factures électroniques".. Cette directive européenne est transposée dans le droit national de chacun des états membres de l'Union européenne.
Une facture est dite dématérialisée lorsqu'elle répond à certains critères techniques et de sécurité (garanties d'authenticité, de non-répudiation, et d'intégrité). Elle est alors considérée strictement comme facture originale sur le plan comptable et fiscal.
La facture électronique en France En France, la législation fiscale prévoit deux formats d'échange de données informatisé (EDI) pour dématérialiser une factureLa facture électronique.
D'une part, l'article 289 bis du Code général des impôtsArticle 289 bis du CGI sur légifrance autorise un EDI « classique », structuré. Ce format permet, grâce à des champs prédéfinis dans le document, un traitement automatisé.
Article 289 bis du Code général des impôts : « les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieu de factures d'origine ».
D'autre part, l'article 289 V du Code général des impôtsArticle 289 du CGI sur légifrance permet d'émettre des factures électroniques dans des formats non structurés (Word ou PDF), plus accessibles et moins coûteux.
Article 289 V du Code général des impôts : « les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article ». Depuis 2013, l'authenticité peut être garantie par une piste d'audit fiable, une signature électronique qualifiée ou un EDI, et non plus uniquement par une signature électronique
Historique de la législation Si la dématérialisation de factures connaît un boom en ce moment, c'est que la législation et les technologies de l'information et de la communication ont permis de créer un environnement favorable au déploiement de nouvelles solutions efficaces. 1991 : débuts de la dématérialisation en France sous réserve d'un agrément de la Direction générale des impôts: seuls les formats structurés de facture électronique sont produits 1998 : facilitation de la mise en œuvre par la suppression de l'agrément (article 289bis); des tiers apparaissent dans le processus au moyen de plateformes web 2001 : Directive européenne 2001/115/CE harmonisant les mentions légales; introduction de la signature électronique et du format non structuré de type PDF 2003 : Article 242 nonies A du CGI : les 18 mentions légales
Dans la plupart des pays, la législation n'est pas la même. Pour que la plate-forme de dématérialisation soit utilisable de manière internationale, il faut donc avoir recours à des cabinets spécialisés en fiscalité internationale.
2012 : À partir du , l'État français devra être en mesure de recevoir les factures électronique dans le but de généraliser la facture électronique. Cette démarche s'inscrit dans la lignée des projets européens déjà entrepris, et pourrait représenter des milliards d'euros d'économies. Cependant, pour être réellement efficace, il faudrait que la mesure s'étende aux collectivités locales (ce qui n'est pas le cas) qui représentent la plus grosse part de factures actuellement. 2021 : L'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 pose les bases de la généralisation de la facturation électronique interentreprises (B2B). Elle prévoit la création d'un annuaire centralisé et l'intervention de Plateforme Agréées (PA) par la DGFiP, chargées de transmettre les factures entre entreprises et à l'administration fiscale.
2022 : Le décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022 précise le calendrier d'application et consacre le format Factur-X (PDF/A-3 embarquant un fichier XML structuré conforme à la norme européenne EN 16931) comme format de référence pour les échanges B2B. À date, Factur-X fait partie des trois formats autorisés (Factur-X, UBL et CII).
2026-2027 : Entrée en vigueur progressive selon la taille de l'entreprise. À compter du 1 septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émettre aux formats autorisés (Factur-X, UBL et CII) s'applique aux grandes entreprises dès cette date, et s'étend aux PME et TPE au 1 septembre 2027. Par ailleurs, un dispositif d'e-reporting impose la transmission de données agrégées sur les ventes aux particuliers (B2C) à compter de septembre 2027.
Mentions légales obligatoires En France, une facture électronique doit présenter les mentions suivantes : le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client ; le numéro individuel d'identification à la TVA attribué à l'assujetti et sous lequel il a effectué la livraison de biens ou la prestation de services ; les numéros d'identification à la TVA du vendeur et de l'acquéreur pour les livraisons intracommunautaires exonérées ; le numéro d'identification à la TVA du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur pour les prestations pour lesquelles le preneur est redevable de la taxe ; lorsque le redevable de la taxe est le représentant fiscal d'une personne non établie dans l'Union européenne, le numéro individuel d'identification attribué à ce représentant fiscal, ainsi que son nom complet et son adresse ; sa date d'émission ; un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ; pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ; tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ; la date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé un acompte, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu'elle est différente de la date d'émission de la facture ; le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement ; en cas d'exonération, la référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à la disposition correspondante de la directive 2006/112/ CE du Conseil du relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération ; lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la mention : « Autoliquidation » ; lorsque l'acquéreur ou le preneur émet la facture au nom et pour le compte de l'assujetti, la mention : « Autofacturation » ; lorsque l'assujetti applique le régime particulier des agences de voyages, la mention « Régime particulier - Agences de voyages » ; en cas d'application du régime prévu pour les ventes de biens d'occasion, d'œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité, la mention « Régime particulier - Biens d'occasion », « Régime particulier - Objets d'art » ou « Régime particulier - Objets de collection et d'antiquité » selon l'opération considérée ; les caractéristiques du moyen de transport neuf, pour l'application de l'exonération de TVA qui concerne les livraisons intracommunautaires d'un moyen de transport neuf ; de manière distincte, le prix d'adjudication du bien, les impôts, droits, prélèvements et taxes ainsi que les frais accessoires demandés par l'organisateur à l'acheteur du bien, pour les livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d'œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité effectuées par un organisateur de ventes aux enchères publiques agissant en son nom propre, soumises au régime de la marge bénéficiaire. Cette facture ne doit pas mentionner de taxe sur la valeur ajoutée.