En France, la communication d'archives est la mise à disposition d'un document à un tiers dans des procédures principalement encadrées par le Code du patrimoine et le code des relations entre le public et l’administration. Ces textes traitent essentiellement des archives publiques : il existe en effet très peu de règles concernant la communication des archives privées, qui dépend essentiellement du bon vouloir de leur propriétaire. Ils définissent toutefois de manière générale les archives comme n’importe quel ensemble de documents ou de données, sans restriction supplémentaire.
La règle générale est que les archives publiques sont communicables de plein droit et sans délais. Il existe cependant des exceptions limitant la communicabilité afin de protéger les intérêts et la sécurité de l’État ou de tiers. Ces exceptions se matérialisent principalement sous la forme de délais pendant lesquels l’information ne peut être librement consultée. Une procédure permet toutefois de demander exceptionnellement l’accès à un document avant l’expiration de ce délai en cas d’intérêt légitime. Des règles spécifiques encadrent également la reproduction et la diffusion des informations publiques, la possibilité de consulter un document n’accordant pas automatiquement ces deux autres droits.
La liberté d’accéder aux archives publiques a été introduite dans le droit français à la Révolution. D’abord absolu, ce droit a été fortement restreint au et dans la première moitié du . L’accès ne redevient plus facile qu’avec la loi sur les archives du . Depuis cette date, les évolutions législatives vont globalement vers davantage de transparence, et donc un accès plus large et une réutilisation facilité des archives. Néanmoins, un recul de ces droits apparaît dans le contexte sécuritaire du deuxième quart du , notamment avec la loi PATR qui ferme totalement l’accès aux archives du renseignement, première régression en matière de communicabilité d’archives en France depuis 1979.
Périmètre Nature des archives En France, la notion d’archives est définie par l’article L211-1 du Code du patrimoine :
Cette définition a la particularité d’être très englobante : presque tout est archive, non seulement les documents écrits, mais aussi les enregistrements sonores et visuels, les données, etc.. Plus loin, le Code du patrimoine pose le principe à l’article L211-5 que les archives privées sont tous les documents qui ne sont pas des archives publiques, ces dernières étant définies à l’article L211-4 comme :
De son côté, le Code des relations entre le public et l’administration introduit dans son article L300-2 la notion de document administratif :
Ces deux définitions, provenant de deux codes différents, ont plusieurs conséquences en matière de communicabilité, notamment pour les documents publics. En effet, si les dispositions du Code du patrimoine s’appliquent pour pratiquement tous les documents, celles du Code des relations entre le public et l’administration ne le sont que pour les documents administratifs. Cela exclut notamment les documents juridictionnels, par exemple ceux des tribunaux ainsi que l’état civil, de même que ceux des assemblées parlementaires.
En outre, la combinaison des définitions pose le principe que la nature publique ou privée d’un document n’est pas liée pas au statut de son producteur ou détenteur, mais à celui de l’activité dans le cadre de laquelle il est produit. Ainsi, les documents produits par un organisme privé assurant une mission de service public sont des documents publics dépendant du régime de communicabilité des archives publiques. En revanche, si le même organisme privé produit des documents sans lien avec sa mission de service public, ceux-ci sont des archives privées rattachées au régime de communicabilité correspondant.
Demandeurs Depuis 1979, les règles normales de communication s’appliquent à toute personne disposant de la nationalité française, quel que soit son lieu de résidence. Il existait auparavant des restrictions, l’accès aux documents d’une commune étant alors par exemple limité aux habitants et aux contribuables de celle-ci. Les étrangers disposent en grande partie des mêmes droits, mais sont visés par deux restrictions concernant tant les fonds privés que publics : il est interdit de leur communiquer, d’une part, des documents dont le contenu, quelle que soit sa nature, pourrait porter atteinte à la souveraineté, à la sécurité ou aux intérêts de la France et, d’autre part, de leur donner accès en dehors des canaux prévus par les traités internationaux à tout document qui pourrait constituer une preuve dans une procédure judiciaire étrangère.
Dans la plupart des cas, les élus ne disposent pas de privilèges d’accès supplémentaires par rapport au simple citoyen. La principale exception est qu’ils peuvent accéder aux documents relatifs à leur délégation et aux délibérations, y compris quand sont ceux-ci sont encore au stade préparatoire. De même, les agents publics ne disposent pas de droits particuliers en dehors du droit d’accès aux documents produits par leur service et nécessaires à l’accomplissement de leurs missions. En revanche, l’obligation de discrétion professionnelle, et dans certains cas de secret professionnel, leur interdit de révéler le contenu de documents non librement communicables et d’user de leurs fonctions pour consulter des documents non liés à l’exécution de leurs tâches.
Les personnes morales de droit privé peuvent effectuer des demandes au même titre que les personnes physiques. Dans l’immense majorité des cas, les règles de communication sont les mêmes que pour ces dernières. Les personnes de droit public disposent dans certains cas de facilité d’accès. Un établissement public local peut par exemple accéder aux documents nécessaires à l’accomplissement dans ses missions, même lorsqu’ils ne sont pas conservés par une commune membre.
Régime de communicabilité des archives publiques Cadre normal La règle générale de communicabilité est que les documents publics sont communicables de plein droit et sans délai. Toutefois, afin de protéger les secrets d’État ainsi que la sécurité et la vie privée des personnes, certaines catégories de documents se voient assigner un délai de communicabilité, c'est-à-dire une période pendant laquelle leur consultation n'est pas possible. Ces catégories ainsi que les délais qui y sont attachés sont codifiés par l'article L213-2 du Code du Patrimoine et ne sont donc pas à la libre appréciation de l'administration. Ainsi, les registres d'état civil des naissances et des mariages sont par exemple incommunicables pendant soixante-quinze ans à compter de leur date de clôture. Autre exemple, celui des documents relatifs à la construction et au fonctionnement des lieux de détention est de cinquante ans à compter de la date de fin d'affectation. Les documents relatifs à la fabrication ou à la localisation d’armes de destruction massive sont en outre frappés d'une interdiction de communication sans limitation de durée.
Outre les délais de communicabilité, trois situations peuvent entraîner un refus de communiquer des archives. En premier lieu, une demande peut être refusée si elle est considérée comme abusive. L’abus peut par exemple être constitué par l’imprécision de la demande, la quantité de documents demandés ou le caractère répétitif des demandes. Par ailleurs, les documents produits dans le cadre d’un contrat de prestation de service sont hors du régime de communicabilité. Enfin, seuls les documents achevés entrant dans le cadre du régime de communicabilité, les documents préparatoires ne sont pas communicables. De la même manière, l’administration n’a pas à produire un document spécialement pour répondre à une demande.
La communication des archives ne concerne pas que les seuls services d’archives, le document étant soumis au régime de communicabilité dès l’instant où il est produit. Par conséquent, tout service détenant un document communicable doit le communiquer à qui en fait la demande, qu’il en soit le producteur ou non.
Régime dérogatoire Dérogation particulière L’article L213-3 du Code du patrimoine introduit la possibilité d’effectuer une demande d'accès anticipé à un document qui n'est pas librement communicable, afin de pouvoir le consulter avant l’expiration de son délai de communicabilité. Cette procédure est aussi parfois appelé « demande de dérogation » ou « demande d’accès par dérogation ». Elle prévoit que le demandeur remplisse un formulaire dans lequel il liste les documents auxquels il souhaite avoir accès et motive sa demande. L’autorité dont émanent les documents émet un avis et si la demande a été effectuée dans un service d’archives, celui-ci émet également le sien. Cet avis est basé sur le contenu du document, par exemple sa sensibilité et son ancienneté, ainsi que sur des éléments de contexte comme le but de la recherche et l’importance du document pour celle-ci.
La demande et les avis sont ensuite transmis à l’administration des archives concernée. Selon le rattachement du service des archives où est faite la demande, il peut s’agit du Service interministériel des archives de France, du Service historique de la Défense ou du service des Archives diplomatiques. Celle-ci émet alors l’avis final et en informe le demandeur. Cette décision finale n’est pas totalement à son appréciation, la loi l’obligeant à rendre un avis défavorable si l’autorité dont émanent les documents en a fait de même. L’absence de réponse dans un délai de deux mois à compter de la demande vaut refus. En outre, l’autorisation de consultation n’implique pas l’autorisation de reproduction, qui doit être explicitement demandée et accordée, et est strictement personnelle. En revanche, elle est accordée sans limitation de durée.
Dérogation générale Alors que la dérogation particulière est prise à l’initiative du demandeur et le concerne personnellement, la dérogation générale est prise à l’initiative de l’administration et s’applique à tout le monde.
Voies de recours En cas de refus, le demandeur peut solliciter l’avis de la Commission d’accès aux documents administratifs, qui doit lui répondre dans un délai d’un mois. Si celle-ci émet un avis favorable, l’administration des archives peut revoir sa position. Il ne s’agit toutefois pas d’une obligation, les avis de la CADA étant non contraignants, et le refus peut être maintenu. Dans ce cas, les recours amiables étant épuisés, le demandeur peut déposer un recours contentieux devant le tribunal administratif.
Exceptions au régime de communicabilité Lorsque le service ayant produit un document le verse à un service d’archives, il conserve sur celui-ci un droit d'accès exclusif et peut ainsi en demander à tout moment la communication. Cette situation, qui échappe de fait au cadre usuel de la communicabilité, est appelée communication administrative. Les modalités de cette communication ne sont pas encadrées par la loi et les administrations ont toute liberté pour organiser celle-ci. Il est ainsi tout à fait possible dans ce cas de prêter le dossier au service demandeur, bien que cela rende sa consultation par d'autres usagers plus difficile et entraîne un risque de perte. Le service d'archives a néanmoins l'obligation de s'assurer que le demandeur est bien habilité à consulter le document demandé, en particulier pour les documents classés secrets ou très secrets.