En France, le bulletin de paie électronique (BPE) ou version numérique du bulletin de salaire papier, est un document légal qui répond à la généralisation des processus de dématérialisation des documents dans les entreprises.

Fonctionnement

Historique de la législation

Le bulletin de paie électronique a pu se généraliser, parce que la législation a permis de déployer de nouvelles solutions.

12 mai 2009 - Loi n° 2009-526 - Naissance du bulletin de paie électronique Le Code du Travail a été modifié par la LOI du 12 mai 2009 - art. 26 : simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures.

Article L3243-2

Article L3243-4

Depuis le , les employeurs, après accord des salariés, peuvent remettre des bulletins de paie électroniques. Les données devront être archivées pendant au moins cinq ans et leur intégrité garantie.

La loi dite de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures, promulguée au Journal Officiel le 2009, autorise les employeurs à dématérialiser cette procédure. Des conditions à la dématérialisation des fiches de paie doivent toutefois être respectées.

Ainsi, l'employeur devra conserver ces documents sous forme électronique, ou un double papier, pendant une durée d'au moins cinq ans. L'accord préalable du salarié est en outre nécessaire. L'employeur devra ainsi, grâce à une solution pérenne, garantir la conservation des données, mais aussi assurer l'intégrité des informations.

2016 - Projet de loi de la réforme du Code du travail Selon la loi El Khomri, promulguée le , jusqu’à la fin 2016, le bulletin de paie ne peut être remis au salarié sous forme électronique que si celui-ci a donné son accord. À partir du , la logique sera inversée : l’employeur est autorisé à remettre aux salariés un bulletin de paie électronique, sauf opposition de sa part (art L 3243-2 modifié du code du travail).

Pour ce faire, l’employeur devra adopter les précautions suffisantes pour s’assurer que la remise du bulletin de paie s’effectue dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données, leur disponibilité pendant une durée qui reste à fixer par décret, et leur confidentialité. Les bulletins seront accessibles sur la plate-forme de service en ligne du futur compte personnel d’activité (art L 3243-2 du code du travail renvoyant à l’article L 5151-6).

Pour la remise et pour la conservation de ces documents, il est prévu d'exiger de : pouvoir identifier (signature électronique) l’émetteur (l’entreprise) du bulletin de paye, afin d’éviter la fraude ; utiliser des formats lisibles et pérennes (PDF) ; ne pas l’envoyer par e-mail en pièce jointe, afin d’éviter tout risque lié à la sécurité (interception, modification, falsification etc.) ; tracer par un accusé de réception la bonne personne au bon moment.

Années 2020 Ce sujet est évoqué depuis le début des années 2000. Les salariés français vont l'adopter en majorité, notamment dans les années 2020. En 2025, ils reçoivent leur bulletin de paie au format numérique dans 63 % des cas contre 42 % en 2020, selon le Baromètre 2025 de la dématérialisation des documents RH de Digiposte - OpinionWay. La numérisation vise à une consultation simple et rapide ; une enquête d’ADP, cabinet spécialiste de la gestion de paie et des solutions RH, a indiqué en 2021 que 35 % des Français, selon leurs réponses, ne s’apercevraient pas d’une erreur éventuelle.

Le bulletin de paie électronique en Europe La France est considérée comme en retard dans la dématérialisation des bulletins de salaire comparé à d’autres pays européens. 

Les bénéfices attendus

L'entreprise peut réaliser jusqu'à 80 % d'économies sur les coûts d'édition des bulletins de paie (impression, mise sous pli, affranchissement, archivage).

L'environnement est préservé grâce à une baisse significative du nombre d'impressions.

Notes et références

Voir aussi

Articles connexes Bulletin de salaire Gestion de la paie Dématérialisation Dématérialisation de documents RH

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