A kiadás az a folyamat, melynek során az információ és az irodalmi szövegek elérhetővé válnak a nyilvánosság számára. Bizonyos esetekben a szerző saját maga kiadója is lehet, azaz a szerző a tartalom fejlesztőjével biztosítja a médiafelületet, a megjelenést és a tartalom szállítását is.
Hagyományosan a kifejezés olyan nyomtatott kiadványokra utal, mint a könyvek (könyvkereskedelem, ipar, piac) és az újságok. A digitális információs rendszerek és az internet megjelenésével a kiadás hatásköre is kiterjesztődik az elektronikus erőforrásokra, mint például a könyvek és folyóiratok elektronikus változataira, a mikrokiadásra, honlapokra, blogokra, videójátékokra és ehhez hasonló forrásokra.
A kiadás magában foglalja a fejlődés fázisait: az adatgyűjtést, másolat szerkesztését, grafikai tervezést, gyártást, nyomtatást (és annak elektronikus megfelelőit), marketinget, valamint az újságok, magazinok, könyvek, irodalmi és zenei művek terjesztését, a papíralapú kiadásokon túl szoftvereket, valamint az elektronikus médiát is.
A kiadás folyamata A magazinok és könyvek kiadói sok időt töltenek a másolatok megvásárlásával (vagy/ill.) megrendelésével. A napilapok kiadói ezzel szemben általában a saját csapatukat bízzák meg a másolatok előállításában, bár előfordulhat, hogy szabadúszó újságírókat bérelnek fel. Egy kisebb szerkesztőségnél lehetséges a teljes hivatalos anyagokra való támaszkodás, de ahogy növekszik a tevékenységi kör, úgy kell bővíteniük az írók körét is.
Azok a munkák, amelyek a kiadótól függetlenül íródnak, gyakran egy kérvénnyel vagy közvetlen javaslattal érkeznek az íróktól az ügynökök/ kiadók irányába. A kiadónak küldött beadványokat kéretlen beadványokként tartják számon, ezek nagy része még nem publikált szerzőktől érkezik. Ha a kiadó elfogadja a kiadatlan kéziratot, azt az összes hasonló szerzeménnyel egy rakásba teszik (slush pile), amit lektorok olvasnak át, hogy kiszűrjék ama kéziratokat, amelyek megfelelő minőségűek vagy elegendő bevételi lehetőséget hordoznak magukban. Ezeket a beszerzési szerkesztő bírálja el, majd választásaikat a szerkesztői csapathoz küldik el. Ezen időfolyamat résztvevőinek létszáma a kiadó cég nagyságától függ, nagyobb cégeknél több értékelési rosta van a kéretlen beadványok és a kiadás között. A kéretlen anyagok alacsony elfogadási rátával rendelkeznek, egyes becslések szerint a kiadók hármat választanak ki minden 10.000 beérkezett kéretlen kéziratból.
Sok könyvkiadó csak szerkesztőségi kezdeményezésre indítja el a kiadói folyamatokat, vagyis beadványt csak irodalmi ügynökön keresztül fogadnak el, így az írók támogatását és értékelését kitevő terhek az irodalmi ügynökökre hárulnak, nem pedig a kiadókra. Eme cégeknél a kéretlen kéziratokat kidobják, ill. abban az esetben, ha a szerző előre kifizette a postaköltséget, a kéziratokat általában visszaküldik a kiadók.
A már elismert szerzőknek általában ügynökeik intézik a kiadókkal való kapcsolattartást és tárgyalásokat, ezért a szolgáltatásért az ügynökök bizonyos mértékű százalékot kapnak a szerző jövedelméből (körülbelül 10-15% között).
Vannak szerzők, akik nem a bejáratott útvonalon keresztül publikálnak. Ilyenek általában azok a bloggerek, akiknek népes olvasótáboruk van az interneten, és ezáltal megéri kinyomtatni a szerző website-ját alapul vevő könyvet. Eme kategóriába tartoznak még az internetes mémek által létrejött könyvek, visszavonult sportolók életrajzai, 15 perces hírnévre vágyó celebritások szerzeményei, de igazából bárkinek jelenhet meg könyve, ha a kiadó lát bennük eladhatóságot. Az ilyen művekre általában a kiadó szellemírókat alkalmaz.
Ahhoz, hogy egy beadott kézirat megjelenhessen, egy szerkesztő vagy a kiadó apparátusának valamely tagja támogatását kell élveznie, akik képesek meggyőzni a kiadó többi tagját is. Az a szerkesztő, aki egy olyan művet fedez fel vagy támogat, mely később bestseller lesz, a saját maga hírnevét is növeli.
Elfogadás és egyeztetés Miután az anyagot elfogadták, a commissioning editorral meghatározzák a szerzői jogokat és megegyeznek a szerzői jogdíj mértékében.
A hagyományosan nyomtatott anyagoknál a szerző általában kizárólagosan adja el a területi szellemi tulajdonhoz fűződő jogokat, amelyek megfelelnek azon országok listájának, ahol a terjesztés javasolt (vagyis a jogok megfelelnek az ország jogi rendszerének, melyek alapján a szerzői jogokat érvényesíteni lehet). Könyvek esetében a szerzőnek és a kiadónak meg kell egyeznie a kiadvány tervezett formátumában: tömegpiacra szánt puhafedelű könyv (mass market paperback), keménykötésű borító (hardback) és TPB (trade paperback) a legelterjedtebbek.
Elektronikus formátum használatánál a helyzet valamivel komplexebb. Ha a terjesztés CD-ROM-on történik vagy egyéb más elektronikus hordozón, akkor a helyzet ugyanaz, mint a papírformátumnál, és a nemzetközi szerzői jog ugyanúgy alkalmazható. Azonban az internetes letöltéseknél hozzáférhetővé válnak anyagok fizikai hordozó nélkül is, melyek problémákat okozhat a nemzetközi határvonalakon belül. Ennek kiküszöbölésére született meg a fordítás utáni jogdíj, ami erősebbnek bizonyul ilyen esetekben a nemzeti jogoknál. Ilymódon az egész Európai Unión területén belül az internet-hozzáférés viszonylag nyitott, mert a törvények tiltják a nemzetek közötti diszkriminációt, bár a publikáció maga, például Franciaországban leszabályozhatja a célpiacot azokra, akik franciául olvasnak.
Miután megállapodnak a kiadvány hatásköréről és formátumáról, a felek megállapodhatnak a szerzői jogdíjakban, a bruttó kiskereskedelmi árban, amit a szerzőnek fizetnek, valamint az előlegben. Ez a feladat a kiadó számára azért nehéz, mert fel kell becsülnie a potenciális értékesítési piacok lehetőségeit, illetve egyensúlyba kell hoznia a tervezett árbevételt a termelési költségekkel szemben. A jogdíjak általában 10-12% között oszlanak meg az ajánlott kiskereskedelmi árból, az előleg pedig általában az 1/3-a az első kiadásnak a teljes jogdíjakból számítva (Magyarországon ez ritkán van így).
Előkészítési fázisok Bár külön fázisonként vannak felsorolva, mégis egyidejűleg, egymással párhuzamosan történnek eme folyamatok. Ahogy a szöveg szerkesztése halad, úgy a borító és a kezdeti „layout”, valamint a könyv marketingje és eladásának megtervezése is megkezdődik.
Szerkesztői fázis Ha megszületett a döntés, hogy megjelentessenek egy munkát, és a jogi kérdések is megoldódtak, a szerzőt meg lehet kérni, hogy apróbb változtatásokkal, esetleg egyes részek átírásával javítson a munka minőségén. Ezután a csapat megszerkeszti a művet. A szerkesztők gyakran javítanak vagy választanak más címeket, főcímeket. Továbbá a szerkesztés magába foglalja a szerkezeti változtatásokat, illetve további információkat is kérhet a szerkesztő. Néhány kiadó „tényellenőrzőket” („fact checkers”) is foglalkoztat a nem fikciós művekre való tekintettel.
Design Miután megállapodtak a végleges szövegben, a következő lépés a könyv megjelenésének (design) elkészítése. Ez magába foglalja a művészeti munkák megrendelését és az elrendezés (layout) jóváhagyását. Az anyag nyomdai előkészítése magába foglalja a tipográfia, a papírminőség, a kötési eljárás, a csomagolás kiválasztását, a külső borító megtervezését és a korrektúrát. A kiadvány fajtája meghatározza a tervezési munka idejét. Az átlagos fikciós művek esetében a design kimerül a borítóban és a tipográfiában. Az illusztrációkat vagy képeket tartalmazó könyvek esetén a design sokkal nagyobb szerepet játszik abból a szempontból, hogyan fog kinézni az oldal, hogyan kezdődnek és végződnek a fejezetek, milyenek a színek, a tipográfia, a borító, valamint a mellékelt poszterek, katalógusképek és egyéb értékesítési anyagok. A legtöbb tervezési munka a nem fikciós illusztrált könyvek esetén szükséges, hiszen a képek és illusztrációk, tipográfia, feliratok széleskörű alkalmazását, valamint elmélyülést és az olvasási élményre való nagy odafigyelést igényel. Ma már a tipográfia, az oldal-layout, a negatívok elkészítése, valamint a nyomtatás mind számítógépen történik. A számítógépek használata a nyomdai előkészítésben a 20. század utolsó húsz évében alakult ki. Ha a mű elektronikus terjesztésű, a végleges fájlt a feldolgozó apparátus operációs rendszerének és a hardverének megfelelő formátumban kell elmenteni, ezek PDF fájlok is lehetnek.
Értékesítési és marketing fázis Az értékesítési és marketingfázis szorosan összefügg a szerkesztői fázissal. Amint a borítók és a fejezetek elkészülnek, az értékesítési ügynökök elkezdenek tárgyalni a könyvről ügyfeleikkel, hogy idejekorán felkeltsék figyelmüket. A kiadók gyakran készítenek tájékoztatókat, melyet kiküldenek ügyfeleiknek, vagy tengerentúli kiadóknak, hogy felmérjék a lehetséges eladásokat. Amint a korai érdeklődést felmérték, ez az információ visszajut a szerkesztői fázishoz, és hatással lehet a könyv formájára és eladási stratégiájára. Például ha nagy az érdeklődés a kiadók részéről, közös kiadásban együttműködve megoszthatják a nyomdai költségeket a nagy példányszám miatt, ezáltal csökkentve a könyvek darabonkénti árát. Fordított esetben, ha gyengék a kezdeti visszajelzések, a nyomtatott példányszámot és a marketing-költségvetést csökkenteni lehet, vagy bizonyos esetben a könyv megjelenésétől is el lehet állni.
Nyomtatás Mikor befejeződött a szerkesztés és a design (képszerkesztés, tipográfiai és borítótervezés stb.), akkor kezdődik a nyomtatási fázis. Az első lépés a próbanyomat készítése, melyet elküldenek ellenőrzésre és véglegesítésre a kiadóhoz. Ez a próbanyomat pontosan megmutatja a könyv végleges kinézetét, és ez az utolsó lehetőség a kiadó számára, hogy bármilyen hibát kijavítsanak. Néhány nyomda elektronikus próbanyomatot használ a nyomtatott helyett. Amint a kiadó elfogadta, megkezdődik a nyomtatás, a kiadandó mű sokszorosítása. Új nyomdai eljárás az igény szerinti nyomtatás (print-on-demand). A könyvet a bevett módon írják és szerkesztik, ám addig nem nyomtatnak belőle, míg a kiadó megrendelést nem kap. Ez az eljárás alacsony raktározási költségeket biztosít, valamint csökkenti a valószínűségét annak, hogy több könyvet nyomtassanak, mint amennyit eladnak.
Forgalmazás A kiadás utolsó lépése, hogy a terméket elérhetővé tegyék a nyilvánosság számára, leggyakrabban eladásra kínálva. Az előző évszázadokban gyakran a szerző egy személyben volt szerkesztő, nyomdász, könyvárus, ám eme funkciók napjainkra különváltak. Ha egy könyvet, újságot vagy bármilyen kiadványt kinyomtatnak, a kiadó számos csatornát használhat a forgalmazásra. A könyveket leggyakrabban a könyvkereskedésben, vagy más kiskereskedelmi formában adják el. Újságokat és magazinokat gyakran a kiadótónál előfizetve lehet megvásárolni, vagy akár postán, illetve az újságkihordóknál, újságosstandoknál, régebben utcai mozgóárusoknál (rikkancs). Folyóiratokat az újságárusoknál is lehet vásárolni. A könyviparban a végleges könyv néhány példányát a kiadóhoz szállítják, hogy bemutatópéldányként segítse az eladásokat, vagy hogy megjelenés előtti értékelésre küldjék. A próbanyomat elfogadása és a könyvek raktárba érkezése között hónapok telhetnek el. A mozimegjelenéshez kötött könyvek (különösen a gyerekfilmek) esetében a kiadók akár már két hónappal a bemutató előtt az üzletekbe szállíthatják a könyvet, hogy ezáltal is érdeklődést keltsenek a film iránt.
A kiadás mint üzlet A kiadás egy üzleti folyamat, melynél szükség van előkészületekre és gyártásra. Fontos, hogy egy könyv forgalmazási költségei ne haladják meg a könyv bevételeit. A kiadó általában ellenőrzi a reklám és marketing feladatokat, de gyakori, hogy szerződést kötnek más marketingre szakosodott ügynökségekkel. Számos vállalatnál a szerkesztés, a korrektúrázás, a „layout” és a design más szabadúszók által jön létre. A saját, eladásért felelős alkalmazottak helyébe olykor olyan cégek kerülnek, akik eleve könyvesbolti eladásra szakosodtak. Ez a tendencia egyre növekszik a kiskereskedők körében és a szupermarketek centralizációja erősödik.