Il team management, o gestione di squadra, è l'attività di coordinamento delle azioni di un gruppo di persone, finalizzata allo svolgimento di specifici compiti e al raggiungimento di obiettivi prefissati.
Nel team management, il ruolo centrale è ricoperto dal team manager o team leader, le cui responsabilità vanno oltre quelle tipicamente assegnate a un “capo squadra”, figura con un ruolo prevalentemente operativo. Infatti, il team leader occupa una posizione lavorativa di livello superiore, con funzioni più ampie di gestione e coordinamento del gruppo.
La gestione del team comprende diverse responsabilità e richiede un ampio insieme di competenze: organizzazione del lavoro di squadra, comunicazione efficace, definizione degli obiettivi, valutazione dei risultati ottenuti e delle prestazioni del gruppo, nonché l'identificazione tempestiva dei problemi e la prevenzione e risoluzione dei conflitti all'interno del team.
Un leader efficace deve saper ispirare e motivare i membri del team, valorizzandone il potenziale e guidandoli verso il raggiungimento di obiettivi comuni. Il team manager ha il compito di fornire una direzione chiara, assegnare responsabilità in modo efficiente e promuovere la collaborazione all’interno del gruppo, creando un ambiente di lavoro positivo che favorisca sia lo sviluppo delle competenze individuali sia il raggiungimento di elevate prestazioni.
Esistono diversi metodi e stili di leadership che un team manager può adottare per costruire un team efficace e incrementarne la produttività.
Elementi di una squadra efficace e di successo
Secondo Patrick Lencioni, autore del libro The Four Traits of Healthy Teams, i quattro ingredienti fondamentali per guidare una squadra di successo sono: una leadership coesa, una comunicazione efficace, obiettivi condivisi e ruoli e responsabilità chiaramente definiti.
Leadership coesa
In qualsiasi team risulta vitale la coesione tra il leader, i manager soprastanti e il personale operativo. A livello superiore, una leadership coesa significa che i vari team leader riescono ad agire insieme come una sola unità e a prendere decisioni come un gruppo, non come singoli team. Ciò garantisce che i team procedano in un'unica direzione, evitando movimenti non coordinati. Una leadership coesa richiede ai team leader di possedere forti capacità comunicative e ai manager di saper coordinare efficacemente le attività dei vari team leader.
Comunicazione efficace
Deve esistere un canale di comunicazione efficace sia dall’alto verso il basso della catena di comando, sia in senso inverso. Un canale di comunicazione efficiente consente di trasferire i messaggi in modo accurato e tempestivo al destinatario previsto, accelerando così i processi decisionali e le operazioni del team. Inoltre, una comunicazione efficace aumenta la flessibilità dell’organizzazione, rendendola meno vulnerabile ai cambiamenti dell’ambiente esterno. Questo avviene perché un processo decisionale più rapido offre all’organizzazione un periodo di tempo maggiore per adattarsi ai cambiamenti e per impostare ed eseguire piani di emergenza.IESE Business School. 2011. Patrick Lencioni: The Four Traits of Healthy Teams. [Online]. [Accessed 15 October 2014]. Available from: https://www.youtube.com/watch?v=1KxJop0A0vA
Obiettivi comuni
Quando i membri di un team si incontrano per la prima volta, possono avere idee diverse; tuttavia, la chiave per creare un team di successo è l’allineamento degli obiettivi comuni. È fondamentale che il team leader definisca un obiettivo condiviso che l’intera squadra sia disposta a perseguire. In questo modo, tutti i membri si impegneranno attivamente per raggiungerlo. In assenza di un obiettivo comune, i membri che non attribuiscono importanza a uno degli obiettivi rischiano di sentirsi poco motivati a dedicare il proprio massimo sforzo, compromettendo così il successo del progetto. Inoltre, alcuni potrebbero rivolgere la propria attenzione ad altri compiti, a causa della mancanza di interesse o rilevanza rispetto all’obiettivo stabilito.Abudi, G. 2011. 5 Elements of Successful Project Teams. [Online]. [Accessed 15 October 2014]. Available from: http://quickbase.intuit.com/blog/2011/08/05/5-elements-of-successful-project-teams/
Ruoli e responsabilità definiti del team
I ruoli mal definiti rappresentano spesso il principale ostacolo al successo di una squadra.Traxia Partners, Inc. Discovering Your Team Leadership Style. [Online]. [Accessed 15 October 2014]. Available from:http://www.triaxiapartners.com/corp/team/learning-solutions/discovering-your-team-leadership-style Quando i membri del team non hanno chiarezza riguardo al proprio ruolo, il loro contributo complessivo risulta limitato. Per questo motivo, è responsabilità del leader definire con precisione i ruoli e le responsabilità di ciascun individuo all’interno del gruppo, garantendo che il team operi come un’unità coesa e integrata.
In una squadra di successo, un Team Leader inizia valutando la missione del gruppo per comprendere ciò che è necessario per portare a termine il compito. Successivamente, generalmente attraverso incontri con i vari membri del team, identifica i punti di forza e di debolezza di ciascuno e assegna i ruoli di conseguenza. Infine, si assicura che tutti i membri conoscano chiaramente le rispettive responsabilità, al fine di evitare confusioni e favorire un canale di comunicazione efficace.Human Resource Development Quarterly. 2008. Defining Team Roles and Responsibilities. [Instructor Guide]. Pennsylvania: Human Resource Development Quarterly.
Metodi di gestione del team
"Comando e controllo"
Il metodo "Command and Control" è il più datato, ma rimane ancora oggi tra i più utilizzati nelle organizzazioni. Questo modello si ispira al concetto di gestione militare di un gruppo di persone ed è stato comunemente associato alle aziende del settore privato nel XX secolo, sebbene fosse impiegato anche nel settore pubblico. . In questo metodo, il responsabile del coordinamento del gruppo (manager, caposquadra, ecc.) gestisce essenzialmente due ambiti di intervento. Il primo è il comando, che consiste nell’imporre obblighi o divieti verso i sottoposti, legittimati dall’autorità conferita al responsabile a qualsiasi titolo. Il secondo è il controllo, che riguarda il monitoraggio delle attività svolte dalle persone soggette al comando, al fine di assicurare l’effettivo rispetto delle direttive impartite. Tale monitoraggio può avvalersi anche di metodi coercitivi.
Questo metodo di gestione delle persone presenta diversi inconvenienti ed è stato oggetto di critiche negli ultimi anni, tanto che alcuni autori ne suggeriscono l’abbandono, considerandolo uno stereotipo da cui i nuovi manager devono liberarsi. Infatti, l’aspettativa di detenere autorità sui propri sottoposti spesso non corrisponde alla realtà: per guidare efficacemente un gruppo, la caratteristica fondamentale è l’autorevolezza. Quest’ultima si costruisce dimostrando credibilità sia verso i subordinati, sia verso i pari livello e i superiori, ottenendo il loro rispetto e generando una rete di relazioni solide basate sull’interdipendenza reciproca. Questo processo si rivela più efficace nel raggiungimento degli obiettivi rispetto al semplice impartire direttive da rispettare alla lettera.Un ulteriore aspetto da considerare è che le persone tendono a mal digerire il controllo diretto di una figura autoritaria e, anche quando ottengono obbedienza, il risultato è spesso un gruppo di sottoposti che eseguono passivamente senza mostrare proattività o impegno. La motivazione, quindi, dovrebbe essere privilegiata rispetto all’obbedienza per massimizzare i risultati. Infine, nelle organizzazioni moderne i ruoli sono spesso specializzati, per cui i manager dovrebbero valorizzare l’esperienza dei dipendenti. Inoltre, nelle grandi organizzazioni, i manager non hanno il tempo di fornire istruzioni e monitorare continuamente tutti i dipendenti, poiché ciò comprometterebbe la loro capacità di concentrarsi sulle responsabilità principali.
Le priorità per i leader che intendono superare la metodologia del "Command and Control" consistono nell’ispirare i propri collaboratori, fornendo loro un senso di scopo nelle attività svolte e coinvolgendoli attraverso la spiegazione delle ragioni che motivano i compiti assegnati. In questo modo, i membri del team sono in grado di agire in modo proattivo e di adattarsi efficacemente ai cambiamenti del mercato o dell’ambiente competitivo. Inoltre, i manager dovrebbero mostrarsi autentici, promuovendo trasparenza e fiducia all’interno del gruppo.
Tuttavia, è importante sottolineare che il recente spostamento del consenso verso modelli di leadership partecipativi è stato a sua volta oggetto di critiche da parte di alcuni esperti, i quali sostengono che il metodo "Command and Control" rimanga preferibile in determinate situazioni. Ad esempio, il modello Vroom-Yetton-Jago propone un albero decisionale che, in alcuni casi, indica il modello "Autocratico" come la scelta ottimale per il processo decisionale.
"Coinvolgi e crea"
A causa delle limitazioni e dell’inefficacia del metodo "Command and Control", i manager hanno sviluppato una strategia gestionale alternativa nota come "Engage and Create". In questo approccio, i membri del team sono incoraggiati a partecipare attivamente alle discussioni e a contribuire con le proprie idee. Inoltre, viene promosso lo scambio e l’interazione tra i membri per creare un più forte senso di lavoro di squadra e unità. Questo processo favorisce una maggiore produttività e responsabilizzazione individuale, guidando così il team verso il successo.Plotczyk, P.; Murphy, S. Command and Control is OUT! Create and Engage is IN! [Online]. [Accessed 15 October 2014]. Available from:http://www.wsa-intl.com/278-this-month-s-articles/command--control-is-out-engage-create-is-in/
"Econ 101"
Nel metodo di gestione del team noto come "Econ 101", il leader presuppone che tutti i membri siano motivati principalmente da ricompense monetarie, e che il modo più efficace per gestire il team sia fornire premi finanziari. Questo approccio utilizza incentivi materiali in sostituzione della motivazione intrinseca per guidare i membri del gruppo. Tale metodo richiama la teoria di Taylor sulla gestione scientifica, secondo cui la principale forma di motivazione per i dipendenti è il denaro.Riley, J. 2012. Motivation Theory - Taylor.[Online]. [Accessed 15 October 2014]. Available from:http://www.tutor2u.net/business/people/motivation_theory_taylor.asp Hoang, P. 2011. International Baccalaureate Business and Management. Edition 2. IBID Press. Il principale svantaggio di questo metodo è che ignora altre forme di motivazione, quali la soddisfazione personale e l’ambizione. Inoltre, l’uso esclusivo di ricompense e punizioni come strumenti di gestione può portare a demotivazione, poiché i membri del team sono spinti da fattori diversi e non esiste un unico modo per soddisfare tutti. L’effetto negativo è ulteriormente accentuato dall’impiego delle punizioni, che possono generare demoralizzazione e perdita di fiducia.Spolsky, J. 2006. Three Management Methods (Introduction).[Online]. [Accessed 15 October 2014]. Available from: http://www.joelonsoftware.com/items/2006/08/07.html
Problemi nella gestione del team