Un documento di trasmissione (nota anche come trasmittal) è una sorta di "bolla di accompagnamento" per un documento o raccolta di documenti trasferiti da una azienda a un'altra. La trasmissione potrebbe essere solo la prima pagina di un ampio documento. Ma più spesso si tratta di un documento separato che contiene i dettagli e le informazioni dei documenti inviati. La trasmissione contiene anche dettagli specifici (relativi all'azienda o al progetto) per aiutare l'ulteriore elaborazione dei documenti per il destinatario.
Contenuto Il contenuto del documento di trasmissione dipende dalla situazione. Alcuni contenuti tipici in una trasmissione possono essere:
Data di invio. Nome e dettagli del mittente/azienda e destinatario/azienda. Nome del progetto, codice di identificazione e altri riferimenti al progetto. Motivo/i per l'invio. Scadenza e/o descrizione delle azioni da intraprendere da parte del destinatario. Altri dettagli sullo stato. Elenco dei file inviati: nome del file, dimensione, tipo, numero di revisione e altri metadati pertinenti. Limitazioni, misure di sicurezza o altre dipendenze della trasmissione del documento.
Modalità di trasmissione I documenti di trasmissione sono utilizzati nelle società di ingegneria e costruzione come strumento necessario nei progetti in cui è coinvolto un gran numero di documenti. Diversi sistemi di gestione dei documenti hanno funzioni per la generazione di documenti di trasmissione insieme a pacchetti di documenti per il trasferimento. La trasmissione può avvenire per via: Cartacea: come ad esempio nel caso del formato carta; Telematica: come ad esempio in un formato di file.
Voci correlate Documento digitale Document management system Informazione
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