A arquivística ou arquivologiaVocabulário Eletrônico da Academia Brasileira de Letras. Acesso em 09/01/2011.Dicionário Priberam da Língua Portuguesa. Acesso em 09/01/2011. é uma ciência que estuda as funções do arquivo, e também os princípios e técnicas a serem observados durante a atuação de um arquivista sobre os arquivos.
A arquivística se relaciona com a ciência da informação.
História thumb|alt=Capa dos mais antigos manuais arquivísticos de que se tem conhecimento: "Von der Registratur" (Jacob von Rammingen, 1571) e "De Archivis" (Baldassare Bonifacio, 1632)|Capa dos mais antigos manuais arquivísticos de que se tem conhecimento: "Von der Registratur" (Jacob von Rammingen, 1571) e "De Archivis" (Baldassare Bonifacio, 1632)
A origem da arquivística não é conhecida. No entanto, as duas primeiras obras sobre o assunto, de que se tem conhecimento, foram dois manuais de autoria do nobre alemão Jacob von Ramingen. Esses antecessores da ciência arquivística foram impressos em 1571, sob o título "Von der Registratur" ("O Registrador"), e provavelmente foram escritos durante a primeira metade do século XVI, por isto Ramingen pode ser considerado o "pai" (antecessor) desta disciplina, e seus manuais podem ser considerados os responsáveis pelo surgimento de uma tradição arquivística que continuou a existir na Alemanha durante pelo menos mais dois séculos. Em 2010, os manuais de Ramingen foram traduzidos do alemão para o inglês por JBLD Strömberg. RAMINGEN, Jacob von. Von der Registratur. 2 ed. 2010. Stockholm: JBLD Strömberg. 188 págs. Departamento LIBRIS da Biblioteca Nacional da Suécia. Acesso em 14 de janeiro de 2011. RAMINGEN, Jacob von. Von der Registratur. 2 ed. 2010. Stockholm: JBLD Strömberg. 188 págs. Biblioteca Nacional de Portugal. Acesso em 21 de março de 2013. Apresentação do livro
Conceitos fundamentais Arquivologia ou Arquivística Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a arquivologia gere a informação que tem determinada capacidade de tornar-se evidência ou prova de que algum evento ocorreu. Também a este campo do conhecimento cabe estudar a informação ligada a processos de trabalho. Ainda hoje há aqueles que confundem as funções e práticas de bibliotecas, museus e arquivos, visto que essas três instituições se ocupam da guarda, conservação e processamento de documentos para uso futuro ou corrente. No entanto, a natureza do documento e a finalidade de cada instituição difere e caracteriza cada uma delas, distintamente. Essas três entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser chamadas de órgãos de documentação.
Arquivo
O termo arquivo pode se referir tanto a um conjunto de documentos quanto à instituição que o armazena.
Documento
Unidade de registro de informações (ideias e fatos), qualquer que seja o suporte ou formato utilizado. É suscetível de consultas, pesquisas ou estudos, e também pode ser utilizado como evidência ou prova, neste caso servindo para, respectivamente, evidenciar ou comprovar a ocorrência ou existência de fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem, em uma determinada época ou lugar.
Acervo
É o conjunto dos documentos que tratam de determinado assunto ou elucidam certos fatos, servindo para evidenciá-los ou comprová-los. Alternativamente, também pode se referir à disciplina que trata das atividades de manipulação das informações contidas nos documentos, para posteriormente disponibilizá-las aos usuários.
Formato É a união de todas as características de um documento: suas características físicas, as técnicas de registro que foram utilizadas nele, a estrutura da informação nele registrada, e seu conteúdo informativo.
Fundo Nome dado ao conjunto de documentos que possuem todos a mesma proveniência. O mesmo que arquivo.
Suporte É o material no qual as informações são registradas.
Plano de classificação documental O objetivo primordial de uma eficaz estruturação dos arquivos consiste na criação de condições para a recuperação da informação de forma rápida, segura e eficaz. Por esta razão, no início de funcionamento de um arquivo deve-se estabelecer o plano de classificação documental ou plano do arquivo, que consiste em:
Elaboração de fórmulas e padrões homogêneos para o registro dos atos administrativo independentemente do suporte. Atribuição de códigos de classificação. Definição da temporalidade dos documentos. Padronização da tipologia documental. Garantia de acesso aos administradores e ao usuário do serviço público.
Para iniciar o objetivo de garantir agilidade no acesso às informações e a meta de aumentar a transparência e a qualidade no serviço público, é necessário priorizar a aplicação de instrumentos arquivísticos fundamentados em princípios de classificação que recuperem o contexto no qual os documentos foram produzidos, recebidos e acumulados, associados à avaliação documental, controle e acompanhamento da produção, tramitação, arquivamento e destinação final de documentos.Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística . Acesso em 28/04/2012.Acesso em 28/04/2012
Preservação, conservação e restauração de documentos A Conservação tem por objetivo a adoção de um plano para a desaceleração do processo de degradação. É importante diferenciá-la da Restauração e da Preservação; a primeira trata das medidas que visam a estabilizar os danos através da recuperação dos documentos deteriorados; já a Preservação tem uma dimensão mais abrangente, já que conjugam iniciativas administrativas, políticas e sociais de proteção das possíveis deteriorações que comprometem a inteireza e a existência dos documentos e, consequentemente, das informações neles contidas, muitas vezes portadoras da história e da memória de um indivíduo, de uma instituição, localidade, comunidade, país, etc.
As instituições que serão aqui abordadas – arquivos, bibliotecas e museus – necessitam de planejamento para que os materiais ali presentes possam ser preservados. As práticas de conservação, restauração e preservação, na arquivística, corresponde com as atividades finalísticas da instituição, mas são importantes para que suas informações se mantenham íntegras. É importante salientar que tais organizações, atualmente, têm a mesma função, que é disponibilizar os documentos e informações sob sua guarda; elas possuem um mesmo passado, pois durante algum tempo as definições sobre arquivo, biblioteca e museu coadunavam, já que a finalidade, a forma física dos documentos e os objetivos eram os mesmos. O que há de distinção entre elas é que os arquivos atendem a ordenação documental de uma pessoa física ou jurídica; a biblioteca mantém seus livros impressos para a consulta do público; e o museu disponibiliza peças e objetos para a apreciação do público.
Com isso, para que se mantenha a memória social contida nos materiais que se encontram nesses estabelecimentos é fundamental que iniciativas que interfiram diretamente no processo de deterioração sejam colocadas em prática, pois desta forma as informações contidas nos suportes serão mantidas para as futuras gerações. No entanto não deve ser esquecida a influencia dos pesquisadores na manutenção das informações presentes em instituições que disponibilizam o acesso a seu acervo.
Materiais utilizados na restauração de documentos A disseminação da herança cultural dos povos depende da preservação de seus documentos. É papel de todos buscarem a sobrevivência física e material desses objetos, por meio de políticas simples de preservação. No entanto, devido a fatores externos como luminosidade, temperatura, umidade, poluição atmosférica, e até mesmo o uso, faz-se necessário a intervenção de profissionais de conservação e restauração para tomar medidas que busquem prolongar permanência da informação.
Para a realização do restauro em documentos, tais como livros, mapas, pinturas, mobiliário, esculturas e etc, utilizam-se, entre outros, os materiais relacionados a seguir:
Bisturi - utilizado para retirada de pontos de ferrugem, sujidade e vestígios de insetos que não saíram com a trincha. Deve ser utilizado com extremo cuidado para não provocar danos no papel e/ou perda da informação impressa. Caneta medidora de pH - caneta utilizada para medir a acidez e a alcalinidade do papel. A solução vermelha de clorofernol contida na caneta quando em contato com papel livre de acidez apresenta a cor púpura/lilás, quando em contato com papel ácido apresenta a cor amarela. Cantoneiras para fotografias (framers corners ou photo corners) - cantoneiras feitas de MYLAR com autoadesivo, em formato triangular, próprias para a realização de montagens com fotos, trabalhos em papel etc. Sua colagem é bem rente, impedindo a ocorrência de folga entre a foto e a cantoneira. Cola de metilcelulose - é uma substância neutra, em pó, solúvel em água, totalmente transparente, não amarela. Utilizada não apenas colar como, também, descolar. Por sua característica sintética, possui a vantagem de não atrair fungos e insetos, os quais destroem o papel, outra característica é não produz manchas. Pode ser encontradas em farmácias de manipulação, lojas de materiais ou de artigos de festa e em lojas de produtos para confeitaria. Conservador de couro (Fredelka, leather preservative/restorer) - rejuvenesce, restaura e preserva o couro. É isento de componentes inflamáveis ou voláteis. Desenvolvido para repor óleos naturais encontrados no couro, previne as rachaduras causadas pelo ressecamento. Para proporcionar uma limpeza efetiva, é composto de óleo de mocotó, cera de abelha e cera microcristalina, que penetram profundamente no couro, produzindo uma camada de proteção em sua superfície. Aplica-se com um pano seco e macio à temperatura ambiente. Após a completa secagem dá-se brilho com uma flanela. Document repair tape - é uma combinação única de uma fita livre de acidez muito fina e resistente, coberta com adesivo igualmente livre de acidez. Não amarela, é reversível e serve para reparar folhas como nenhuma outra. Embora permanente, pode ser removida com mineral spirit sem danificar nem amarelar o livro ou documento sobre o qual foi colocada. Espátula de osso - espátula feita de osso de boi, usada para alisar e fixar superfícies, vincar fitas e papéis. Espátula lecron - confeccionada em aço cirúrgico, possui uma ponta em forma de faca e a outra em forma de colher. Ferramenta auxiliar em diversas tarefas do restaurador. Espátula para pigmento - instrumento de aço cirúrgico, ideal para a preparação de pigmentos. Possui uma colher-medidora em uma extremidade e na outra uma lâmina plana, para mistura. Espátula térmica - revestida com uma camada de TEFLON na base, possui termostato para controlar a temperatura entre 38 °C e 177 °C. Utilizada para planificação do documento, secagem e fixação do papel japonês. Estilete - é fabricado com corpo termoplástico, com trava e suporte, com lâmina retrátil de 18 mm de largura e aproximadamente 110 mm de comprimento - indicado para serviços leves, rebarbas finas; Filme poliéster cristal - é uma película constituída 100% de poliéster, dura e clara, que combina durabilidade, estabilidade dimensional, propriedades elétricas, térmicas e de barreira. Tem grande transparência e é completamente neutro em seu PH. Não é afetado por óleos ou graxas e mantem sua claridade, flexibilidade e dureza até 150 °C. Não contém plastificantes que possam migrar para as obras de arte ou documentos.