Microsoft Access este un program pentru crearea și administrarea unei baze de date relaționale, produs de Microsoft, care face parte din suita de programe Microsoft Office.
Istoric 1993: Access 2.0, Windows (Office 4.3) 1995: Access 7, Windows 95 (Office '95 Pro) 1997: Access 97 (Office '97 Pro) 1999: Access 2000 (Office 2000 Pro & Premium) 2001: Access 2002 (Office XP Pro) 2003: Access 2003 (Office 2003) 2007: Microsoft Office Access 2007 (Microsoft Office 2007) 2010: Microsoft Access 2010 (Microsoft Office 2010) 2013: Microsoft Access 2013 (Microsoft Office 2013) Caracteristici Conceptul original de Access a fost pentru utilizatorii finali să poată să "acceseze" date din orice sursă. Alte caracteristici includ: importul și exportul de date de mai multe formate, cum ar fi Excel, Outlook, ASCII, dBase, Paradox, FoxPro, SQL Server, Oracle, ODBC etc. De asemenea, Access are și posibilitatea de a folosi baze de date externe, neînglobate, în formatele: Microsoft Excel, Liste SharePoint, text, XML, Microsoft Outlook, HTML, dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, ODBC - conforme cu containerele de date, inclusiv: Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL, - având aceleași posibilități de utilizare aceasta pentru vizualizare, interogare, editare, și de raportare. Acest lucru permite apelarea datelor existente cele mai recente date. Se pot efectua operații de join SQL între seturile de date de diferite formate, stocate pe diferite platforme.
Access stochează toate tabelele de baze de date, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module în baza de date Jet Access ca un singur fișier. Microsoft Access utilizează atât formatul ACCDB, cât și MDB.
Un fișier MDE / ACCDE este o bază de date Microsoft Access fișier cu toate modulele compilate și tot codul sursă editabil eliminat, care cuprinde toate componentele: tabele, interogări, module, macrocomenzi, formulare și rapoarte.
Utilizatorii pot crea tabele, interogări, formulare și rapoarte și macrocomenzi Utilizatorii avansați pot folosi Visual Basic pentru a scrie soluții bogate cu avansate de manipulare a datelor și de control al utilizatorului.
Există șabloane pentru baze de date, atât în cadrul programului cât și pe site-ul oficial. Acestea permit utilizatorilor să construiască o bază de date cu tabele, interogări , formulare, rapoarte și macrocomenzi predefinite. Șabloanele nu includ cod Visual Basic.
De asemenea, are și modul de lucru în multiutilizator în rețea.
Importul și export datelor din alte aplicații
Access poate importa/exporta tabele în format Excel, CSV, text etc. Comenzile se află în meniul File, submeniul Import sau Export. http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/executia-unei-operatiuni-de-import-sau-de-export-salvate-HA001226020.aspx?CTT=3
Cerințe și limitări Pentru Access 2010 și celelalte versiuni mai puțin performante, este recomandat ca bazele de date să aibă sub 1 GB (altfel ar putea bloca memoria RAM) și 50 de utilizatori simultani.
Componentele unei baze de date Access Tabele Tipuri de date Datele din tabele sunt de următoarele tipuri: TEXT – secvență simplă de caractere care poate include cifre, litere și simboluri. Un câmp text poate conține până la 255 de caractere. MEMO – text simplu, obișnuit, exceptând faptul că nu stabilești o lungime maximă de câmp, așa că se poate tasta aproape orice cantitate de text (64 Ki de caractere). NUMBER – destinat pentru valori întregi sau fracționare. DATE/TIME – o dată calendaristică sau o oră. CURRENCY – un număr formatat ca o valoare monetară. AUTONUMBER – Access îl completează automat cu numere consecutive, pentru fiecare înregistrare. YES/NO – poate primi valori logice de tipul YES/NO, TRUE/FALSE sau ON/OFF. OLE OBJECT – câmp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul poate fi legat sau inserat. HYPERLINK – o legătură la o locație Web. LOOKUP WIZARD – îți permite să creezi o listă selectând o valoare din alt tabel sau lista de valori într-o casetă combinată, pentru fiecare înregistrare. Este o caracteristică avansată.
Stabilirea cheii principale Fiecare tabel ar trebui să aibă cel puțin un câmp a cărui valoare este unică pentru fiecare înregistrare (câmp cheie principală). Acest câmp este util pentru a identifica în mod unic fiecare înregistrare. Pentru a stabili o cheie principală trebuie să parcurgi următorii pași: Deschide tabelul afișând structura acestuia. Selectează câmpul care vrei să fie cheie principală. Alege din meniul EDIT opțiunea PRIMARY KEY.
Relațiile dintre tabele Relația între două tabele nu este obligatorie, dar este necesară, în general, pentru construirea interogărilor care acționează asupra acestor table (deși relația s-ar putea construi și când se construiește interogarea). Tipuri de relații: Relația One-To-Many – Este cea mai frecventă în proiectarea bazelor de date ACCESS și are următoarele caracteristici: Dacă T1 (Tabela CLIENTI) și T2 (Tabela Operatii) sunt două tabele în care există o relație One-To-Many atunci: Tabela T1 este tabela primară iar T2 este tabela legată. Cheia de legătură din tabela primară trebuie să fie declarată cheie primară. Tabela legătură poate avea cheie primară dar diferită de cea de legătură. Fiecărei înregistrări din tabela One îi corespunde 0, 1 sau mai multe înregistrări din tabela Many; Fiecărei înregistrări din tabela Many îi corespunde cel mult o înregistrare din tabela One. Relația One-To-One – Este utilizată mai rar în proiectarea bazelor de date ACCESS și are următoarele caracteristici: Cheile de legătură din ambele tabele sunt chei primare; fiecărei înregistrări din una din tabele îi corespunde cel mult o înregistrare din cealaltă. Una din tabele este primară iar cealaltă legată. Relația Many-To-Many - Este nerecomandată în baze de date ACCESS dar existentă în realitate. Doua tabele se află în relația Many-to-Many dacă fiecărei înregistrări din prima tabelă îi corespunde 0,1 sau mai multe înregistrări din a doua și invers. În ACCESS astfel de relații pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numită de legătura (de joncțiune) cu existența a două relații de tip One-to-Many. Indexarea tabelelor Pentru un tabel, se poate preciza o cheie primară și una sau mai multe chei secundare.
O cheie este formată din una sau mai multe coloane.
Valorile unei chei se păstrează într-un index.
Rolul unui index este ca al unui catalog într-o bibliotecă.
Orice operație de actualizare într-un tabel generează și actualizarea indecșilor.
În fereastra Indexes, se pot gestiona informațiile necesare unui index (ordine Ascending/Descending, Unique, Primary, Ignore Nulls).
Interogări Pentru dezvoltarea de interogări, Access oferă un "Designer de interogare", o interfață grafică de utilizator, care permite utilizatorilor de a construi interogări fără cunoașterea limbajului de programare SQL. În Query Designer, utilizatorii se pot "arăta" sursele de date de interogare (care poate fi tabele sau interogări) și selecta câmpurile pe care le doresc, printr-un simplu clic de mouse. Unul dintre beneficiile Acces din perspectiva unui programator este compatibilitatea relativă cu SQL (structurat Query Language ) - interogări pot fi vizualizate grafic sau editat ca declarații SQL, iar declarațiile SQL pot fi folosite direct în Macrocomenzi și Visual Basic pentru a manipula tabele Access.
Interogările în Access pot fi de următoarele tipuri:
O interogare de selecție este o interogare SQL care are ca efect numai afișarea datelor dintr-un tabel sau mai multe tabele conform unor criterii de selecție (comanda SQL SELECT fără INTO sau comanda din meniu echivalentă).
O interogare de actualizare se folosește pentru actualizarea tabelei prin comanda SQL UPDATE (sau comanda din meniu echivalentă).
O interogare de tip tabel încrucișat aranjează un set de înregistrări pentru a-l face mai simplu de vizualizat, utilizând atât anteturi de rând cât și anteturi de coloane. Datele pot fi văzute în același timp în raport cu două categorii. De exemplu, salariul mediu al fiecărui departament din toată baza angajaților: TRANSFORM Avg(TOTAL.SALARIU) AS AvgOfSalariu SELECT TOTAL.APARTINE, TOTAL.NUMEDEP, Avg(TOTAL.SALARIU) AS [Avg Of Salariu] FROM TOTAL GROUP BY TOTAL.APARTINE, TOTAL.NUMEDEP PIVOT TOTAL.SALARIU; O interogare de acțiune creează un nou tabel sau modifică un tabel existent adăugând date în el, ștergând date din el sau actualizându-l. Deoarece o interogare de acțiune este atât de puternică încât modifică efectiv datele tabelelor, este recomandat să faceți o copie de rezervă a datelor înainte de a executa o interogare de acțiune. De exemplu, crearea unei tabele de joncțiune internă între toate câmpurile angajaților și departamentelor lor: SELECT DEP.CODD, DEP.NUMEDEP, DEP.ADRDEP, DEP.TELDEP, DEP.EMAILD, DEP.PERSCONTACT, DEP.APARTINE, ANGAJAT.NUME, ANGAJAT.ITATA, ANGAJAT.PRENUME, ANGAJAT.ADRESA, ANGAJAT.TELEFON, ANGAJAT.BULETIN, ANGAJAT.CNP, ANGAJAT.FUNCTIA, ANGAJAT.LOCNAST, ANGAJAT.JUDNAST, ANGAJAT.TARANAST, ANGAJAT.SALARIU INTO TOTAL FROM ANGAJAT INNER JOIN DEP ON ANGAJAT.CODD = DEP.CODD;
Microsoft Access oferă în plus față de SQL, interogările cu parametri .
O interogare cu parametri afișează o casetă de dialog atunci când se execută, solicitând utilizatorului să introducă informații care se vor utiliza drept criterii pentru interogare. De exemplu, selectarea datelor personalului care lucrează la un anumit departament, unde numele departamentului este dat de la tastatură: SELECT NUME & " " & ITATA & " " & PRENUME AS NUME_PRENUME, ANGAJAT.DATANAST, ANGAJAT.SALARIU, DEP.NUMEDEP FROM ANGAJAT INNER JOIN DEP ON ANGAJAT.CODD = DEP.CODD WHERE (((DEP.NUMEDEP)=[DATI NUMELE DEPARTAMENTULUI])); http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/cum-faceti-ca-o-interogare-sa-solicite-date-de-intrare-HA010341833.aspx/
Formulare O metodă foarte bună pentru introducerea datelor în tabele este crearea de formulare. Cu ajutorul unui formular, poți aloca exact atât spațiu cât este necesar pentru fiecare câmp și poți introduce informații în mai multe tabele simultan. Formularele pot interoga o bază de date MS Access, regăsirea înregistrărilor și afișarea pe browser.
O aplicație Access este, în general, o formă principală pe care se pot afla controalele.
Atunci când lucrăm cu date relaționale, (unde datele sunt stocate în tabele separate), de obicei este nevoie să vizualizăm datele din mai multe tabele sau interogări în același formular. De exemplu, doriți să vedeți date despre client, dar, în același timp, să vedeți și informații despre comenzile clientului. Subformularele sunt un instrument util pentru acest lucru.
Un subformular este un formular care se inserează în alt formular. Formularul primar se cheamă formular principal, iar formularul din interiorul formularului se numește subformular. O combinație formular/subformular este denumită uneori formular ierarhic, formular coordonator/detaliu sau formular părinte/fiu.
Formularul principal și subformularul din acest tip de formular sunt legate, pentru ca subformularul să afișeze doar înregistrări relaționate cu înregistrarea curentă din formularul principal. http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/crearea-unui-formular-care-contine-un-subformular-un-formular-unu-la-mai-multi-HA010098674.aspx?CTT=3
Poți crea un formular în trei moduri: Autoforms oferă foarte rapid formulare care conțin toate câmpurile într-un singur tabel. Form Wizard te ajută să creezi un formular furnizându-se o serie de casete de dialog din care poți alege câmpurile și stilul pentru formular. Creând un formular pornind de la zero, ai la dispoziție o grilă de machetare în care plasezi câmpuri. Este modul cel mai dificil, dar asigură cel mai bun control (Design View). Aceasta este cea mai folosită metodă, și se aplicăinclusiv pentru editarea formularelor care au fost create cu primele două metode.
Adăugarea etichetelor