Odborná evidencia knižničných dokumentov je v slovenskom práve označenie pre evidenciu knižničných dokumentov (zaradených do knižničného fondu) v podobe prírastkového zoznamu, zoznamu úbytkov, evidencie výpožičiek, evidencie došlých čísiel periodík a podobných zoznamov. Podrobnosti ustanovuje vyhláška 201/2016 Z.z. 201/2016 Z.z. - vyhláška Ministerstva kultúry Slovenskej republiky z 8. júna 2016, ktorou sa ustanovujú podrobnosti o spôsobe vedenia odbornej evidencie knižničných dokumentov a o revízii a vyraďovaní knižničného fondu v knižniciach
V odbornej evidencii knižničných dokumentov sa vedie každý knižničný dokument zaradený do knižničného fondu bez ohľadu na spôsob nadobudnutia a formu nosiča. Knižnice vedú odbornú evidenciu buď v elektronickej alebo papierovej podobe. Ak knižnica používa elektronický záznam evidencie, po skončení roka je povinná vyhotoviť tlačený výstup odbornej evidencie. Základnými prvkami odbornej evidencie tvorí prírastkový zoznam a zoznam úbytkov. Tieto zoznamy knižnica uchováva po celý čas jej existencie.
Základná odborná evidencia knižničných dokumentov Prírastkový zoznam Obsahuje prírastkové číslo, signatúru (pokiaľ sa nezhoduje s prírastkovým číslom), meno a priezvisko autora a názov, vydavateľské údaje (miesto, vydavateľ, rok), cenu, spôsob nadobudnutia a dátum zápisu. Podľa potreby môže knižnica doplniť prírastkový zoznam o štandardné číslo (ISBN, ISSN, ISMN), jazyk dokumentu, údaje o prílohách alebo poznámku o vyradení. Platí, že každý nadobudnutý dokument sa zaeviduje pod jedno prírastkové číslo.
Prírastkové číslo a signatúra sú výsledkom fyzického spracovania v akvizičnom procese.
Zoznam úbytkov Obsahuje poradové číslo, prírastkové číslo, signatúru (ak je nezhodná s prírastkovým číslom), meno a priezvisko autora a názov, dátum zápisu do zoznamu úbytkov, pričom podľa potreby môže knižnica doplniť dôvod vyradenia, odkaz na doklad o vyradení a cenu. Zoznam úbytkov obsahuje tie dokumenty, ktoré sa knižnica rozhodla z fondu vyradiť. Vyraďovanie je hlavným výstupom revízie knižničného fondu.
Pomocná odborná evidencia knižničných dokumentov Knižnica môže viesť ďalšie evidenčné zoznamy.
Pomocná odborná evidencia sa člení na evidenciu výpožičiek, evidenciu došlých čísiel periodík a inú odbornú evidenciu.
Iná odborná evidencia môže byť napr.: evidencia deziderát evidencia objednávok evidencia povinných výtlačkov evidencia výmeny
Referencie
Kategória:Knižničná a informačná veda