Beseda komunikacija izhaja iz latinščine (communis) in pomeni »deliti«. Je aktivnost prenašanja informacij z izmenjavo misli, sporočil ali informacij skozi govor, signale, slike, pisano besedo ali vedenjeDuck, S. in McMahan, D. T. (2011). Basics of Communication, A Relational Perspective. Los Angeles: Sage.. S komunikacijo izmenjujemo informacije in prenašamo pomen le-tehEisenberg, E. M., Goodall, H. L. Jr., Trethewey, A. (2010). Organizational Communication Balancing creativity and constraint, 6. izdaja. Boston ; New York : Bedford/St. Martin's.. Komunikacija je lahko namerna ali nenamernaPerkins, P. S. (2008). The art and science of communication: tools for effective communication in the workplace. Hoboken: Wiley.. Človeška komunikacija je del socializacije; je primarno orodje inkulturacije.

Komunikacijo lahko razumemo kot akcijo, interakcijo in transakcijo. Komunikacija kot akcija se izraža takrat, ko pošiljatelj pošlje sporočilo; slednje pa je lahko sprejeto ali pa tudi ne. Če so informacije izmenjane med dvema ali več ljudmi, potem gre za komunikacijo kot interakcijo. Komunikacijo kot transakcijo pa razumemo kot komunikacijo med dvema ali več osebami, ki gradijo skupno sporočilo; delijo mnenja in razumevanje stvari. Učinkovita komunikacija je možna le, ko je intencionalna; tj. ima namen.

Poleg vsebine, ki ga sporočilo vsebuje, nam le-to sporoča tudi odnos med osebama, ki komunicirata. Torej komunikacija odraža tudi odnosno raven, tj. kako sta pošiljatelj in prejemnik sporočil socialno in osebno povezana.

Komunikacijska kompetentnost

Komunikacijska kompetentnost obsega znanje, veščine in zmožnosti uporabljati načine prenosa, razumevanja in prejemanja idej, misli in občutij na verbalni, neverbalni, pisni, elektronski itd. način z namenom natančnega prenašanja in izmenjevanja informacij in emocij. Torej moramo imeti znanje in biti vešči v tem, da lahko prenašamo informacije, ideje, emocije drugim tako, da jih ti razumejo. Na to zmožnost vplivajo veščine opisovanja – to da znamo identificirati konkretne, specifične primere vedenja in njihove učinke. Poleg tega ta zmožnost zahteva tudi prepoznavanje posameznika, da pri prenašanju svojega sporočila ni vedno jasen in da lahko prehitro zaključuje in posplošuje. Sposobni moramo biti podajati konstruktivno povratno informacijo, se vključevati v aktivno poslušanje, biti sposobni uporabljati in razumeti neverbalno in verbalno komunikacijo, pa tudi pisno komunikacijo za prenos podatkov, informacij, idej in emocij preko poročil, pisem, zapiskov, elektronskih sporočil itd.Slocum, J. W. Jr. in Don Hellriegel. (2009). Principles of Organizational Behaviour. Stamford: Cengage Learning, South-Western.

Pristopi h komunikaciji v organizaciji

Organizacijsko komunikacijo lahko opredelimo s tremi načeli. Je komunikacija, ki se dogaja znotraj kompleksnega sistema, ki hkrati vpliva na okolje in je tudi vplivana s strani okolja. Vsebuje sporočila, njihov tok, namen, smer in medij. Vključuje ljudi, njihova prepričanja, vedenja, odnose in veščine.

V organizaciji lahko komunikacijo pojmujemo na štiri načine. Komunikacijo kot prenos informacij (akcijo), kot transakcijo, kot strateški nadzor in kot iskanje ravnovesja med kreativnostjo in pritiskom (omejenostjo in nadzorom).

Komunikacija kot prenos informacij

Gre za prenos informacij ene osebe k drugi ali več osebam. Ta pristop ponazarja model SMCR Davida Berlota. Pošiljatelj (sender – S) namreč prenese sporočilo (message – M) preko kanala (channel – C) do prejemnika (reciever – R). Pošiljatelj sporočilo kodira, prejemnik pa dekodira. Prenos misli in občutij je možen s pomočjo jezika, ki je lahko tudi pisen; ne glede na medij prenosa sporočila misli pretvorimo v besede, ki te misli in občutja vsebujejo; te besede pa morajo poslušalci oz. prejemniki potem dekodirati. Ta pristop komunikacijo opredeljuje kot orodje, s katerim ljudje dosegajo svoje cilje. Ta pristop je bil populariziran v 20. stoletju in je primerjal človeško komunikacijo s prenosom informacij po telefonski žici. Zato je bila poudarjena enosmerna komunikacija, s katero so poskušali vplivati na ljudi. Napake v komunikaciji so lahko posledica (1) ne-prenosa informacije ali pa (2) nepravilnega prenosa (preneseno sporočilo ni takšno, kot je pošiljatelj želel). Problemi v komunikaciji so lahko naslednji: preveč informacij, distorzija, dvoumnost. Prevelika količina informacij povzroči, da mora prejemnik procesirati preveliko število informacij; tj. lahko posledica tega, (1) da je kvantitativno teh informacij preveč, (2) da so informacije podane prehitro ali pa (3) je delo, ki ga procesiranje informacij zahteva, preveč kompleksno. Distorzija se nanaša na motnje na stani prejemnika, ki onemogočajo dober prenos informacij. Te motnje so lahko (1) semantične (sporočilo ima za oba v komunikacijskem procesu drugačen pomen), (2) fizične (npr. hrup) ali (3) kontekstualne (pošiljatelj in prejemnik zavzemata različni perspektivi, kar je vzrok nerazumevanja). Pogosti vzroki dvoumnosti, kot tretjega problema v komunikaciji, pa so lahko abstraktni jezik in različni pomeni besed za posameznika.

Danes se ta način komunikacije v organizaciji uporablja pri dajanju in sprejemanju tehničnih navodil, komunikaciji preko elektronske pošte, facebook ali Twitter sporočil med zaposlenimi. Kritiki tega pristopa zavračajo komunikacijo kot linearni in poenostavljen model, kot ga ta pristop podaja. Poleg tega ta pristop prejemnika sporočila daje v pasiven položaj.

Komunikacija kot transakcijski proces

V človeški komunikaciji je težko razmejiti vlogo pošiljatelja in sporočevalca, saj udeleženci v komunikaciji igrajo obe vlogi simultano. Oba hkrati kodirata in dekodirata sporočila ter vplivata en na drugega. Pomembna je povratna informacija oz. informacija o tem, kako je sporočilo sprejeto; predvsem neverbalna povratna informacija, ki lahko spremlja ali nadomesti verbalno. Pomen sporočila, za razliko od zgornjega informacijskega modela, ni v besedah, ampak v ljudeh samih. Model transakcijskega procesa se osredotoča na prejemnika in na to, kako ta zgradi pomen sporočila. Prav zato so nerazumevanja, napačna razumevanja ali nenamerna sporočila v komunikaciji normalen del človeške komunikacije.

Transakcijski model komunikacije bi lahko uporabili pri organizacijskem vodenju in sicer tako, da se razumevanje sporočil med vodjo in zaposlenimi razvije postopno in počasi skozi komunikacijo. Veliko strokovnjakov podaja kritiko modelu zaradi poudarka na ustvarjanju skupnega pomena skozi komunikacijo, saj je le-to lahko bolj ideološko kot empirično preverljivo. Stopnje skupnega razumevanja med ljudmi namreč ni mogoče objektivno preveriti. Deljeni pomen implicira konsenz, v organizacijski komunikaciji pa pogosto opazimo dvoumnost, konflikte in različne poglede na stvari.

Komunikacija kot strateški nadzor

Komunikacija se uporablja kot orodje za nadzor okolja. Zaradi osebnih, odnosnih in političnih faktorjev, glavni cilj interakcije ni vedno večje razumevanje sporočila. Zato ta model predvideva, da imajo prisotni v komunikaciji različne multiple cilje. Zato je uspešen komunikator tisti, ki izbere strategije, s katerimi lahko doseže te multiple cilje. Ker so komunikatorjeve izbire socialno, politično in etično motivirane, ne moremo pričakovati, da bodo ljudje vedno komunicirali v smer večjega razumevanja drug drugega. Zato včasih ljudje, v kolikor imajo takšen interes, ne komunicirajo odkrito in jasno. Komunikatorji morajo zato prepoznati pritiske in nadzore v situaciji in zato, da se prilagodijo multiplim ciljem hkrati, biti jasni, asertivni in spoštljivi do druge osebe. V organizacijski komunikaciji je strateška dvoumnost pomemben koncept, ki razlaga, kako lahko ljudje komunicirajo nejasno, a hkrati dosežejo cilje. Strateška dvoumnost podpira različno razumevanje sporočila, ohranja privilegirane položaje, lajša organizacijske spremembe (ker si udeleženi v komunikaciji lahko po svoje interpretirajo sporočilo, lahko naredijo nekaj v skladu s tem, kar so razumeli); da pa se jo tudi zanikati (besede lahko pomenijo nekaj, vendar lahko pod pritiskom zgleda, kot da je pomen drugačen). Ker je deljeni pomen (iz transakcijskega modela) nepreverljiv, bi moral biti primarni cilj komunikacije organizirana akcija. Če npr. sprejmemo da sporočilo, ki ga bomo predali osebi, ne bo sprejeto enako kot ga oddamo, je to manj pomembno kot to, da je sporočilo preneseno in da obe strani naredita nekaj v skupno dobro, v smeri skupnega cilja.

Problem tega modela je nepriznavanje etike; poleg tega opravičuje strateško dvoumnost, ki je pogost problem v organizaciji. Poleg tega je omejitev tudi ta, da poudarja vedenje posameznika (oz. posameznikovo kontrolo okolja s pomočjo komunikacije), kar zmanjša pomen sodelovanja, koordinacije in soodvisnih odnosov med posamezniki v skupini. Model namreč predvideva, da je svet sestavljen iz neodvisnih komunikatorjev, kjer vsak nadzoruje svoje okolje in kjer sporočilo obstaja v glavah ljudi.

Komunikacija kot ravnovesje med kreativnostjo in omejenostjo

Komunikacija je nenehno iskanje ravnovesja med individualno kreativnostjo in organizacijskimi pritiski in omejitvami. Kreativnost se nanaša na inovativno razmišljanje, biti pripravljen še enkrat preveriti rutine in prakse, ki jih imamo za samoumevne, spodbujanje novih idej itd. Pritiski in omejitve v organizaciji pa se nanašajo na časovne roke, finančne omejitve, organizacijska pravila ipd. V organizacijski komunikaciji se hkrati uveljavljata dve perspektivi; po eni strani zaposleni s svojo aktivnostjo ustvarjajo organizacijo, po drugi strani pa organizacija s svojim delovanjem omejuje in nadzoruje zaposlene in njihovo komunikacijo. Ravnovesje med tema dvema stranema dosegamo s pomočjo komunikacije, ki običajno poteka v dialogu.

Teorije organizacijske komunikacije Pristopi klasičnega managementa

Od 18. do začetka 20. stoletja so organizacije delovale kot imperiji. Korporacije so kot podaljški vladarjev, povečevale trgovino in dajale zaposlitev množicam ter tako prispevale k ekonomskemu in socialnemu razvoju. Do 1832. leta so organizacije dobile strogo delitev dela in hierarhično ureditev, kar je kasneje postala klasična teorija managementa. Gre torej za pristop »od zgoraj navzdol« (ang. top-down approach). Ta pristop vsebuje dve predpostavki, in sicer da (1) zunanje informacije prihajajo le do menedžerjev, ti pa potem le-te posredujejo podrejenim (s tem organizirajo in nadzorujejo delavce) ter (2) da se s tem sistemom ojačuje pasivno sprejemanje informacij s strani delavcev, ki se ne odzivajo, pogajajo ali si po svoje interpretirajo informacije. Ta pristop je pripeljal do nastanka dominantnega pripovedništva (ang. domination narratives), ki je spodbujal moč in kontrolo nadrejenih v vsakdanji komunikaciji. V času industrijske revolucije, ko so se pojavile nove metode in tehnologije dela, se je tudi organizacija komunikacije v organizaciji spremenila; bila je močno pod vplivom takratnega deljenja dela in hierarhije. Načelo takratne organizacije je bilo, da mora organizacija zrcaliti organiziranost idealne družbe.

Sočasno z industrijsko revolucijo se je začel dvig znanosti in s tem novi načini kontrole. Znanost naj bi pojasnjevala, kar omogoča napoved; zmožnost napovedi pa omogoča kontrolo. Tako je torej racionalizacija znanosti po kontroli osnova klasičnega managementa, ki komunikacijo vidi kot neproblematično. Komunikacija je orodje za zapovedovanje reda, koordinacijo dela in vzdrževanja uslužnosti zaposlenih. Primarna funkcija komunikacije v hierarhični ureditvi je transfer informacij po primernih kanalih. Vsak poskus iskanja ravnotežja med kreativnostjo in nadzorom bo po teoriji klasičnega managementa končal na strani nadzora.

Pristop človeških odnosov