Upravljanje s časom (angl. time management) je skupek vedenj in strategij, katerih cilj je doseči učinkovito izrabo časa z uporabo ciljno orientiranih dejavnosti. Claessens, B. J. C., Van Eerde, W., Rutte, C. G. in Roe, R. A. (2007). A review of the time management literature. Personnel Review, 36(2), 255-276. Zajemajo postavljanje ciljev in prioritet, spremljanje napredka ter upravljanje s produktivnostjo. Britton, B. K. in Tesser, A. (1991). Effects of time-management practices on college grades. Journal of Educational Psychology, 83(3), 405-410.Jex, S. M. in Elacqua, T. C. (1999). Time management as a moderator of relations between stressors and employee strain. Work & Stress, 13(29), 182-191. Gre za proces, pri katerem med doseganjem delovnih nalog ali ciljev s pomočjo načrtovanja in nadzora nad porabljenim časom za določene dejavnosti čim bolj povečamo koristi v okviru časovnih omejitev ter tako izboljšamo učinkovitost in produktivnost. Sestavlja ga predvsem sedem elementov: časovna analiza in ocena (predvsem zavedanje preteklosti, sedanjosti in prihodnosti ter zavedanje časa), načrtovanje (npr. seznami stvari, ki jih moramo postoriti), postavljanje ciljev in prioritet, sestavljanje urnika, organiziranost, vzpostavitev novih in izboljšanih časovnih navad ter spremljanje (časa, dejavnosti ipd.).Hellsten, L. A. M. (2012). What do we know about time management? A review of the literature and a psychometric critique of instruments assessing time management. V T. Stoilov (ur.), Time Management (3-28). Reka: InTech.

Pojem se je razširil v petdesetih letih dvajsetega stoletja zaradi želje po večji učinkovitosti, uspehu in zaslužku ter zavedanja, da je čas redka dobrina. Tako so razvili številne praktične tehnike, strategije in pripomočke, s pomočjo katerih naj bi zaposleni lahko izboljšali načine, kako in za kaj porabiti čas, ki je na voljo. Veščine upravljanja s časom so uporabne na vseh področjih posameznikovega življenja in delovanja, literatura pa se posebej osredotoča na področju izobraževanja in zaposlitve. Tukaj so posledice najlažje izmerljive, poznavanje ustreznih strategij pa predstavlja sredstvo obvladovanja časovnega pritiska in številnih zadolžitev. Kljub razširjenosti uporabe, zanimanja in popularne literature glede upravljanja s časom pa še vedno ni sporazuma glede njegove definicije, veščin in vedenj, ki ga sestavljajo, prav tako pa je razmeroma malo empiričnih raziskav, ki so se ukvarjale s to tematiko.

Model upravljanja s časom

Edini teoretični model, ki naj bi razložil, kako upravljanje s časom sploh deluje, je predstavila Macan leta 1994. Avtorica meni, da lahko vedenje, povezano z upravljanjem s časom, razdelimo na tri dimenzije: Macan, T. H. (1994). Time management: test of a process model. Journal of Applied Psychology, 79(3), 381-391.

Postavljanje ciljev in prioritet: odločanje o tem, kaj nekdo želi doseči vsak dan ter kaj je bolj in najbolj pomembno Mehanika upravljanja s časom: uporaba vedenj in strategij upravljanja s časom (npr. izdelava urnika, seznamov stvari, ki jih moramo še narediti), udeležba treningov tovrstnih veščin ter branje knjig, ki le te opisujejo Nagnjenost k organiziranosti: organiziran in metodičen pristop k delu

500px|sličica|Macanin (1994) model procesa upravljanja s časom

Macan meni, da je posledica komponent upravljanja s časom zaznan nadzor nad časom oz. občutek, da lahko nadzorujemo porabo časa. Ta tri vedenja naj bi delovala posredno preko zaznane kontrole časa na zmanjšanje delovne in somatske napetosti ter povečanje zadovoljstva z delom in delovne uspešnosti. Prav tako je predvidela, da trening veščin upravljanja s časom vodi do povečane pogostosti uporabe vsake od naštetih komponent upravljanja časa. Rezultati so pokazali, da je trening upravljanja s časom pozitivno povezan le z eno izmed teh dimenzij, in sicer s postavljanjem ciljev in prioritet. Postavljanje prioritet in ciljev ter mehanika upravljanja s časom sta se izkazala za pozitivno povezane z zaznano kontrolo nad časom, nagnjenost k organiziranosti pa ne. Delovna in somatska napetost sta negativno, zadovoljstvo z delom pa pozitivno povezani z vedenji upravljanja s časom, vendar preko mediacije oz. učinka občutka nadzora nad časom. Ni pa bilo pomembne povezave z delovno uspešnostjo in izvedbo delovnih nalog. Tovrstni rezultati pomenijo, da lahko posameznik z učenjem tehnik in strategij upravljanja s časom občuti nadzor nad obveznostmi, ki jih lahko opravi v delovnem času, ta občutek pa ima posledično pozitiven učinek na zadovoljstvo z delom ter zmanjšanje napetosti.

Več raziskovalcev je ta model testiralo ter delno podprlo hipotezo, da ima upravljanje s časom učinek na različne izide (napetost, zadovoljstvo z delom, delovna uspešnost) preko občutka kontrole nad časom. Kot zelo pomembna komponenta upravljanja s časom se je izkazalo načrtovanje, ki je bilo del vseh treh največkrat uporabljenih vprašalnikov upravljanja s časom: TMBS, TSQ in TMQ.

Strategije

Strategij in tehnik upravljanja s časom je veliko, prav tako pa njihovih razporeditev. Mase jih je razdelil na: Mase, D. (1996). Time management skills in research. V R. H. McCuen (ur.), The Elements of Academic Research (str. 151-163), New York: ASCE Press. Zastavljanje ciljev Postavljanje prioritet Načrtovanje Urnik Revizija

Zastavljanje ciljev

Prvi korak je ugotovitev naših ciljev, torej kaj želimo sploh doseči. Cilji opisujejo pričakovane prihodnje izide ali stanja ter nam omogočajo usmeritev. Osredotočajo se predvsem na končni rezultat, manj pa na sredstva in procese.

Model zastavljanja ciljev s petimi koraki

1. Razmislimo o celostni sliki in splošnemu cilju: Splošni cilji predstavljajo stvari, ki so nam resnično pomembne in omogočajo, da si lažje začrtamo doseganje le-teh. Pomislimo tudi o časovnem okvirju, v katerem bi želeli cilj doseči.2. Splošni cilj razdelimo na več manjših, vmesnih ciljev: Razmislimo o področjih splošnega cilja, ki jih želimo spremeniti oz. razvijati, hkrati pa pomislimo tudi o morebitnih ovirah. 3. Z uporabo modela SMART določimo akcijske in dosegljive cilje: S – Specific (specifično): Pri zastavljanju ciljev je pomembno, da si zastavimo specifična vprašanja, ki vsebujejo odgovor na vprašanja »kdo, kaj, kje, kdaj in zakaj«. Pomembno je tudi, da jih postavimo jasno in jedrnato. M – Measurable (merljivo): Če želimo slediti svojemu napredku, morajo biti naši cilji merljivi. A – Attainable (dosegljivo): Pomembno je, da si zastavimo realistične, dosegljive cilje. Cilji ne smejo biti preveč enostavni ali zapleteni oz. nerealistični, ker nas prezahtevni cilji odvračajo. R – Relevant (ustrezno): Vprašamo se, ali je vredno slediti cilju in ali je sedaj pravi trenutek za doseganje teh ciljev. T – Time-related (časovno omejeno): Z določitvijo časovnega roka lažje sledimo lastnemu napredku, ampak tudi omejimo razne dnevne ovire. 4. Vsak cilj naj bo pozitivno naravnan: Cilje oblikujemo v pozitivni obliki, saj s tem neposredno potrdimo svojo namero. 5. Spremljamo lasten napredek in se za razvoj, napredovanje nagrajujemo: Pomembno si je vzeti čas za pregled svojih dosežkov (npr. s pisanjem dnevnega napredka) in da se vsakič, ko se približamo končnemu cilju, tudi nagradimo.

Postavljanje prioritet

Pripisovanje prioritet nam razjasni, kako najbolje izkoristiti čas na voljo, prav tako pa zagotavlja, da se bomo prej lotili najbolj nujnih nalog. Prioriteta se od pomembnosti razlikuje po tem, da so najpomembnejši cilji pogosto dolgoročni, cilji s prioriteto pa kratkoročni, običajno dnevni. Pomembnost predstavlja splošen pomen izida, medtem ko je prioriteta mera tako pomembnosti kot nujnosti. Pripisovanje prioritet ciljev je torej odvisno tako od njihove pomembnosti kot nujnosti.

Prioritete moramo postaviti za vsako nalogo. Možno je, da se skozi čas spreminjajo, zaradi česar jih je priporočljivo občasno pregledati.

Nekatere izmed tehnik postavljanja ciljev in prioritet so:

ABC analiza

ABC analiza je še posebej pogosta v poslovnem svetu. Zagovornik te tehnike je bil že Lakein leta 1973, ki je menil, da posamezniki najprej določijo svoje potrebe in želje ter jih razvrstijo po pomembnosti. Najpomembnejše naloge bi nato morali uskladiti še s časom in dosegljivimi sredstvi z načrtovanjem ter izdelovanjem seznamov in urnikov.

Pri ABC analizi gre za razvrstitev obveznosti tri kategorije: V kategorijo A uvrstimo naloge, ki jih dojemamo kot nujne in najpomembnejše, v B kategoriji so obveznosti, ki so sicer pomembne, vendar ne nujne, kategorijo C pa sestavljajo opravki, ki niso ne pomembni ne nujni ali pa dejavnosti, ki so nujne, vendar nepomembne. Ta razvrstitev pomeni, da imajo naloge v kategoriji A najvišjo prioriteto.

Možna pa je še nadaljnja razdelitev prioritet nalogam znotraj ene kategorije, npr. obveznost A-2 je nujna in zelo pomembna, vendar še vedno manj kot opravek z oznako A-1 itd.

Eisenhowerjeva metoda 300px|sličica|Eisenhowerjeva matrika

Druga tehnika postavljanja prioritet nam omogoča, da se osredotočimo na res pomembne in nujne opravke in izločimo ali pustimo naloge, ki niso tako zelo nujne, za kasneje. Obveznosti razvrstimo po dveh dimenzijah: nujnosti in pomembnosti, s čimer dobimo Eisenhowerjevo matriko s štirimi kvadranti. Od tega, v kateri kvadrant obveznost uvrstimo, so odvisni naši odzivi in dejanja, prav tako pa tudi količina časa, ki ga namenimo opravljanju teh stvari. McKay, B. in McKay, K. (2013). The Eisenhower Decision Matrix: How to Distinguish Between Urgent and Important Tasks and Make Real Progress in Your Life. Pridobljeno 26. 3. 2014, iz http://www.artofmanliness.com/2013/10/23/eisenhower-decision-matrix/ Naloge so lahko: Pomembne in nujne: obveznosti s tega kvadranta se lotimo nemudoma in osebno, saj gre za kritične dejavnosti (npr. težave, roki, nesreče). Čas, namenjen tovrstnim nalogam, naj bi poskušali čim bolj skrajšati. Pomembne, vendar ne nujne: to so naši pomembni cilji, na katerih prav tako delamo sami, vendar se jih ne lotimo takoj (npr. medosebni odnosi, rekreacija, načrtovanje). Priporočljivo je, da obveznostim v tem kvadrantu posvetimo največ časa. Nepomembne, a nujne: gre za razna srečanja, dejavnosti in prekinitve, kot so npr. telefonski klici ali sporočila. Le-tem dejavnostim naj bi največ pozornosti in časa namenjali žalostni ljudje, zaradi česar svetujejo, da se z njimi ukvarjamo le krajši čas. Nepomembne in ne nujne: v to skupino spadajo npr. motilci in distrakcije, zanimivosti in prijetne dejavnosti zanimivosti (npr. gledanje televizije). Te dejavnosti bi morali v času dela opustiti oziroma jim posvetiti najmanj časa.

POSEC metoda

POSEC je angleška kratica za »Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing« oziroma »Postavljanje prioritet s pomočjo organiziranja, racionalizacije, ekonomiziranja in prispevanja«. Metoda poudarja občutek čustvene in finančne varnosti. Njena glavna postavka je, da mora posameznik, če želi opraviti določeno nalogo in prevzeti kolektivno odgovornost, najprej usmeriti pozornost na svoje dnevne osebne odgovornosti. POSEC metoda omogoča razdeliti lastne cilje in naloge na manjše projekte ter jim pripisati različne prioritete, saj naj bi doseganje osebnih nalog olajšalo doseganje ostalih (kolektivne). POSEC Time Management. (2. 4. 2009). Time Management Training. Pridobljeno 26. 3. 2014, iz http://www.time-management-training.info/posec-time-management/#more-9

POSEC metodo sestavljajo naslednji koraki, ki odsevajo Maslowovo hierarhijo potreb: Postavi prioritete… in določi obveznosti glede na zastavljene cilje ter razporedi čas, ki ga boš vsaki namenil. Organiziraj… stvari, ki jih moraš doseči za uspeh (družina in finance). Z doseganjem ciljev posameznik pridobi občutek varnosti in svobode Racionaliziraj… stvari, ki jih ne maraš, vendar jih moraš vseeno postoriti (delo in opravki, npr. pomivanje posode). Ekonomiziraj… stvari, ki bi jih moral ali pa jih rad delaš, vendar niso nujne (zabava in druženje). Pogosto gre za stvari, ki so na dnu seznama prioritet.